Che cos'è il miglioramento continuo?
Il miglioramento continuo è un metodo per migliorare i risultati di business riesaminando e perfezionando costantemente prodotti, servizi e processi.
Per facilitare il miglioramento continuo, molte aziende adottano il framework PDCA. PDCA è l'acronimo di plan, do, check, act, (pianificare, fare, verificare, agire), un ciclo in quattro fasi per eseguire il cambiamento in modo migliore. Il framework PDCA non è un approccio unico e one-shot, ma piuttosto un ciclo continuo che deve essere ripetuto costantemente per facilitare il miglioramento continuo.
Pianificare
Nella fase di pianificazione, un'azienda deve riconoscere le possibili opportunità e creare un piano su come cambiare per affrontare tali opportunità. La fase del "pianificare" implica la definizione dei problemi, la valutazione delle risorse, la determinazione degli obiettivi e la scelta dei metodi.
Fare
In questa fase, un'organizzazione verifica il cambiamento. Applicando i cambiamenti in un ambiente controllato su piccola scala e tenendosi pronta a risolvere eventuali problemi imprevisti, l'azienda genera dati preziosi per la fase successiva.
Verificare
La fase del "verificare" prevede la revisione dei risultati dei test su piccola scala eseguiti nella fase precedente. È necessario analizzare i risultati e identificare le informazioni utili per definire la fase finale. Questa può essere la fase più importante dell'intero ciclo PDCA, in quanto consente alle organizzazioni di chiarire i propri piani, eliminare i problemi, evitare errori ricorrenti e identificare le cause principali. Cambia il piano originale secondo necessità, tornando ai passi precedenti tutte le volte che serve prima di finalizzarlo.
Agire
Grazie alle informazioni e ai dati ricavati dalle fasi precedenti, le organizzazioni possono ora applicare il piano perfezionato. In caso di successo, l'azienda può incorporare ciò che ha appreso in altre aree. Il cambiamento comprovato dovrebbe diventare una nuova linea di base, consentendo nuovi miglioramenti al riavvio del ciclo.
Il ciclo PDCA è un aspetto essenziale del miglioramento continuo: fornisce un framework di facile utilizzo con cui le organizzazioni possono apportare miglioramenti a livello di servizi, funzioni, processi, team e singoli individui. Di conseguenza, le soluzioni efficaci per il miglioramento continuo integrano questo framework.
La root cause analysis (RCA) è un approccio al miglioramento continuo che si concentra specificamente sulle principali ragioni e origini dei problemi in un singolo processo. Come l'approccio standard di miglioramento continuo, la RCA è iterativa. Quando si verificano problemi, la RCA analizza le cause e gli effetti fino a che non identifica la causa originaria del problema. A tale scopo, segue sei passaggi.
Definizione del problema
Il primo passo nella RCA consiste nell'identificare e osservare un problema. Valuta l'impatto del problema e delinea i sintomi specifici.
Raccolta dati
Successivamente, ricerca il problema e raccogli quante più informazioni possibili. Sviluppa un quadro più chiaro possibile del problema per aiutare a informare la fase successiva del processo.
Identificazione delle cause
Utilizzando le informazioni raccolte nella fase precedente, identifica e tieni traccia del maggior numero possibile di fattori causali. Crea diagrammi causa-effetto per visualizzare quali questioni sono alla base dei problemi che vengono monitorati. Osserva le possibili conseguenze e continua a suddividere i problemi nelle parti che lo compongono per creare un quadro più dettagliato del problema complessivo.
Identificazione della causa originaria
Continua a indagare fino a quando non hai identificato la questione fondamentale correlata al problema o ai problemi originali. Determinare in primo luogo il motivo per cui esiste la causa originaria del problema può aiutare a trovare possibili soluzioni.
Implementazione di una soluzione
Crea una soluzione per risolvere la causa originaria, eliminando così il problema o i problemi alla fonte. Riconosci e tieni conto di eventuali rischi che potrebbero essere associati all'esecuzione della soluzione.
Monitoraggio della soluzione
Come per qualsiasi cambiamento, il monitoraggio continuo è importante nella RCA per garantire che il problema sia stato risolto in modo efficace e che la soluzione non abbia creato altri problemi.
L'implementazione di un miglioramento continuo in un'azienda comporta numerosi vantaggi.
Miglioramento del coinvolgimento del personale
I processi inefficienti fanno sprecare tempo al personale. Inoltre, lo costringono a impegnarsi nello svolgimento di attività inefficaci. Il miglioramento continuo riduce e perfeziona i processi, lasciando solo quelli d'impatto e importanti. Inoltre, il miglioramento continuo rende il personale partecipe e comunica che il contributo di ogni membro è prezioso. Nel loro complesso, questi fattori contribuiscono a migliorare la soddisfazione dei dipendenti nel loro lavoro.
Riduzione del turnover
Il miglioramento della soddisfazione del personale comporta naturalmente una riduzione dei tassi di rotazione del personale. Quando il personale si sente soddisfatto e apprezzato, è molto meno propenso a lasciare un'azienda, anche di fronte a offerte più redditizie. Il personale inizia a pensare all'organizzazione non più come a un semplice datore di lavoro, ma diventa parte della sua identità e si prende la propria responsabilità per il successo.
Perfezionamento dei workflow
La metodologia Lean e il miglioramento continuo consentono workflow dettagliati e ripetibili. I workflow definiscono procedure e best practice comprovate per il raggiungimento del lavoro in modo rapido, efficiente ed efficace. Il miglioramento continuo consente alle organizzazioni di semplificare i workflow, identificare le opportunità di miglioramento ed eliminare attività e processi estranei.
Riduzione dei costi
I processi non necessari che sprecano tempo, oltre che lunghi, sono costosi. Il miglioramento continuo aiuta le aziende a distinguere i processi importanti da quelli superflui, consentendo di risparmiare denaro nel processo. Inoltre, grazie a workflow affidabili e a una chiara comprensione degli elementi necessari per portare a termine lavori importanti, i e le responsabile possono migliorare la precisione dei loro budget.
Migliora il servizio clienti
La clientela potrebbe non essere interessata ai processi interni o ai workflow di un'organizzazione, ma è certamente interessata al valore che l'organizzazione offre. Il miglioramento continuo aiuta le aziende a comprendere meglio le esigenze dei clienti e a creare un processo perfezionato per soddisfare tali esigenze.
Un vantaggio competitivo
Il miglioramento continuo è proprio questo: una continua tendenza al rialzo in termini di prodotti, servizi e processi interni. Concentrandosi e lavorando per migliorare la propria azienda, le organizzazioni eliminano i rischi associati alla stagnazione e all'autocompiacimento. Ciò crea un vantaggio competitivo rispetto alle società che non seguono una metodologia simile.
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