Che cos'è il ciclo di vita delle risorse IT?

Il ciclo di vita degli asset dell'IT definisce e descrive la serie di fasi necessarie per la gestione di un asset dell'IT durante la sua vita utile.

Nell'odierno contesto di instabilità aziendale, le organizzazioni devono tenere sotto controllo le proprie risorse IT per garantire che ogni asset sia conteggiato, efficiente dal punto di vista dei costi e utilizzato in modo appropriato. Oggi più che mai è essenziale che i responsabili delle decisioni IT abbiano un quadro chiaro e preciso del loro ecosistema IT. Tuttavia, poiché la quantità di valide soluzioni IT continua a crescere, molte organizzazioni stanno scoprendo che tenere semplicemente traccia dei propri asset dell'IT, e soprattutto ottimizzarli, è un compito che i reparti IT tradizionali non sono in grado di gestire da soli. 

Per aiutare a visualizzare, organizzare e coordinare le risorse IT, le aziende di tutto il mondo utilizzano il ciclo di vita degli asset dell'IT.

Il ciclo di vita degli asset dell'IT segue solitamente un processo formalizzato ed è spesso tracciato e supportato da strumenti software. Sebbene organizzazioni diverse in settori diversi possano avere versioni proprie del ciclo di vita degli asset dell'IT, la maggior parte segue lo stesso formato di base. Di seguito analizziamo le sei fasi del ciclo di vita degli asset dell'IT:

Richiesta

La prima fase del ciclo di vita degli asset dell'IT si svolge prima dell'acquisto o della distribuzione. La fase di richiesta può anche essere considerata come una fase di ideazione o pianificazione, in cui gli stakeholder si riuniscono, discutono i loro obiettivi e determinano quali asset sono necessari e perché. Questa fase si conclude con la richiesta formale di un asset dell'IT.

Fasi del ciclo di vita degli asset dell'IT

Evasione

Una volta presentata, la richiesta deve passare attraverso i canali di approvazione appropriati. Chi ha la responsabilità di approvare le richieste IT deve innanzitutto controllare gli asset disponibili e in stock per verificare se sono in grado di soddisfare la richiesta. In caso contrario, l'asset dell'IT dovrà essere acquistato.

Distribuzione

Una volta selezionati e ottenuti gli asset dell'IT giusti, occorre poi utilizzarli. Il provisioning degli asset dell'IT può avvalersi dell'automazione dei workflow, consentendo alle organizzazioni di fornire automaticamente applicazioni, risorse cloud, hardware ecc.

Monitoraggio

La fase di monitoraggio si concentra sull'aumento della visibilità, sulla garanzia di un utilizzo ottimale ed efficiente degli asset e sull'identificazione e la mitigazione dei rischi. In questa fase, i dati rilevanti possono essere acquisiti per l'analisi, consentendo di elaborare la futura strategia degli asset dell'IT.

Assistenza

Ai fini di un funzionamento ottimale, nel corso della sua vita, l'asset richiederà varie forme di assistenza, tra cui la manutenzione continua, gli aggiornamenti occasionali o persino le riparazioni di emergenza. I membri del team devono assicurarsi che queste operazioni vengano eseguite per ogni singolo asset aziendale, al fine di garantirne un funzionamento quanto più efficiente possibile.

Ritiro

Infine, una volta che un asset raggiunge la fine del suo ciclo di vita, deve essere smaltito e sostituito con un nuovo asset. Il team IT deve comprendere e attenersi alle fasi previste per garantire che lo smaltimento degli asset non comporti rischi futuri per la sicurezza.

La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT fornisce alle aziende gli strumenti e le strategie necessarie per garantire un ciclo di vita ottimale degli asset dell'IT. In particolare, può fornire alle organizzazioni le seguenti funzionalità: 

Pianificazione efficace

La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT ha lo scopo di fornire alle organizzazioni una visione accurata e completa di tutti gli asset dell'IT esistenti. Queste informazioni possono essere utilizzate per analizzare gli asset dell'IT esistenti e ottimizzarne l'intero ciclo di vita per supportare gli asset essenziali, migliorare l'efficienza e pianificare l'efficacia futura. Infatti, una pianificazione efficace informata dal giusto sistema di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT può contribuire a creare miglioramenti su tutta la linea, dalla pianificazione all'acquisto, passando per i cicli di aggiornamento e fino alla dismissione degli asset.

Procurement centralizzato ed efficiente in termini di costi

La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT consente di effettuare acquisti intelligenti identificando le opportunità di consolidamento. I sistemi di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT possono anche tenere traccia delle future scadenze della garanzia e della data di fine vita dei vari asset aziendali.

Provisioning semplificato 

Il provisioning può essere migliorato anche attraverso la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT. Le funzionalità automatizzate possono inserire direttamente le informazioni rilevanti sugli asset nei database ITAM, collegandole allo stesso tempo ai sistemi di gestione delle identità e ai record delle risorse umane, riducendo quindi al minimo l'inserimento manuale.

Ottimizzazione dell'utilizzo

La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT può fornire una visione più completa dei portfolio di asset. In questo modo le organizzazioni possono mappare le tendenze d'uso e ottimizzare l'utilizzo degli asset esistenti. Alcuni sistemi di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT possono anche collaborare con l'ERP e altri sistemi di pianificazione e analisi, per semplificare l'individuazione delle tendenze in specifici stack tecnologici.

Miglioramento dell'efficienza della manutenzione

I principali sistemi di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT possono essere integrati con i sistemi di ticketing e helpdesk. I team IT possono quindi generare automaticamente gli interventi di manutenzione del ciclo di vita richiesti. A questo punto, le organizzazioni possono analizzare le tendenze della manutenzione e individuare i problemi comuni e ricorrenti con specifici tipi di asset, fornitori o modelli di asset. I responsabili delle strategie possono utilizzare questi dati per migliorare le decisioni future in materia di acquisti e garanzie, al fine di ridurre i costi di gestione.

Smaltimento sicuro e tempestivo 

La giusta gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT serve anche a garantire la sicurezza, in quanto assicura che tutti gli asset rotti o obsoleti vengano smaltiti in modo sicuro e corretto, riducendo la possibilità per le aziende di incorrere in una serie di rischi, vulnerabilità e responsabilità.

Le funzionalità fornite dalla gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT comportano una serie di vantaggi evidenti, tra cui:

Inventari accurati

La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT offre visibilità e trasparenza complete sugli inventari IT. In questo modo, le organizzazioni saranno in grado di prendere decisioni informate e basate su numeri concreti, piuttosto che su stime o approssimazioni.

Riduzione dei costi IT e del carico di lavoro 

Se impiegata correttamente, la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT può ridurre in modo significativo il tempo e l'impegno che molte organizzazioni dovrebbero altrimenti investire per gestire manualmente i propri asset dell'IT. Questo non solo consente alle aziende di risparmiare sui costi della tecnologia e sulle ore di lavoro, ma promuove anche un uso più efficace ed efficiente delle risorse. Inoltre, la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT consente una comprensione più chiara del costo totale di proprietà di un determinato asset, in modo che i responsabili possano prendere decisioni consapevoli in merito a strumenti e altre risorse.

Mitigazione dei rischi degli asset dell'IT

La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT è uno strumento efficace per tracciare e applicare le politiche e i requisiti normativi sugli asset, aiutando a identificare ed eliminare i rischi prima che possano diventare problemi reali.

Migliore esperienza del dipendente

Infine, garantendo che gli asset dell'IT siano conservati meglio, aggiornati regolarmente e disponibili quando necessario, la loro gestione può effettivamente eliminare un importante punto critico per i dipendenti IT.

Ottenere il massimo dal ciclo di vita degli asset dell'IT significa adottare il giusto approccio alla loro gestione. Di seguito, evidenziamo alcune best practice da prendere in considerazione:

Coinvolgere gli stakeholder nel processo

I diversi reparti hanno esigenze diverse, che devono essere tenute in considerazione quando si apportano cambiamenti all'infrastruttura degli asset dell'IT. È importante assicurarsi che tutti coloro che saranno interessati dal cambiamento siano d'accordo e che vengano prese in considerazione le loro esigenze.

Mappatura del processo del ciclo di vita degli asset dell'IT

Gli asset hanno cicli di vita diversi. I reparti IT devono avere una mappatura completa di questi cicli di vita e dei processi che ne derivano, in modo da poter capire dove l'attuale tecnologia potrebbe risultare inadeguata.

Rendere i cambiamenti segnalabili, osservabili e comprensibili 

È necessario stabilire, misurare e riferire i KPI relativi ai cambiamenti apportati alla gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT, in modo che tutti gli stakeholder e i responsabili delle decisioni possano determinare se le modifiche alla politica degli asset hanno influito positivamente sul workflow aziendale.

Automatizzare il processo

L'automazione nella gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT non solo aumenta l'efficienza e riduce gli errori umani, ma aiuta anche a massimizzare il numero di risorse umane che le organizzazioni possono dedicare alle attività che non possono essere automatizzate.

Cercare sempre altri modi per migliorare 

La crescita aziendale può avvenire sia aumentando la propria base di clienti sia riducendo le inefficienze dei workflow aziendali. Il miglioramento degli asset dell'IT consente alle organizzazioni di eliminare le inefficienze per contribuire a rendere più efficienti i workflow a livello aziendale.

Per beneficiare appieno di un chiaro ciclo di vita dei beni IT, le organizzazioni hanno bisogno di strumenti in grado di gestire e amministrare questi cicli di vita, adattandosi al contempo ai mutevoli bisogni aziendali. ServiceNow, leader nella gestione dell'IT per entreprise, ha la soluzione, con l'IT Asset Management.

Basato sulla pluripremiata Now Platform, l'IT Asset Management consente alle aziende di automatizzare i workflow durante l'intero ciclo di vita degli asset: acquisto, inventario, implementazione, monitoraggio, assistenza e dismissione. L'IT Asset Management tiene traccia degli asset tra le varie fasi del ciclo di vita e all'interno di ciascuna di esse, fornendo una gestione con un controllo e una flessibilità senza precedenti da cui molti dipendono.

Gestire gli asset dell'IT strategicamente

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