Che cos'è il monitoraggio degli asset dell'IT?

Il monitoraggio degli asset consente alle organizzazioni di tenere traccia degli asset fisici, tramite la scansione manuale delle etichette dei codici a barre o l'utilizzo di tag GPS, BLE o RFID.

Storia del monitoraggio degli asset

Un tempo, la registrazione fisica di asset mobili si faceva con carta e penna. Tutte le operazioni, dal fare l'inventario al controllare chi e quando aveva eseguito il pagamento di un articolo e quando se ne prevedeva la restituzione, venivano registrate e gestite manualmente

Naturalmente, i computer hanno facilitato il processo di monitoraggio degli asset, ma richiedono l'immissione manuale da parte di un umano e il conteggio fisico degli asset da inserire nel sistema di gestione degli asset. L'introduzione di software ERP (dall'inglese Enterprise Resource Planning, Pianificazione risorse aziendali) ha innovato il processo automatizzando la gestione delle risorse dell'organizzazione. 

Sebbene l'ERP sia ancora comunemente usato oggi, comporta un certo svantaggio: non monitora in modo efficiente i singoli articoli. È ideale per monitorare una grande quantità di merci come l'inventario dei negozi al dettaglio. Gli scanner portatili si sono diffusi sempre più, semplificando in parte il lavoro. Sfortunatamente, la maggior parte degli scanner richiede una connessione fisica a un computer, ad esempio un sistema POS (point-of-sale). Questo permette l'interazione con il software ERP, ma crea lacune in termini di flessibilità. L'informatica mobile ha cambiato nuovamente tutto, fornendo dispositivi palmari che permettono all'individuo di spostarsi da e verso gli asset, senza limitazioni spaziali. Questi dispositivi mobili hanno sistemi informatici integrati con capacità di memoria proprie e spesso possono lavorare senza una connessione di rete, memorizzando e caricando i dati di scansione a piacimento dell'utente.

Oggi, gli smartphone e le loro funzionalità di fotocamera ad alta risoluzione offrono opportunità più innovative con applicazioni semplici in grado di eseguire la scansione dei codici a barre di tutti i tipi e inviare informazioni a un repository cloud centrale.

Codici a barre

Questi identificatori unici possono essere visti quasi ovunque ci sia un inventario e i progressi nella tecnologia di scansione mobile hanno aumentato la loro utilità. I codici a barre sono il metodo più comunemente usato per monitorare gli asset, tendono ad avere un costo inferiore, sono versatili, facili da usare, veloci e generalmente molto accurati. Richiedono però un accesso generale e un orientamento manuale e non sono sempre di qualità abbastanza alta da permettere una scansione perfetta.

RFID

L'identificazione a radiofrequenza (RFID) è possibile grazie a tag o chip che trasmettono informazioni sull'articolo a un ricevitore. I tag RFID possono essere scansionati in remoto, possono eseguire la scansione di più articoli e sono più flessibili. Tuttavia, tendono a costare di più, hanno dei limiti tecnologici come le gamme limitate, possono perdere i segnali di scansione, subire interferenze radio e talvolta registrare erroneamente articoli che si trovano nelle vicinanze anziché l'articolo di cui si intende eseguire la scansione.

GPS

I dispositivi di monitoraggio GPS (Global Positioning System) si collegano a un asset e inviano la posizione a un server centrale a intervalli regolari. Questo processo viene gestito in modo completamente automatico, non è necessaria l'interazione umana per monitorare la posizione dell'asset. A causa del loro costo crescente, i dispositivi GPS vengono solitamente utilizzati per monitorare asset di alto valore, anziché articoli a basso costo o in quantità elevata. I dispositivi GPS offrono dati di posizione in tempo reale, sono passivi e forniscono avvisi di movimento nel caso in cui un asset cambi inaspettatamente posizione. Tuttavia, sono costosi, sono meno precisi in ambienti interni (a causa dell'interferenza del segnale tra il dispositivo e il satellite), forniscono solo dati di localizzazione anziché informazioni relative all'elaborazione e possono essere rimossi.

Hardware di scansione: dispositivi rugged e smartphone

In genere, esistono due tipi di sistemi hardware utilizzati per la scansione dei codici a barre: dispositivi fisici rugged e smartphone.

I dispositivi rugged sono computer palmari e portatili progettati per svolgere compiti specifici e abbastanza durevoli da resistere a manipolazioni generali, ambienti difficili, vibrazioni, condizioni atmosferiche estreme, acqua e polvere. Spesso offrono una maggiore durata della batteria e possono includere pacchi di batterie estensibili per supportare il lavoro sul campo per periodi più lunghi. Combinando hardware e software personalizzati, questi dispositivi sono generalmente più costosi degli smartphone, ma rappresentano ancora opzioni piuttosto diffuse per molte organizzazioni, soprattutto grazie ai loro vantaggi in termini di scansione più veloce, durata, sicurezza migliorata e funzionamento semplificato rispetto alle numerose variazioni e ai potenziali problemi che presentano i dispositivi consumer.

Rispetto ai dispositivi rugged e specializzati, gli smartphone sono molto più accessibili. In molti casi, il personale di magazzino e addetto al monitoraggio ha già un dispositivo di proprietà su cui può caricare le applicazioni software pertinenti. La scansione tramite smartphone tende anche a essere più economica, più leggera, più facile da visualizzare e, di solito, è quella che l'addetto/a preferisce.

Gestione degli asset adatta alle tue esigenze

Diversi settori monitorano diversi tipi di asset, il loro inventario e la movimentazione da un luogo all'altro. A seconda delle singole esigenze aziendali, è possibile scegliere un certo tipo di gestione degli asset in base alle connessioni di rete, alla necessità di mobilità e alla necessità di monitoraggio.

Tipi di monitoraggio degli asset dell'IT

  • Maggiore precisione
  • Incremento dell'affidabilità e del risparmio sui costi
  • Riduzione dei costi amministrativi
  • Miglioramento del servizio clienti
  • Mantenimento della conformità e delle certificazioni
  • Pianificazione della crescita futura
  • Miglioramento dell'efficienza
  • Manutenzione dell'apparecchiatura
  • Prevenzione di perdite/furti

Il che modo il monitoraggio degli asset coincide con l'ITAM

Come funzione dell'ITAM, il monitoraggio dell'asset aiuta a gestire un inventario degli asset accurato in tutte le sedi, i magazzini e gli uffici remoti, riducendo significativamente il rischio di errore umano nell'inserimento manuale dei dati. Inoltre, semplifica e snellisce i processi di audit dell'inventario, aiuta a gestire i costi degli asset utilizzando l'inventario corrente per ridurre i nuovi acquisti, migliora l'erogazione servizi IT e i tempi di risposta incidente e riduce i rischi di conformità.

Come funziona il monitoraggio degli asset

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