Che cos'è la pianificazione delle risorse aziendali (ERP)?

La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) descrive i processi utilizzati dalle organizzazioni per gestire e integrare gli aspetti fondamentali della loro azienda.

L'obiettivo di quasi tutte le aziende è la crescita. La crescita in genere determina migliori visibilità e valore del marchio, per non parlare di un aumento dei profitti e della capacità di output. Ma con la crescita si presentano alcune complicazioni. Per gli amministratori, la crescita può significare un aumento esponenziale dei propri carichi di lavoro già pesanti. Gestire reparti diversi, come contabilità, procurement, operazioni della filiera, gestione progetti, risk management e conformità, e coordinare i relativi processi affinché funzionino insieme in modo ottimale può essere molto difficile. È qui che entra in gioco la pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

ERP è un termine generico che si riferisce alla gamma completa di strumenti e strategie progettati per migliorare il modo in cui le aziende utilizzano le proprie risorse. Spesso queste soluzioni assumono la forma di software ERP.

I sistemi ERP consentono di migliorare l'efficienza dei processi in tutta l'organizzazione. Questo ottimizzando e semplificando il modo in cui vengono utilizzate le risorse fondamentali. Un sistema ERP riduce il numero totale di risorse necessarie all'azienda per operare al meglio, utilizzando al contempo un database centralizzato di importanti processi aziendali. La gestione di questi processi è altrettanto semplificata tramite l'uso di dashboard e report in tempo reale, dove gli amministratori possono rivedere i dati e misurare produttività e redditività, tutto in un colpo solo.

Sebbene spesso si tratti di un'unica entità, l'ERP comprende una gamma di applicazioni, sistemi e processi diversi, spesso supportati da una serie di applicazioni software specializzate.

Quali caratteristiche offrono solitamente i sistemi ERP?

Poiché i sistemi ERP coprono l'intera gamma di processi aziendali, devono offrire funzionalità diversificate. In generale, ciò significa che i sistemi ERP offrono le seguenti funzioni:

  • Supporto per componenti e applicazioni
    Per funzionare in modo efficiente, i sistemi ERP devono essere in grado di lavorare in modo coeso con una gamma di componenti e software diversi.
  • Operazioni in tempo reale
    L'azienda è una realtà dinamica, così come molti processi aziendali fondamentali. I sistemi ERP devono essere in grado di monitorare ed elaborare i dati in tempo reale, in modo che gli amministratori possano rimanere al passo con il mondo reale.
  • Interfacce utente digitali
    Avere aspetto e funzionalità coerenti per tutti i moduli, indipendentemente dal reparto, rende più facile l'adozione e contribuisce a ridurre significativamente eventuali ostacoli all'inserimento di personale che può passare da un team all'altro.
  • Automazione affidabile
    Le principali soluzioni ERP consentono alle organizzazioni di automatizzare attività manuali e ripetitive.
  • Molteplici opzioni di distribuzione
    I sistemi ERP efficienti sono compatibili con tutti i modelli di distribuzione, incluse distribuzioni on premise, su cloud e SaaS.

Spesso, i termini ERP e funzioni finanziarie vengono utilizzati in modo intercambiabile. Tuttavia, per essere precisi, non sono esattamente la stessa cosa.

Con funzioni finanziarie si fa riferimento a funzioni aziendali specificamente correlate a contabilità, gestione dei ricavi, gestione delle spese, fatturazione, debiti e crediti, riscossioni e altre funzioni del reparto finanziario. ERP è un insieme di funzioni molto più ampio, relative ai processi aziendali a livello enterprise. I sistemi finanziari sono inclusi nei sistemi ERP come sottoinsieme di moduli.

Le funzioni finanziarie sono solo una serie di moduli che compongono l'intero sistema ERP. Più operazioni aziendali possono essere raggruppate in modo affidabile in un sistema ERP, più efficiente sarà il sistema. Tenendo presente questo aspetto,
ecco molti dei moduli ERP più comuni:

Finanza

I moduli finanziari (anche noti come funzioni finanziarie) sono parte integrante di quasi tutti i sistemi ERP, gestendo dati e risorse finanziarie e facilitando la creazione di report accurati in tempo reale.

Gestione dell'inventario

Tenendo traccia in tempo reale dei livelli di inventario e misurando i parametri di inventario fondamentali, i moduli di gestione dell'inventario nei sistemi ERP consentono alle organizzazioni dipendenti dall'inventario di prevedere la domanda e ottimizzare le scorte a disposizione.

Produzione

I moduli di produzione aiutano le aziende a definire i livelli di produzione in base alla domanda, monitorare e creare report su articoli pianificati, in corso e completati, nonché coordinare le varie fasi e i processi coinvolti nella produzione.

Order Management

I moduli di Order Management aiutano le organizzazioni a stabilire le priorità, monitorare e tenere traccia degli ordini dei clienti, dal pagamento alla consegna. Una gestione efficiente degli ordini aiuta a migliorare i tempi di consegna e a ridurre la probabilità di ritardi o mancati ordini.

Procurement

Gestendo e automatizzando tutti gli acquisti aziendali, inclusi prodotti finiti e materie prime, i moduli di procurement aiutano ad allineare il procurement alla domanda e a ridurre al minimo il rischio di acquistare volumi di merci eccessive o insufficienti.

Automazione dei servizi professionali (PSA)


I moduli PSA (Professional Services Automation) vengono utilizzati per concettualizzare, pianificare e tenere traccia dei progetti. L'automazione dei servizi professionali (PSA) è in grado di monitorare e creare report sugli investimenti in risorse e tempo, migliorando al contempo la collaborazione tra i team di progetto.

Gestione magazzino


Ricezione, stoccaggio, prelievo, imballaggio, spedizione e monitoraggio delle merci in magazzino sono tutte attività associate alla gestione del magazzino. I moduli di gestione del magazzino aiutano a dirigere e ottimizzare queste attività, per una maggiore efficienza del magazzino.

Quando i sistemi ERP sono diventati un argomento di primo piano, sono stati spesso classificati in base alle dimensioni delle organizzazioni per cui venivano progettati. Pertanto, rientravano in una delle seguenti categorie:

  • ERP per enterprise
  • ERP per aziende di fascia media
  • ERP per piccole aziende
Tuttavia, alla fine è risultato evidente che la dimensione dell'azienda era un fattore di scarso rilievo per differenziare le soluzioni ERP. Oggi, l'attenzione si concentra maggiormente sulla capacità del sistema ERP di rispondere in modo efficiente ai bisogni aziendali attuali e futuri dell'organizzazione, indipendentemente dalla dimensione. Tenendo presente questa considerazione, una classificazione più comune si basa sulle opzioni di distribuzione del sistema ERP.

 

Cosa sono le opzioni di distribuzione del sistema ERP?

In generale, le opzioni di distribuzione di un sistema ERP rientrano in una delle tre categorie seguenti:

  • ERP on premise si riferisce a sistemi implementati e gestiti in sede, che sono anche ospitati dai server di proprietà dell'organizzazione. Ciò consente un controllo e una gestione ottimali del sistema ERP, ma anche affida la completa responsabilità di manutenzione, riparazione e formazione all'azienda stessa.
  • ERP su cloud
    si riferisce a sistemi gestiti fuori sede e accessibili tramite Internet, l'ERP su cloud è una forma di
    Software as a Service (SaaS). Queste opzioni ERP vengono generalmente acquistate tramite un modello di pagamento in abbonamento. La soluzione ERP basata su cloud consente alle aziende di usufruire dei vantaggi dell'ERP, senza doversi assumere la responsabilità di supporto, manutenzione, aggiornamenti o formazione. Tuttavia, in questo caso le aziende avranno anche un minore controllo sul sistema ERP stesso e potrebbero dover collaborare con il provider per personalizzare il sistema in modo da ottenere la massima efficienza.
  • ERP ibrida si riferisce a qualsiasi combinazione delle altre due opzioni di distribuzione ERP. Provider diversi offrono funzionalità ERP ibride diverse, ma in genere consentono ai clienti di eseguire la migrazione tra modelli di distribuzione e usufruire della flessibilità necessaria per trovare una soluzione che sia il meglio dei due mondi
    in grado di soddisfare le loro esigenze.

Poiché i sistemi ERP sono progettati per migliorare la produttività, la creazione di report, l'efficienza e la precisione in ogni parte dell'azienda, i potenziali vantaggi sono quasi infiniti. Di seguito, riportiamo brevemente alcuni dei vantaggi di maggiore impatto di un sistema ERP efficiente:

Costi ridotti

Il vantaggio principale di un sistema ERP, che comprende molti degli altri vantaggi in questo elenco, è la capacità di ridurre i costi in tutta l'organizzazione. Una migliore visibilità dei processi aiuta gli amministratori a identificare ed eliminare le inefficienze. L'automazione consente ai reparti di ridurre gli errori umani derivanti dall'input manuale, consentendo di concentrarsi al contempo su altre attività fondamentali. La maggiore sicurezza riduce i potenziali costi e i danni associati agli attacchi informatici e ad altre minacce. In ogni caso, il risparmio sui costi è il risultato finale.

Visibilità migliorata

I sistemi ERP raggruppano i flussi di lavoro e altre informazioni sui processi, offrendo a dipendenti e amministratori autorizzati una vista immediata di tutti i progetti e le funzioni pertinenti. Gli aggiornamenti del progetto sono disponibili con la semplice pressione di un pulsante e tutta la documentazione più importante viene mantenuta al sicuro ed è disponibile all'interno del sistema.

Reporting affidabile

Gli strumenti di monitoraggio ERP integrati acquisiscono i dati rilevanti e li presentano in modo completo e facile da seguire. Ciò consente una maggiore precisione nella creazione di report e viste in tempo reale delle risorse fondamentali.

Dati utili

La generazione di report sui dati acquisiti è solo metà dell'opera; le soluzioni di analisi ERP incorporate aiutano a ricavare dati da informazioni non elaborate, consentendo alle aziende di prendere decisioni più informate e identificare tendenze importanti. Inoltre, poiché i sistemi ERP si coordinano tra tutti i reparti e i processi pertinenti, i leader aziendali possono identificare più facilmente in che modo i cambiamenti in un'area dell'organizzazione influiscono su altre aree.

Conformità affidabile

Man mano che i report finanziari, la sicurezza dei dati e altri standard diventano più rigorosi (e le sanzioni per il mancato rispetto degli standard normativi diventano più severe), il sistema ERP giusto può aiutare le organizzazioni a rimanere pienamente conformi. Le soluzioni ERP basate su cloud e ibride sono progettate per rimanere aggiornate su tutti gli standard normativi, mentre gli audit trail ERP consentono di dimostrare più facilmente la conformità o identificare possibili aree problematiche.

Maggiore sicurezza dei dati 

I protocolli di sicurezza incorporati aggiungono un ulteriore livello di sicurezza dei dati. Queste difese sono progettate per funzionare in tutti i processi aziendali e per proteggere il database condiviso dalle minacce. In questo modo, si riduce la probabilità che gli autori delle minacce accedano attraverso sistemi non controllati.

Maggiore collaborazione


Le soluzioni ERP possono anche fungere da hub efficienti per la collaborazione e la comunicazione. Gli utenti in tutta l'organizzazione possono condividere file, accedere ai record del supporto clienti, configurare spazi per incontri, visualizzare dati pertinenti e molto altro ancora.

Maggiore flessibilità

Per gestire sempre in modo efficiente l'intera gamma di processi aziendali, i sistemi ERP sono progettati per essere estremamente flessibili. Ciò significa che in genere sono in grado di eseguire le attività più necessarie in modo predefinito, ma che possono anche essere personalizzati per supportare attività specifiche. Inoltre, grazie all'automazione avanzata e ad altri strumenti a basso uso di risorse, le soluzioni ERP consentono alle aziende di ridimensionarsi facilmente per soddisfare la domanda in aumento.

Gestione più efficace di clienti e partner

Le soluzioni ERP non si limitano solo a semplificare processi e comunicazioni interni, ma consentono anche di migliorare le relazioni con clienti e partner. I sistemi ERP possono fornire dati correlati a fornitori e service provider e facilitare uno scambio di informazioni ottimale. Questi sistemi possono anche essere utilizzati per tenere traccia di ticket del supporto clienti, resi e risposte ai sondaggi, garantendo che nessun cliente si trovi in difficoltà.

IT semplificato

Sebbene il vantaggio principale dell'ERP possa essere il risparmio dei costi, l'obiettivo principale è quello di semplificare e aggregare i processi IT. Ciò semplifica molte attività dei dipendenti, migliorando la precisione dei dati, aumentando la produttività e la soddisfazione generale della forza lavoro.

Anche se l'implementazione di una soluzione ERP efficiente presenta molti vantaggi, esistono comunque alcune svantaggi, come:

Impossibilità di risolvere problemi di policy esistenti

Il sistema ERP riunisce processi e policy e ottimizza le attività di gestione correlate a ciascuno di essi. Ciò che generalmente non è in grado di fare è risolvere i processi interrotti. Detto questo, può essere in grado di identificare problemi complessi all'interno di questi processi e policy, in modo che le organizzazioni possano apportare i miglioramenti necessari.

Costi degli investimenti

Migliorando l'efficienza e la produttività in tutta l'azienda, la maggior parte delle soluzioni ERP si ripaga in modo relativamente rapido. Detto questo, spesso queste soluzioni richiedono un investimento relativamente significativo di tempo, denaro e impegno per l'implementazione e l'adozione. Ciò include l'impegno in termini di tempo e la perdita di produttività dovuta alla formazione dei dipendenti affinché apprendano come utilizzare correttamente la soluzione ERP.

Le soluzioni ERP possono essere vantaggiose per le organizzazioni di tutte le dimensioni in quasi tutti i settori. Di seguito sono riportati alcuni indicatori chiave alla base della decisione di un'azienda di passare a una soluzione ERP:

Le attività quotidiane richiedono troppo tempo

Le soluzioni ERP aiutano a semplificare i processi, riducendo il tempo necessario per eseguirli.

I processi stanno diventando difficili da gestire

Man mano che le organizzazioni crescono o cambiano i processi, possono diventare ingombranti. Il software ERP può semplificare questi processi, facilitandone la gestione.

Le risposte a domande aziendali sono difficili da trovare

Sistemi disparati e la mancanza di parametri disponibili e affidabili possono rendere difficile rispondere a domande aziendali fondamentali (come quelle relative a ricavi, disponibilità dei prodotti, output, resi, eccetera). I sistemi ERP offrono visibilità e report chiari, fornendo risposte dove necessario.

Le opportunità in rapido movimento non vengono colte

I processi e i sistemi manuali e non connessi richiedono molta attenzione e possono impedire alle organizzazioni di cogliere nuove opportunità. L'automazione e altre funzionalità di intelligence delle principali soluzioni ERP consentono alle aziende di sfruttare le possibilità e provare nuove cose, mentre le funzionalità di analisi incorporate aiutano i leader a identificare le migliori linee d'azione possibili.

Le aspettative dei clienti non vengono soddisfatte

Infine, se i processi di un'azienda semplicemente non consentono all'organizzazione di soddisfare le aspettative dei clienti o di offrire un'esperienza positiva, allora tali aziende possono trarre vantaggio dall'ERP. Gli strumenti e le risorse giusti, supportati da analisi, automazione e collaborazione ottimali tra i reparti, aiuteranno i team a fornire un servizio migliore ai propri clienti.

Le soluzioni ERP sono disponibili in diverse forme e dimensioni e, purtroppo, non tutte le soluzioni create sono uguali. Infatti, con la proliferazione di soluzioni software ERP necessarie per una vasta gamma di casi d'uso diversi, alcune organizzazioni stanno scoprendo che la loro strategia ERP sta creando silo di dati difficili da gestire. Per garantire che tutti i dati pertinenti vengano gestiti correttamente e che tutti i soggetti coinvolti abbiano accesso a un'unica fonte di riferimento affidabile per tutte le risorse aziendali importanti, le aziende di successo in tutto il mondo stanno scegliendo ServiceNow App Engine.

ServiceNow App Engine è la piattaforma di automazione e sviluppo di app low-code leader del mercato di ServiceNow, che consente alle organizzazioni di tutte le forme e dimensioni di accelerare la trasformazione digitale. Incorporando funzionalità avanzate di intelligenza artificiale e analisi dei dati e consentendo agli utenti di automatizzare, estendere e creare rapidamente app per flussi di lavoro digitali utilizzando low-code, l'App Engine fornisce le funzionalità fondamentali di cui le aziende hanno bisogno per operare su larga scala. Inoltre, riunendo tutte le informazioni rilevanti in un unico dashboard centralizzato, l'App Engine contribuisce a garantire che importanti soluzioni ERP non creino silo di dati difficili da gestire. Aggiungendo a questo le soluzioni di ottimizzazione e supporto della Now Platform, è facile capire perché così tante aziende si affidano a ServiceNow per migliorare le proprie funzionalità di pianificazione delle risorse.

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