Che cos'è l'onboarding del personale?
L'onboarding del personale descrive i processi di integrazione delle persone assunte di recente in un'azienda e la sua cultura, tra cui formazione, strumenti e documentazione
Non esiste un unico processo standardizzato utilizzato dalle aziende in ogni settore e mercato. Le aziende hanno invece il compito di sviluppare un processo di onboarding che soddisfi le loro esigenze specifiche e le esigenze delle persone che hanno assunto di recente. Tuttavia, il processo spesso segue un percorso generalizzato. Questo percorso include le seguenti fasi:
Accettazione dell'offerta
Il processo di onboarding inizia esattamente nel punto in cui termina il processo di assunzione e il/la potenziale assunto/a accetta formalmente l'offerta di impiego. Mentre la persona appena assunta si impegna a entrare a far parte del team, il/la responsabile delle assunzioni deve informare il reparto Risorse umane dell'assunzione, collaborare con il/la dipendente per stabilire una data di inizio e ottenere una lettera di offerta da fare firmare al dipendente e restituire.
Il reparto HR ha quindi la responsabilità di garantire che la persona appena assunta riceva tutti i moduli e la documentazione pertinenti che spieghino i termini del proprio contratto di lavoro.
Pre-boarding: preparazione per l'onboarding
Le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare una serie di ostacoli durante l'onboarding del nuovo personale. In particolare, il desiderio del personale di sentirsi accolto e fiducioso e di essere rapidamente efficiente in termini di produttività può essere ostacolato da un'esperienza di onboarding incoerente. Per assicurare un processo di onboarding efficace, il reparto HR dovrebbe lavorare con i team di Apprendimento e sviluppo, i/le responsabili del reparto e altri/e stakeholder per creare modelli basati sui ruoli. I/le responsabili possono poi utilizzare questi modelli per costruire piani di onboarding specifici per il personale.
1° giorno: accoglienza e orientamento del personale assunto di recente
Quando il/la dipendente arriva il primo giorno, è tua responsabilità assicurarti che abbia accesso alle attrezzature, agli strumenti e alle risorse per iniziare a svolgere il proprio lavoro. Prepara uno spazio di lavoro, richiedi l'hardware necessario e autorizza il suo accesso al software aziendale essenziale. Allo stesso modo, i/le dipendenti che si aspettano di lavorare in remoto e quindi di non essere presenti di persona nel luogo di lavoro fisico dovranno avere accesso e disponibilità del software prima di iniziare a collaborare con l'azienda.
Il/la supervisore/a diretto/a o il/la responsabile del/della dipendente deve inviare un'e-mail a tutta l'organizzazione in cui presenta e dà il benvenuto alla persona che inizia a lavorare. Inoltre, deve incaricare un/una collega di accogliere il/la dipendente quando arriva in ufficio, fargli/farle fare un tour delle strutture e presentarlo/a ai membri del proprio team e ai/alle leader organizzativi/e. Salutare il/la nuovo/a dipendente e fargli/farle vedere le strutture, conoscere i membri del team e presentargli/le le risorse è importante, anche in ambienti di lavoro ibridi e remoti. Un video di formazione, un tutorial guidato online o una semplice videochiamata di apprendimento remoto possono aiutare chi lavora in remoto a sentirsi benvenuto e incluso.
Il reparto Risorse umane deve tenere una riunione di orientamento, illustrando i valori e gli obiettivi aziendali e le politiche importanti. Registra la persona assunta in tutti i programmi di formazione necessari e aggiungili alle riunioni ricorrenti. Pianifica un orario per il check-in di tre mesi del/della dipendente.
Prima settimana: introduzione all'azienda, alle persone e al ruolo
Se si svolge la maggior parte delle attività importanti nel primo paio di giorni, nel resto della settimana i/le responsabili possono concentrarsi sull'aiutare il/la nuovo/a assunto/a ad ambientarsi nel suo ruolo e nell'azienda. Quando è trascorsa circa una settimana dal primo giorno di lavoro, il/la responsabile deve fissare un colloquio con il/la dipendente, chiedendogli/le idee, feedback o domande.
A questo punto, il reparto HR deve verificare che il/la dipendente abbia ricevuto e compilato tutti i moduli e la documentazione necessari e che abbia accesso a tutte le risorse necessarie per ottenere prestazioni produttive.
1° mese: istruzione e formazione continue
Mentre il/la dipendente si insedia nel proprio ruolo all'interno dell'azienda e sviluppa una routine di lavoro, la direzione dovrebbe ora essere in grado di valutare la qualità del lavoro svolto dal dipendente. Organizza un incontro con il/la dipendente per gestire i parametri delle prestazioni rilevanti, fornire feedback, trovare soluzioni a eventuali problemi e rispondere a eventuali dubbi del/della dipendente.
In questa fase è importante stabilire un'abitudine di miglioramento continuo. Piuttosto che fare sì che il/la dipendente si accontenti del suo compito attuale, spingilo/a verso un'ulteriore crescita. Iscrivi il personale a corsi di formazione più avanzati, ove possibile e appropriato, e supportalo/a mentre continua a seguire formazioni pertinenti al lavoro.
3° mese: colloquio di controllo e feedback
Dopo tre mesi, il/la dipendente dovrebbe sentirsi relativamente a proprio agio con le proprie mansioni, comprendere le i parametri delle prestazioni, conoscere la cultura e i valori aziendali e sapere come lavorare con i/le propri/e responsabili e i membri del suo team. A questo punto, molte organizzazioni ritengono che il processo di onboarding sia giunto alla conclusione.
Per segnare questo traguardo, pianifica una riunione con il/la dipendente per verificare i suoi progressi e raccogliere ulteriori feedback. Dopo aver completato il processo di onboarding, questi/e dipendenti saranno in possesso probabilmente di informazioni preziose che potrebbero aiutarti a perfezionare e migliorare il processo per le persone che assumerai in futuro. Alcune organizzazioni potrebbero concludere il processo di onboarding solo dopo avere pianificato un altro colloquio riepilogativo dopo sei mesi.
Lavorare da casa
Vale anche la pena notare che l'onboarding è importante tanto per chi lavora in remoto quanto per chi lavora internamente. Quando si assumono persone che potrebbero non lavorare in ufficio, è necessario assicurarsi che a tali persone sia stato inviato l'hardware necessario e che abbiano avuto l'occasione di partecipare a videoconferenze sulle policy importanti e l'allineamento agli obiettivi aziendali e durante le quali gli siano stati presentati i membri del team e della leadership. Durante i primi giorni in azienda, è necessario assicurarsi che qualcuno sia online e disponibile a rispondere alle domande dei/delle nuovi/nuove dipendenti man mano che si presentano.
Il lavoro remoto crea numerosi ostacoli potenziali, in particolare per quanto riguarda gli aspetti sociali e interpersonali della cultura aziendale. I membri del team, del reparto HR e della leadership dovranno probabilmente fare un ulteriore sforzo per garantire che la persona assunta di recente si senta parte del team.
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