Che cosa si intende per Robotic Process Automation?

Molte task comuni e ripetitive dei/delle dipendenti esistono per garantire la conformità a regole, leggi e normative. Purtroppo, la ripetizione può generare disattenzione e quando i/le dipendenti umani commettono errori spesso è l'azienda stessa a soffrirne. I robot RPA non si annoiano; affrontano ogni task con la stessa attenzione, riducendo in modo significativo i rischi per l'organizzazione. E poiché tutto ciò che fanno è monitorato e documentato, le aziende sono costantemente informate sulla conformità alle normative vigenti.

I processi guidati dall'uomo non solo sottraggono tempo prezioso ai/alle dipendenti, ma possono anche essere molto costosi. La RPA può ridurre lo spreco di denaro per task semplici, consentendo inoltre alle aziende di aumentare la produttività in meno tempo. Di conseguenza, la RPA riduce significativamente i costi di elaborazione, fornendo spesso un ritorno sugli investimenti positivo entro un anno.

Man mano che le aziende crescono, è possibile utilizzare in parallelo ulteriori robot RPA per rispondere a esigenze sempre maggiori. Possono essere implementati in modo estremamente rapido e a un costo relativamente basso, consentendo alle aziende di espandersi nel modo più rapido possibile.

Come già detto, i robot RPA non si stancano e non commettono errori. Inoltre, sono in grado di procedere con i processi in modo molto rapido, senza dover interrompere il lavoro. Insieme, questi fattori consentono di completare più processi e task in tempi più brevi.

Assumendosi le responsabilità delle attività senza valore aggiunto dei/delle dipendenti, l'RPA consente a lavoratori e lavoratrici di talento di applicare le loro competenze in task più importanti. I/le dipendenti hanno il tempo e la libertà di ottenere di più, migliorando la produttività dell'azienda.

Dal momento che la RPA assume la posizione degli/delle utenti, piuttosto che doversi interfacciare direttamente con i back-end dei sistemi, può essere integrata essenzialmente con qualsiasi piattaforma. Ciò consente alle aziende di investire e impiegare liberamente la RPA, senza doversi preoccupare se funzionerà con i loro sistemi già consolidati. Allo stesso tempo, la RPA consente alle aziende di sbloccare il valore dei dati legacy intrappolati nei sistemi che prima erano inaccessibili.

La RPA standard può eseguire task semplici, basate su regole. I robot RPA potenziati dall'AI possono offrire ancora di più. Con la giusta tecnologia AI, la RPA può elaborare dati non strutturati, riconoscere il linguaggio, applicare modelli di machine learning e di elaborazione del linguaggio naturale e molto altro ancora. Ciò rende possibile automatizzare non solo le task ripetitive, ma anche quelle cognitive di ordine superiore

Anche se esistono diversi percorsi per integrare le tecnologie RPA in un'organizzazione, molte aziende di alto livello seguono un percorso simile. Questo percorso può essere suddiviso nei seguenti passaggi:

Le organizzazioni devono innanzitutto identificare e definire completamente la propria visione per l'integrazione della RPA. Ciò implica porre domande ai/alle dipendenti e agli/alle stakeholder per determinare quali esigenze aziendali devono essere soddisfatte dalla RPA. Comprende anche parlare con altre organizzazioni (partner, fornitori, ecc.) che potrebbero già utilizzare la RPA, per fornire una prospettiva interna e contribuire a definire una roadmap per la trasformazione digitale. Poiché la RPA si trova all'interno di un più ampio toolkit di iperautomazione, l'obiettivo è capire quando applicare la RPA al problema aziendale giusto e quando applicare altre tecnologie di automazione per massimizzare il valore aziendale.

Il passo successivo consiste nell'assegnare ruoli di leadership, i due più importanti sono lo sponsor e l'evangelist RPA. Lo sponsor RPA è il/la manager di primo livello sulle iniziative RPA che gestisce la maggior parte delle responsabilità associate al budget e stabilisce una strategia RPA complessiva. L'evangelist RPA assume il ruolo di responsabile del progetto, assegnando altre posizioni di leadership e allineando reparti e unità aziendali per identificare processi e criteri di alto valore per il successo della RPA.

Tradizionalmente, i dispositivi IoT di consumo sono più difficili da gestire. La gestione dei dispositivi IoT facilita una governance efficace dei dispositivi già implementati sul campo, consentendo alle organizzazioni di inviare aggiornamenti e patch e di migliorare la funzionalità dei dispositivi senza influire negativamente sull'esperienza utente.

Successivamente, l'organizzazione dovrà sviluppare un modello di verifica e metterlo alla prova. Ciò include il business case RPA, il modello di implementazione ed eventuali ipotesi rilevanti. Il test del modello di verifica dimostrerà in un ambiente strettamente monitorato se le ipotesi erano accurate e se il modello di implementazione è efficace. Anche se si tratta solo di una fase di test, le organizzazioni sono in grado di ottenere maggiori informazioni se i processi di test si riferiscono a un'ampia gamma di sistemi e applicazioni. Allo stesso modo, le organizzazioni otterranno di più dai loro test se eviteranno i processi a basso rischio per quelli che avranno un impatto più significativo sul valore aziendale.

Con la convalida del modello di verifica, l'azienda in questione può ora implementare le proprie soluzioni RPA nel mondo reale delle operazioni aziendali quotidiane. Valutando le prestazioni di questi programmi pilota RPA e confrontandole con criteri di successo stabiliti e requisiti di uscita, le organizzazioni possono determinare i vantaggi effettivi derivanti dall'impiego della Robotic Process Automation. Possono inoltre apportare eventuali revisioni finali necessarie prima dell'implementazione completa.

Le organizzazioni completamente impegnate nella RPA e nella trasformazione digitale dovranno pianificare un'adozione su larga scala. Per facilitare questo processo, possono decidere di creare un Centro di eccellenza (CoE) RPA. Il CoE contribuirà a stabilire e regolare best practice, standard, supporto, strumenti e modelli RPA in tutta l'azienda. In poche parole, il CoE diventa la risorsa principale per l'esperienza RPA, aiutando le business unit a creare e ottenere il massimo dalle loro automazioni. Tuttavia, per quanto la RPA sia essenziale, è solo una delle tante opzioni tecnologiche di automazione che COE può prendere in considerazione di fronte a casi d'uso specifici. Oltre alla RPA, le aziende possono utilizzare processi aziendali intelligenti basati su machine learning, analisi avanzata e business process management (BPM). Affidandosi a una combinazione complementare di questi e altri strumenti, le organizzazioni possono adottare una strategia di iperautomazione per fornire un'automazione end-to-end oltre alle funzionalità RPA.

A questo punto, l'organizzazione deve essere operativa con le proprie soluzioni RPA. La fase successiva, quindi, è quella di espandere queste soluzioni e aiutare il personale a iniziare a utilizzare autonomamente la RPA. Il CoE si assumerà molte responsabilità, guidando i reparti nell'impiego dei robot, monitorando i progressi e utilizzando le loro competenze per migliorare ulteriormente le soluzioni RPA.

Con l'adozione completa della RPA, il passo finale è quello di monitorare e perfezionare costantemente. Man mano che le aziende acquisiscono familiarità e confidenza con la Robotic Process Automation, saranno ovviamente in grado di identificare le aree di miglioramento, creando un approccio più efficace all'automazione.