Che cos'è IT Asset Management (ITAM)?

L'ITAM, insieme alla gestione finanziaria, dell'inventario, dei contratti e dei rischi, consente di gestire il ciclo di vita di questi asset, tra cui le decisioni tattiche e strategiche.

Gli asset hanno un tempo di utilizzo limitato e un'organizzazione può massimizzare il proprio valore con l'ITAM e una gestione proattiva. Le fasi del ciclo di vita in genere includono pianificazione, approvvigionamento, distribuzione, manutenzione, ritiro e smaltimento.

Quali sono i tipi di gestione degli asset dell'IT?

In generale, gli asset dell'IT rientrano in una o più delle seguenti categorie: fisici, software, hardware, mobile e cloud. La gestione degli asset dell'IT è progettata per garantire una distribuzione di successo e un supporto continuo degli asset dell'IT. Pertanto, corrisponde a questi tipi di asset dell'IT.

I tre tipi principali di gestione degli asset dell'IT sono i seguenti:

  1. Software: questo tipo di ITAM è un po' più complesso degli altri, in quanto comporta requisiti di conformità, licenze, shadow IT e IoT. Gli asset software devono essere costantemente monitorati e rivisti e devono essere sufficientemente fluidi da soddisfare i requisiti e soddisfare le richieste e rispondere a un mercato in continua evoluzione.
  2. Hardware: anche l'hardware fisico svolge un ruolo nell'ecosistema IT di un'organizzazione. Questi asset fisici includono PC, stampanti, fotocopiatrici, computer portatili, dispositivi mobili, server e qualsiasi altro hardware utilizzato per la gestione dei dati all'interno dell'azienda.
  3. Cloud: la gestione degli asset dell'IT tiene traccia dei costi e dell'utilizzo delle risorse cloud, tra cui Software as a Service (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) e Platform as a Service (PaaS). Ciascuna di queste è considerata un asset gestito in base ai costi e alla conformità all'interno dell'ITAM.

Gestione degli asset hardware e gestione degli asset software

La gestione degli asset dell'IT comprende sia la gestione degli asset hardware sia quella degli asset software. Tuttavia, questi due tipi di gestione sono concettualmente diversi. La gestione dell'hardware si basa sulla gestione degli asset fisici, come server, notebook, PC, dispositivi mobili, stampanti, ecc. Gli asset software includono qualsiasi tipo di software scaricato direttamente su un computer, licenze per l'uso del software e servizi cloud.

Standard ISO per l'ITAM

L'International Standards Organization (ISO) dispone di una famiglia ufficiale di normative per l'ITAM: l'ISO 19770, che è composto da cinque parti:

  1. ISO/IEC 19770-1: delinea le best practice per la gestione degli asset dell'IT all'interno di un'azienda. Le organizzazioni hanno l'opportunità di dimostrare che stanno eseguendo le procedure di ITAM in conformità alle normative per soddisfare i requisiti di governance e supportare le attività IT.
  2. ISO/IEC 19770-2: aiuta le aziende a identificare il software su un determinato dispositivo. Si tratta di una normativa per i tag ID del software.
  3. ISO/IEC 19770-3: descrive in dettaglio le autorizzazioni associate a un software e il metodo di misurazione del consumo.
  4. ISO/IEC 19770-4: consente la creazione di report standardizzati sull'uso delle risorse. Ciò è particolarmente importante quando si gestiscono licenze più complesse e software e hardware basati su cloud.
  5. ISO/IEC 19770-5: panoramica degli standard e del vocabolario ISO ITAM.

Tenere traccia dell'intero ciclo di vita degli asset dell'IT

Sebbene le singole organizzazioni possano definire il ciclo di vita degli asset dell'IT in modo diverso, la maggior parte di esse segue una procedura simile a quella riportata di seguito:

  • Richiesta
  • Evasione
  • Distribuzione
  • Monitoraggio
  • Clienti
  • Pensione

In breve, il ciclo inizia quando viene individuata un'esigenza e viene effettuata una richiesta. Vengono definiti fattori importanti, come ad esempio quali sono gli asset necessari, come ottenerli e come verranno utilizzati e finanziati. Durante la fase di distribuzione, si verifica la progettazione, l'acquisto, il leasing o la concessione di licenze dell'asset. Questa fase è seguita dalla fase di distribuzione, che supervisiona l'installazione degli asset nell'ecosistema IT. Una volta distribuita, la fase di monitoraggio aiuta a garantire che gli asset funzionino in modo efficace e che si verifichi la fase di servizio in cui gli asset vengono mantenuti e aggiornati per prolungarne la durata. Infine, quando gli asset non sono più necessari, vengono ritirati e smaltiti. Ciò include il passaggio degli/delle utenti a risorse alternative, l'aggiornamento dei record, la recessione dei contratti, la cessazione delle licenze e la pianificazione degli asset sostitutivi.

Quando si maneggia l'hardware, l'inventario può essere incluso come fase separata.

Processi ITAM

Il tracciamento e la gestione delle attrezzature essenziali contribuiscono a garantire una gestione efficace degli asset. È necessaria una posizione centralizzata e dettagliata in cui gli/le utenti autorizzati/e possono richiedere gli asset in prestito. Tale posizione dovrebbe includere campi come chi richiede l'asset, il luogo in cui deve essere fornito l'asset richiesto, il modello dell'asset richiesto, l'intervallo di date nel quale l'asset sarà utilizzato e il motivo o la giustificazione per cui è stato richiesto.

Sapere chi ha cosa

Dati efficaci sul prestito di attrezzature possono contribuire a garantire che ogni asset venga tracciato e che un'azienda abbia sempre un'idea chiara di chi sta utilizzando cosa e per quanto tempo. Al di là di ciò, l'individuazione degli asset può fornire ulteriori informazioni sui dispositivi in uso, potenzialmente più precise di ciò che si pensa di avere, sulla configurazione di tali dispositivi e su chi li utilizza. Le attività di individuazione e gestione dell'inventario devono andare di pari passo, pertanto, è necessario implementare l'automazione in modo che, man mano che si individuano gli asset, tutte le informazioni pertinenti possano essere inserite automaticamente in un database per una facile revisione.

Tracciamento della posizione degli asset

È estremamente importante sapere chi dovrebbe disporre degli asset e chi ne dispone davvero nonché quali sono esattamente gli asset disponibili. Altrettanto fondamentale è sapere esattamente dove si trovano gli asset. Il tracciamento della posizione degli asset, che spesso avviene mediante RFID, GPS o scansione dei codici a barre, può aiutare a verificare che gli asset siano dove dovrebbero essere. Inoltre, nel caso in cui una risorsa dovesse mancare, il tracciamento è fondamentale per individuare e proteggere l'asset in questione.

Un repository di ITAM

Il repository di ITAM è il database centrale per l'archiviazione e la gestione dei dati finanziari, fisici e contrattuali essenziali. Ma più che servire semplicemente come tracciamento per questi dati, un repository di ITAM efficace deve essere in grado di eseguire le attività di gestione degli asset dell'IT correlate. I repository devono essere strettamente integrati con i set di strumenti adiacenti, tra cui l'inventario, l'utilizzo del software, la gestione supporto servizi IT, la gestione delle modifiche e la gestione degli acquisti e della configurazione.

Inventario di hardware e software e informazioni sull'utilizzo

Una gestione efficace degli asset dell'IT dipende dalla capacità di tenere traccia dei parametri pertinenti. A tale scopo, è necessario identificare i KPI a cui vale la pena dare priorità. Il monitoraggio dei parametri giusti aiuta a garantire prestazioni degli asset migliori, costi di riparazione e manutenzione ridotti e un utilizzo e un'efficacia ottimali. I parametri di tracciamento comuni includono:

  • Costi
  • Numero di asset
  • Software con licenza/senza licenza
  • Licenze sottoutilizzate/sovrautilizzate
  • Garanzie scadute

Importazione dei dati

Il successo della gestione degli asset dell'IT si basa fortemente su dati sugli asset accurati e aggiornati che possono provenire da più fonti tra database, server, piattaforme e soluzioni. L'importazione dei dati in una posizione centralizzata è un passaggio fondamentale per ottenere un quadro accurato sui propri asset.

SaaS

La gestione Software as a Service monitora l'acquisto, l'onboarding, la concessione di licenze, il rinnovo e l'inserimento delle candidature utilizzati da un'azienda.

IaaS

Infrastructure as a Service è un modello in cui le risorse informatiche, che normalmente possono essere ospitate in un data center, vengono invece ospitate in un ambiente cloud. La gestione di IaaS implica il monitoraggio dell'utilizzo della potenza di elaborazione da un ambiente cloud o dell'utilizzo di storage e capacità.

PaaS

Platform as a Service fornisce un ambiente di sviluppo e distribuzione nel cloud, che consente la distribuzione di app basate su cloud di tutte le dimensioni. La gestione implica l'acquisto di risorse da provider e il pagamento a consumo, nonché il monitoraggio dell'utilizzo per rispettare il budget o il contratto di utilizzo.

Fornisce un'unica fonte di dati

La gestione degli asset crea un ordine. Gli asset tendono a essere tracciati in molti luoghi diversi da persone diverse: non c'è una sola persona che possiede gli asset e non esiste uno strumento unico che centralizza le informazioni sugli asset. La gestione degli asset dell'IT offre il consolidamento dei dati, fornendo sistemi che funzionano senza la necessità di tracciare continuamente gli artefatti, monitorare l'utilizzo e interpretare le dipendenze.

Migliora l'utilizzo, riduce i rischi ed elimina gli sprechi

Le informazioni restano aggiornate, consentendo ai team di eliminare gli sprechi e aumentare l'utilizzo. Il controllo impone inoltre la sicurezza e la conformità alle policy legali, riducendo i rischi associati alle sanzioni normative.

Aumenta la produttività senza perdere affidabilità

Gli strumenti di gestione degli asset sono estremamente utili poiché i team adottano i principi DevOps e SRE. Vi è una maggiore dipendenza dai servizi di infrastruttura e piattaforma. Inoltre, una gestione degli asset efficace offre la possibilità di gestire i consumi.

Supporta le procedure IT e aziendali e responsabilizza i team

La gestione degli asset supporta i processi di ITSM e ITIL come la gestione di cambiamenti, incidenti e problemi. Con le informazioni giuste sempre a disposizione, i team possono muoversi più rapidamente e prevedere meglio l'impatto dei problemi prima che si verifichino. Inoltre, supporta il reparto HR (per onboarding e off-boarding), il reparto Finanza nel tracciamento, il reparto Sicurezza per la correzione delle vulnerabilità e la gestione delle operazioni attraverso l'assistenza nell'individuazione e la mappatura di determinati asset critici e delle relative dipendenze.

Riduce i costi attraverso una revisione costante

A volte è possibile disporre di più licenze, istanze o risorse che vengono utilizzate troppo o non vengono utilizzate affatto. Il consolidamento e la costante revisione degli asset possono fornire informazioni su tutte le risorse e sull'eventuale risparmio di denaro conseguibile.

Le tre componenti

  • Fisica: queste informazioni vengono in genere raccolte utilizzando più processi manuali, come lettori di codici a barre o sistemi RFID. La componente fisica tiene conto di ciò che viene distribuito, che cosa potrebbe trovarsi nel magazzino e che cosa potrebbe essere programmato per il ritiro.
  • Finanziaria: in genere estratta da sistemi o ordini di acquisto, la componente finanziaria del database di ITAM indica il numero dell'ordine di acquisto, la quantità, la marca e il modello, la svalutazione, il nome della parte fornitrice e il centro di costo. Il tracciamento di questo componente è estremamente utile perché fornisce dati sul total cost of ownership, sul ROI e sui budget che possono essere assegnati a progetti e servizi.
  • Contrattuale: i dati raccolti dai dati del contratto provengono dalla parte rivenditrice, dalla parte fornitrice o dal sistema di gestione dei contratti. Le informazioni includono la versione finale di un contratto con dettagli quali il diritto di licenza, il numero di dispositivi, il prezzo di acquisto, il codice SKU della parte fornitrice, i livelli del servizio e la manutenzione.

  1. Iniziare con l'accettazione da parte dei dirigenti
  2. Creare un team che porti avanti il progetto
  3. Definire gli asset critici
  4. Identificare le risorse cloud
  5. Determinare i metodi per l'individuazione e l'integrazione dei dati
  6. Utilizzare un approccio basato sul ciclo di vita
  7. Agire proattivamente con le proprie attività di tracciamento e tracciare continuamente per evitare una sovradistribuzione
  8. Decidere se utilizzare un CMDB
  9. Automatizzare il più possibile
  10. Integrare e rendere disponibili i dati a tutto il reparto IT
  11. Conoscere le licenze software
  12. Raccogliere feedback per un miglioramento continuo
  13. Coinvolgere gli altri team nel feedback

Vi sono diversi motivi per cui la gestione degli asset dell'IT può aiutare la tua organizzazione a prosperare.

Vuoi risparmiare denaro

Una delle strategie principali per ridurre i costi consiste nell'ottimizzare la spesa per software, infrastrutture e servizi di piattaforma. Le organizzazioni possono ridurre le spese fino al 30% utilizzando queste best practice per ottimizzare le licenze software e l'utilizzo degli asset.

Fai affidamento sui fogli di calcolo

Le aziende continuano a tracciare i propri asset utilizzando fogli di calcolo, ma vi è un'elevata probabilità che i fogli di calcolo non siano sempre accurati. Inoltre, i fogli di calcolo creano silos di dati, rendendo difficile l'accesso alle stesse informazioni aggiornate per tutti gli/le utenti autorizzati/e.

È difficile tenere il passo con il ritmo del cambiamento

Gli asset sono sempre in movimento e il tracciamento manuale può diventare un problema. Affrontare situazioni come il furto, la sostituzione e il ritiro degli asset dell'IT, le nuove spedizioni, ecc. può creare un ambiente IT caotico che richiede maggiore attenzione ai dettagli.

Lo "shadow IT" è ora realtà

Il termine "shadow IT" si riferisce ad applicazioni, licenze e altri asset dell'IT acquistati e utilizzati senza che il team IT ne sia a conoscenza. Il software di ITAM centralizzato tiene aggiornato l'IT ed evita spese eccessive, rischi e problemi di conformità. Lo shadow IT è una realtà che le aziende moderne sono costrette ad affrontare: il modo in cui viene gestito farà la differenza nel livello di controllo necessario per ridurre i rischi e le spese.

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