Che cos'è Employee Self-Service (ESS)?

Employee Self-Service (ESS) è una tecnologia che consente al personale di gestire autonomamente una serie di risorse umane e attività amministrative.

Le aziende efficienti si basano su personale dedicato e di talento. Ma supportare la forza lavoro richiede spesso una notevole attività amministrativa. I reparti delle risorse umane, in particolare, si trovano ad affrontare l'esigenza in continua crescita di migliorare efficienza e precisione. La gestione dei benefit delle retribuzioni, delle grandi quantità di documenti cartacei essenziali che portano via tempo e dei dati del personale tende a monopolizzare la maggior parte del tempo delle risorse umane, impedendo al reparto di diventare un asset strategico reale per l'azienda.

Employee Self-Service è progettato per alleggerire gran parte di questo carico attraverso la digitalizzazione e l'automazione delle attività importanti. Allo stesso tempo, ESS offre alla forza lavoro un controllo più diretto sui propri dati.

In generale, ESS è disponibile per la forza lavoro tramite l'intranet o il portale dell'azienda. Queste piattaforme online per il coinvolgimento del personale offrono un facile accesso a una Knowledge Base in cui è possibile effettuare ricerche e ad applicazioni Web interattive che spesso combinano sistemi automatizzati e opzioni avanzate di supporto per gli utenti. Alcuni portali dedicati al personale includono anche

forum o strumenti di discussione in stile social in cui trovarsi per discutere dei problemi, rispondere alle domande degli altri e lavorare insieme a possibili soluzioni.

Come accennato in precedenza, ESS è una soluzione ai problemi delle risorse umane e della forza di lavoro di cui si occupano. Da un lato, ESS semplifica il lavoro delle risorse umane rendendolo più efficace. Dall'altro, offre alla forza lavoro una maggiore visibilità e la possibilità di commentare le modalità di gestione dei propri dati. Come parte delle strategie di coinvolgimento del personale più ampie, questi fattori contribuiscono a semplificare l'intero processo delle risorse umane e a migliorare l'esperienza del personale, creando un'organizzazione più efficiente, produttiva e conveniente.

ESS non è concepito per sostituire l'esperienza del team Risorse umane, ma per alleggerirlo da determinate attività ripetitive e consentire alla forza lavoro di accedere in modo diretto a informazioni e funzionalità delle risorse umane. Ciò crea una serie di vantaggi per le organizzazioni dotate di ESS:

  • Riduzione dei costi
    In genere le risorse umane dedicano la maggior parte del tempo a rispondere alle domande del personale e a trattare le relative informazioni. ESS solleva il reparto Risorse umane da queste responsabilità, facendolo diventare un partner più strategico in grado di concentrarsi su altre attività importanti e riducendo la necessità di assumere e formare ulteriori responsabili delle risorse umane.
  • Gestione dei permessi più efficiente
    Grazie ai sistemi ESS è possibile automatizzare molti aspetti del processo di approvazione delle richieste di permesso. La forza lavoro può operare all'interno del sistema per tenere traccia delle ore di permesso pagate e delle richieste inviate, che vengono inoltrate automaticamente attraverso i canali di approvazione corretti. Inoltre, i responsabili possono utilizzare ESS per tenere traccia dei giorni di malattia, identificare le tendenze orarie e migliorare la pianificazione delle assenze del personale.
  • Gestione delle spese più accurata
    ESS semplifica il processo di gestione delle spese offrendo al personale un accesso semplificato ad approvazioni e rimborsi automatizzati. Il portale per i dipendenti consente di gestire le spese da qualsiasi dispositivo con connessione a Internet, per una gestione efficace anche in mobilità.
  • Gestione dei benefit più semplice
    Con ESS gli utenti autorizzati possono monitorare e tenere traccia di tutte le informazioni rilevanti sui benefit. Questo non include solo i dettagli sulla copertura, la cronologia dei pagamenti e i contributi di datori di lavoro e dipendenti, ma anche una posizione centrale da cui rivedere le dichiarazioni, tenere traccia dell'idoneità e della partecipazione e iscriversi ai programmi benefit.
  • Maggiore autonomia del personale
    I portali personalizzati e altre soluzioni ESS consentono al personale di avere maggiore controllo. Grazie a efficienza e convenienza, ESS coinvolge e informa la forza lavoro, rendendola in grado di assumersi maggiori responsabilità per la gestione delle risorse umane.
  • Migliore conformità
    Le aziende che non rispettano le normative EEO, FMLA, OSHA e altre leggi governative sono passibili di ingenti sanzioni. Le piattaforme Employee Self-Service garantiscono accuratezza e responsabilità nelle operazioni di reporting relative alla conformità. ESS può inoltre automatizzare i report, selezionare il formato corretto per le informazioni di conformità e informare gli utenti su eventuali aggiornamenti legislativi.
  • Accesso alle informazioni più chiaro
    Grazie a un unico database centralizzato dove raccogliere tutte le informazioni delle risorse umane, il personale di tutti i livelli saprà esattamente dove trovare le risposte alle domande, le procedure approvate e i documenti di vitale importanza.
  • Analisi affidabili
    I sistemi ESS consentono di raccogliere e tenere traccia di grandi quantità di dati di utilizzo. Grazie ai programmi di analisi integrati, i/le responsabili possono valutare l'efficacia delle campagne e delle iniziative e integrare dati affidabili sulle risorse umane nelle decisioni future.
Vantaggi di Employee Self-Service

ESS è un'ampia categoria di gestione delle risorse umane, con diversi tipi di sistemi per una vasta gamma di settori. Ciononostante, i sistemi più efficaci tendono a condividere determinate funzioni, tra cui:

Pubblicazione e distribuzione di contenuti per il personale

Le organizzazioni possono utilizzare i sistemi ESS per creare, pianificare e condividere contenuti importanti con reparti e personale attraverso vari canali. Tra questi, e-mail di massa, annunci, link e altri contenuti da distribuire alla forza lavoro. È possibile filtrare i destinatari in base a diversi criteri, come titolo professionale e sede.

Responsabilità e attività del personale

Le pagine con gli elenchi delle cose da fare all'interno di ESS mostrano a colpo d'occhio tutte le attività attualmente assegnate a una determinata persona. Indicano inoltre le condizioni da soddisfare per far sì che l'attività venga contrassegnata come completata. Il personale può disporre e organizzare le attività future e applicare filtri per visualizzare solo alcune attività specifiche.

Richieste del personale

Personale e responsabili delle risorse umane possono visualizzare facilmente le richieste aperte, revisionare quelle passate e controllare lo stato di richieste specifiche e attuali, tutto da un'unica pagina.

Knowledge Base

Una Knowledge Base per il personale è un database in cui è possibile ricercare informazioni utili e rilevanti per le risorse umane. La forza lavoro può trovare rapidamente risposta alle domande più comuni e link a importanti strumenti, moduli e così via.

Informazioni organizzative

Con un organigramma ESS il personale può visualizzare la struttura dell'azienda nel suo intero: dipendenti, qualifiche professionali, responsabilità e molto altro.

Live chat per il personale

Le opzioni di live chat nella piattaforma ESS consentono al personale di interagire in tempo reale con gli/le agenti del servizio di assistenza. È sufficiente selezionare un argomento di conversazione da un elenco di categorie.

Forum per il personale

I forum per il personale all'interno del sistema ESS offrono uno spazio in cui interagire, farsi coinvolgere, collaborare e trovare soluzioni ai problemi.

In generale, i sistemi ESS più efficaci vengono forniti da fornitori terzi, che mettono a disposizione risorse e indicazioni per garantire che le aziende client dispongano di tutto ciò di cui hanno bisogno per ottenere il massimo dalle soluzioni ESS adottate. Detto questo, le organizzazioni possono migliorare l'efficacia delle soluzioni self-service in diversi modi. Per l'implementazione di ESS è bene considerare le seguenti best practice:

  • Adoperarsi per la pertinenza
    Un componente importante della maggior parte dei sistemi Employee Self-Service è la Knowledge Base. Ma quali informazioni deve includere la Knowledge Base di un'organizzazione? Ovviamente questo aspetto cambia da azienda ad azienda e da settore a settore, ed è per questo che è fondamentale che le organizzazioni assumano un ruolo attivo per garantire di disporre delle informazioni più pertinenti e accurate possibili. Partendo dalle più comuni richieste e query dei/delle dipendenti ed allargandosi per includere i dati di analisi dei motori di ricerca relativi alle ricerche pertinenti, le organizzazioni possono garantire che le informazioni della Knowledge Base siano utili e complete.
  • Concentrarsi sulla facilità d'uso
    I portali self-service devono essere completi e informativi, ma tutte le informazioni del mondo sono inutili se i/le dipendenti non riescono a navigare al loro interno. Proprio come i/le clienti, i/le dipendenti e altri utenti interni desiderano un'esperienza piacevole e semplificata per l'uso dei prodotti. Un ESS efficace mette l'esperienza al centro grazie a un design intuitivo, funzioni di ricerca di facile utilizzo e dati rappresentati visivamente.
  • Ottimizzare ESS per l'uso su dispositivi mobili
    ESS non deve essere limitato all'ufficio. Il personale apprezza la libertà di poter gestire i propri dati durante gli spostamenti grazie al self-service ottimizzato per i dispositivi mobili. Questo aspetto è particolarmente rilevante per lavorare con una forza lavoro che opera da remoto. Grazie all'app per dispositivi mobili dedicata o all'accesso basato su browser che offre funzionalità complete e usabilità anche su schermi touch più piccoli, il personale può accedere alle informazioni fondamentali ed eseguire attività essenziali in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
  • Integrare le funzioni di gestione del caso
    Trovare risposte alle domande è parte essenziale di ESS, ma solo una parte. Porta l'attività a un livello superiore e includi la funzionalità di gestione del caso. Automatizzando le richieste del personale, fornendo indicazioni essenziali e passaggi successivi e includendo opzioni di supporto affidabili, contribuirai a garantire che la forza lavoro riceva il supporto di cui ha bisogno, al momento giusto, senza dover accedere a un sistema a parte.

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