Che cos'è l'Intranet?

Intranet è una rete privata che le organizzazioni utilizzano per creare comunicazioni sicure all'interno della propria forza lavoro, creare collaborazione e archiviare informazioni.

Una rete Internet è una rete pubblica che non è di proprietà centrale di un'entità specifica. Una rete Intranet è di proprietà privata ed è accessibile solo a coloro che dispongono dell'autorizzazione privata. Una rete intranet consente agli utenti di archiviare, organizzare e gestire le informazioni in modo sicuro all'interno di un'organizzazione.

Grafico che mostra la differenza tra Intranet, Internet ed Extranet.

A differenza di una rete Intranet, terze parti autorizzate, come clienti, partner o parti fornitrici, possono accedere a una rete Extranet. Le reti intranet vengono solitamente utilizzate dal personale per cercare informazioni, comunicare all'interno dell'organizzazione e gestire i propri workflow.

Accesso alle informazioni

Le reti Intranet vengono generalmente utilizzate per ospitare le informazioni a livello centrale e fornire un accesso sicuro ai documenti, alle policy e alle informazioni di cui i/le dipendenti hanno bisogno per svolgere il proprio ruolo. Alcuni esempi includono i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e i sistemi di gestione dei documenti (DMS).

Gestione del ciclo di vita del personale

Le funzioni HR consentono di effettuare il pre-boarding e l'onboarding di nuovo personale per creare un'ottima esperienza del dipendente, con la possibilità di presentare informazioni e gestione personalizzate.

Knowledge management

Le organizzazioni conservano informazioni formali, documenti e ampi livelli di informazioni per il personale. Utilizzando forum, bacheche di idee, aree del team e aree di discussione, il personale ha l'opportunità di porre domande o di trovare le conoscenze giuste grazie all'aiuto dei colleghi e delle colleghe. La conoscenza diventa di proprietà dell'azienda e viene resa disponibile su una piattaforma ricercabile anche quando un collaboratore o una collaboratrice smette di lavorare per l'azienda.

Gestione del workflow

Le reti Intranet offrono ai e alle dipendenti l'accesso al self-service e li/e aiutano a completare i processi comuni utilizzando moduli o applicazioni transazionali. Le efficaci soluzioni Intranet incorporano workflow automatizzati, consentendo al personale di ottenere più risultati in modo più semplice. Gli esempi includono la prenotazione di un periodo di assenza, l'invio di spese o l'avvio di una formazione interna.

Comunicazioni interne

Per creare comunicazioni interne bidirezionali tra il personale, è possibile utilizzare strumenti di comunicazione e social network come wiki, forum, blog e discussioni.

Gestione del coinvolgimento del dipendente

Un buon coinvolgimento del dipendente ha un impatto critico sulle prestazioni aziendali, ma è difficile da ottenere. Esistono strumenti di misurazione, come l'Employee Net Promoter Score, o strumenti per responsabilizzare il personale tramite blog, social network ecc., a cui un'organizzazione può accedere tramite una Intranet per ottenere il coinvolgimento dei dipendenti.

Allineamento degli obiettivi di business

Le reti Intranet aiutano le aziende a creare, integrare e comunicare una cultura comune, migliorando il coinvolgimento del personale e aumentandone la retention.

Collaborazione interfunzionale

Le organizzazioni globali o che offrono la possibilità di lavorare in remoto potrebbero dovere affrontare sfide legate alla creazione di connessioni tra i/le dipendenti. Le reti Intranet consentono al personale di comunicare e connettersi costruendo nel contempo culture virtuali.

  • Miglioramento della comunicazione tra i/le dipendenti
  • Maggiore efficacia della condivisione delle conoscenze
  • Esperienza del dipendente più moderna
  • Comunicazione personalizzata a livello aziendale
  • Incremento della visibilità
  • Riduzione dei silos organizzativi

Profili utente

I profili utente possono essere allegati a una directory aziendale insieme a fonti di profilo esterne, come Active Directory, Azure Directory, LinkedIn o Twitter. Le soluzioni omnichannel riuniscono profili utente, risposte, cronologia e asset relativi a tutti i canali di comunicazione, creando un'unica vista di ciascun utente, completa di contesto specifico per il canale.

Blog e forum

I siti di comunicazione e discussione sono luoghi intuitivi e informali per la collaborazione e la ricerca di informazioni tra il personale.

Communities

Reparti, progetti o interessi specifici possono disporre di uno spazio dedicato all'interno delle community. Le persone in questi gruppi possono incontrarsi virtualmente per collaborare, condividere idee, porre domande o trovare soluzioni a problemi.

Interazione sociale e messaggistica istantanea

La messaggistica istantanea consente agli utenti di interagire socialmente attraverso la rete, mettere Mi piace, condividere, taggare o commentare post o attività di altre persone.

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