Che cos'è un sistema di inventario dei codici a barre?

Un sistema di inventario dei codici a barre combina hardware e software per tenere conto dell'inventario quantificabile utilizzando codici a barre per classificare e identificare gli articoli.

Sia i sistemi hardware sia i sistemi software possono automatizzare la gestione dell'inventario. Un sistema di controllo dell'inventario può tenere conto di qualsiasi articolo, dagli articoli di abbigliamento a quelli del settore alimentare, se questi possono essere quantificati ed etichettati. Inizialmente, i codici a barre erano destinati ad automatizzare i pagamenti della spesa, ma la tecnologia si è ampliata e ora consente la gestione dell'inventario.

Grafico che mostra le capacità di un sistema di inventario dei codici a barre.

Gli strumenti automatizzati, noti come sistema di controllo dell'inventario, sono una combinazione di strumenti software e hardware che possono aiutare nel processo di tracciamento dell'inventario. Qualsiasi merce quantificabile (ad esempio, libri, abbigliamento, cibo e altri tipi di apparecchiature) può essere tracciata con un sistema di controllo dell'inventario che utilizza la tecnologia dei codici a barre. I codici a barre sono in grado di codificare sistemi alfabetici e numerici per aiutare a tenere traccia dell'inventario: i sistemi operano in tempo reale insieme alla tecnologia per inviare informazioni a un sistema informatico centralizzato che tiene traccia dell'inventario e delle transazioni.

Essenzialmente, qualsiasi azienda con asset hardware, fisici e tecnologici di cui tenere traccia dipenderà dai sistemi di inventario. I sistemi di inventario dei codici a barre sono comunemente utilizzati nei negozi di alimentari per tenere traccia di prodotti agricoli, carni e prodotti confezionati singolarmente. I magazzini utilizzano in genere codici a barre per tenere traccia dell'inventario e dello spostamento degli articoli da una posizione all'altra. Anche i punti vendita al dettaglio tengono traccia dell'inventario e, in questo caso, il sistema è particolarmente importante, tenendo conto dell'ampia varietà di articoli al dettaglio che si trovano in parte esposti e in parte nel magazzino del punto vendita. I sistemi di inventario dei codici a barre sono fondamentali anche per le aziende di spedizione, in quanto gli articoli sono sempre in movimento e devono essere tracciati.

I sistemi di inventario dei codici a barre sono essenziali per garantire che le aziende controllino la qualità dei propri prodotti se le loro transazioni hanno a che fare con i beni dei clienti. Un punto vendita che non dispone di un adeguato controllo dell'inventario potrebbe esaurire un prodotto prima di ricevere un articolo sostitutivo: i sistemi di inventario dei codici a barre aiutano a prevedere l'esaurimento delle scorte di un certo prodotto prima che questo esaurisca completamente. Un sistema automatizzato può inoltre avvisare il punto vendita quando i livelli delle scorte sono bassi.

Anche l'errore umano può rappresentare un problema per la gestione dell'inventario, soprattutto se l'inventario è di dimensioni piuttosto grandi. Se un punto vendita ordina 10.000 magliette ma ne riceve solo 5.000, l'occhio umano potrebbe non accorgersene immediatamente. Un sistema di gestione dell'inventario è in grado di identificare rapidamente la merce mancante, accelerando il processo di recupero man mano che le magliette mancanti vengono tracciate.

Il settore delle vendite è sempre soggetto al rischio di furto. Tenere traccia dei furti è uno strumento valido per pianificare una strategia che preveda misure di sicurezza contro i furti. Una volta che tali misure sono state implementate, l'azienda può tenere traccia del progresso delle misure di sicurezza per verificare se sono efficaci.

In genere, un sistema automatizzato prevede l'utilizzo di un lettore di codici a barre per eseguire la scansione di un codice a barre su un articolo. Il codice a barre codifica le informazioni in uno schema visivo di spazi neri e bianchi. Quando vengono lette da un lettore di codici a barre, le informazioni sull'articolo vengono raccolte e inviate a un sistema informatico centralizzato che tiene traccia automaticamente dell'articolo e delle informazioni rilevanti a esso associate. In questo modo è possibile fare l'inventario degli articoli pronti per la distribuzione, lo stoccaggio o la spedizione tenendo conto dell'articolo e della parte di processo a cui è destinato.

Tutti i tipi di dati raccolti contribuiscono a creare un tracciamento automatico in tempo reale, che semplifica i processi, riduce gli errori e analizza le informazioni.

L'hardware del lettore di codici a barre giusto può fare una grande differenza nel tracciamento dell'inventario. Un determinato abbinamento di componenti hardware e software può essere particolarmente funzionale, quindi è importante considerare la giusta combinazione dei due componenti e il modo in cui possono facilitare il sistema di tracciamento dell'inventario dei codici a barre. Esistono due diversi tipi di hardware dei codici a barre: monodimensionali e bidimensionali. Anche se i codici a barre possono sembrare semplici e uniformi, le differenze tra questi due tipi di hardware sono significative.

Codici a barre monodimensionali

I codici a barre monodimensionali sono il tipo di codici a barre che la maggior parte delle persone si immagina quando pensa a un codice a barre. Sono composti da linee piatte e verticali che si estendono orizzontalmente in uno spazio. Lo spazio tra le linee consente ai lettori di codici a barre di identificare correttamente il prodotto specifico contenuto nel codice a barre. Vengono spesso utilizzati per tenere traccia di pacchi, posta e articoli al dettaglio.

I tipi di codici a barre monodimensionali includono:

  • UPC-E
  • EAN-13
  • Code 39
  • EAN 128
  • USPS IMB
  • UPC-A
  • RSS-14
  • Code 93
  • Interlacciato 2 di 5

Codici a barre bidimensionali

In linea generale, la seconda dimensione fornisce una maggiore profondità rispetto alla prima e i codici a barre non fanno eccezione in tal senso. I codici a barre bidimensionali non vengono letti come semplici codici binari in quanto le linee verticali sono generalmente sagomate come un quadrato con molti punti pixelati e forme geometriche che contengono i dati codificati, piuttosto che solo numeri e linee.

Possono essere più piccoli dei codici a barre monodimensionali, pur offrendo una grande quantità di informazioni sul prodotto. Un tipo comune di codice a barre bidimensionale è un codice a risposta rapida, o codice QR, che può indirizzare chi lo scansiona su un sito Web o fornire informazioni dettagliate sull'itinerario di un pacco.

Esempi di codici a barre bidimensionali sono:

  • MaxiCode
  • Aztec
  • PDF 417
  • Codice QR
  • Data Matrix

Le aziende di tutte le dimensioni hanno bisogno di sistemi di tracciamento dei codici a barre, ma questi sistemi possono essere particolarmente importanti man mano che un'azienda cresce e ha a che fare con più software. I sistemi con codici a barre possono aiutare a tenere traccia dell'inventario con articoli che si spostano da una posizione all'altra, a partire dalla ricezione e dallo spostamento dell'asset, fino alla sua distribuzione e al suo smaltimento.

I sistemi di codici a barre automatizzati semplificano molto l'operazione manuale di tracciamento dell'inventario, della spedizione e dello stoccaggio. Inoltre, riducono la l'elevata probabilità di errore tipica delle gestioni manuali. I codici a barre possono tenere traccia dell'inventario, degli acquisti e delle carenze in tempo reale.

Le aziende utilizzano sistemi di inventario per prevedere l'esaurimento di un prodotto o la necessità di sostituirlo o di ridurne le scorte. Questi sistemi semplificano inoltre il tracciamento dei furti nei punti vendita al dettaglio lungo la catena, fornendo informazioni sulle misure di sicurezza necessarie per garantire che i prodotti non vengano rubati. Inoltre, è possibile tenere traccia delle misure per verificarne l'efficacia utilizzando il sistema automatizzato per monitorare se la quantità di furti si è ridotta.

La scansione dei codici a barre tramite dispositivi mobili può offrire opzioni più versatili e connesse per un'azienda. I sistemi basati su cloud riducono al minimo i costi hardware perché le aziende non devono investire in singoli scanner palmari: la scansione può essere infatti eseguita da dispositivi mobili come gli smartphone. I dipendenti possono lavorare in movimento e connettersi da una posizione centralizzata basata su cloud che archivia ogni posizione sincronizzata.

La scelta del giusto sistema di inventario dei codici a barre è fondamentale per il successo. La ricerca e la scelta del sistema di codici a barre più adatto alla propria attività sono fondamentali.

Come iniziare

Il primo passo per iniziare a utilizzare un sistema di inventario dei codici a barre funzionante consiste nel creare un codice di prodotto utilizzando un Universal Product Code (UPC), un codice Stock Keeping Unit (SKU) o un United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC).

Ottenere un UPC è tanto semplice quanto registrare il prodotto con Global Stardard 1 e assegnare un codice aziendale univoco che aiuti a tenere traccia dei prodotti in tutto il mondo. Un UPC aiuta a prevenire i furti, consente ai clienti di trovare informazioni su un prodotto online e rappresenta un valido supporto nella gestione dell'inventario.

I codici SKU possono essere creati manualmente o utilizzati in un sistema software di gestione dell'inventario. I codici SKU sono spesso unici per l'azienda che li usa e vengono utilizzati principalmente nell'ambito delle operazioni interne per tenere traccia delle scorte e degli acquisti e monitorare l'inventario.

Dopo aver creato il codice a barre, è possibile stampare il codice a barre con una semplice stampante a getto d'inchiostro e della carta per etichette. Tuttavia, per la stampa delle etichette sono consigliate stampanti termiche in quanto hanno un costo inferiore rispetto alle stampanti laser, una manutenzione più agevole e tendono a durare più a lungo, fattore da tenere in considerazione se si intende stampare migliaia di codici a barre.

Scegliere un lettore

Il lettore giusto può fare la differenza. Fortunatamente, sono disponibili diverse alternative in base alle diverse esigenze.

I lettori wireless necessitano di batterie, ma sono ideali per la mobilità e consentono alle aziende di tenere traccia dell'inventario in tempo reale senza dover utilizzare un cavo di alimentazione. I lettori wireless possono inviare direttamente le informazioni a un sistema di gestione dell'inventario oppure raccoglierle su un chip di memoria da inserire in seguito in un computer. Alcuni lettori mobili memorizzano le informazioni sul dispositivo stesso in modo che queste possano essere caricate periodicamente nel database principale. I lettori mobili possono anche includere software di scansione che utilizzano applicazioni per dispositivi mobili su uno smartphone, offrendo così un'alternativa meno costosa rispetto all'acquisto di un lettore tradizionale.

I lettori con cavo sono in genere più economici rispetto alle loro controparti wireless, ma non offrono la stessa mobilità e flessibilità. Possono essere ottimi alla cassa, per riportare gli acquisti dei clienti in un registro, in quanto in questo caso la mobilità non è fondamentale.

Scegliere un software per codici a barre

È bene prendersi il tempo necessario per esplorare le diverse opzioni tenendo conto dei costi e delle esigenze. Alcuni software hanno un'eccellente scalabilità, ma potrebbero essere poco utili a un'azienda più piccola.

Prima di creare un budget, è importante pertanto tenere conto delle esigenze della propria azienda, delle funzionalità, dei vantaggi e delle sfide dei sistemi di inventario dei codici a barre disponibili. La ricerca deve essere affinata in modo tale da suggerire i sistemi che offrono il miglior servizio possibile rispettando le specifiche esigenze di costo.

I sistemi di inventario dei codici a barre sono estremamente utili alle aziende di tutte le dimensioni. ServiceNow è pronta a soddisfare le esigenze specifiche di ogni azienda con i suoi sistemi di gestione degli asset hardware.

Funzionalità di Hardware Asset Management

Il ServiceNow Hardware Asset Management può semplificare i processi e rimuovere gli ostacoli lungo il percorso. Le funzionalità includono la normalizzazione dell'hardware, l'automazione del ciclo di vita degli asset, una dashboard per gli asset hardware e un audit per l'inventario degli asset mobile.

ServiceNow fornisce inoltre soluzioni avanzate di scansione tramite dispositivi mobili. Grazie alle app basate su dispositivi mobili, la fotocamera del dispositivo diventa un lettore affidabile, in grado di eseguire la scansione di più codici a barre in sequenza senza uscire dall'interfaccia di scansione e persino la scansione di gruppi di codici a barre contemporaneamente, raggruppandoli in set pertinenti. L'app per dispositivi mobili ServiceNow Agent semplifica il coordinamento del personale che si occupa dell'inventario, il tracciamento della posizione, l'aggiornamento dei record e molto altro e funziona anche senza una connessione Internet.

In poche parole, con la scansione da dispositivi mobili di ServiceNow la gestione dell'inventario è a portata di dito.

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