Che cos'è la gestione delle prestazioni?

La gestione delle prestazioni aumenta la fidelizzazione, migliora le prestazioni e promuove l'autonomia del personale.

Se hai mai partecipato a una valutazione del personale o a una riunione strategica tra un/una dipendente e un membro del management, allora hai già un'esperienza pratica della gestione delle prestazioni. Questi sono esempi concreti, ma la realtà è che la gestione delle prestazioni va ben oltre l'annuale colloquio faccia a faccia con il o la responsabile.

La gestione delle prestazioni è un insieme di processi volti a far crescere un/una dipendente in modo che possa svolgere il suo lavoro in modo efficace. Si basa su una comunicazione continua tra la persona preposta alla supervisione e il/la dipendente a supporto della realizzazione degli obiettivi strategici dell'azienda. L'obiettivo della gestione delle prestazioni è quello di migliorare le prestazioni del personale in modo costruttivo e duraturo: è un processo continuo che, se usato correttamente, può produrre un miglioramento continuo.

Che cosa include la gestione delle prestazioni del personale?

Come accennato in precedenza, la gestione delle prestazioni non è limitata alle valutazioni delle prestazioni annuali: si tratta di un sistema che si espande per l'intera durata dell'incarico di un/una dipendente presso l'azienda. Pertanto, la gestione delle prestazioni include ogni interazione che il management ha con un/una dipendente, possibilmente in ogni fase del suo percorso. Ciascuna di queste interazioni dovrebbe trasformarsi in un'opportunità di apprendimento positiva.

Componenti di un sistema di gestione delle prestazioni

I sistemi di gestione delle prestazioni possono assumere molte forme e il tuo sarà probabilmente unico per quanto riguarda i valori, la cultura e gli obiettivi aziendali. Tuttavia, la maggior parte segue una struttura simile. I componenti/le azioni comuni di un sistema di gestione delle prestazioni includono quanto segue:

  • Creare una descrizione chiara delle mansioni
  • Selezionare candidati/e qualificati/e
  • Tenere colloqui ai/alle candidati/e
  • Incontrare nuovamente coloro che si sono candidati e sottoporli a prove per determinarne i punti di forza
  • Selezionare i più qualificati in base alle competenze e alla capacità di integrarsi con la cultura aziendale
  • Estendere le offerte di lavoro a candidati/e qualificati/e e negoziare i termini di impiego
  • Accogliere nuovi/e dipendenti in azienda
  • Gestire l'orientamento e l'integrazione di nuovi/e dipendenti nell'azienda e nella sua cultura
  • Negoziare standard basati su prestazioni e risultati
  • Fornire ulteriore formazione e istruzione
  • Fornire un feedback diretto
  • Condurre discussioni periodiche sullo sviluppo delle prestazioni
  • Creare sistemi di riconoscimento e premi per il personale
  • Offrire opportunità di sviluppo professionale e promozione
  • Fornire supporto nei colloqui di dimissioni per determinare la causa della fine del rapporto

Che cosa non è la gestione delle prestazioni

La gestione delle prestazioni non è un singolo evento o strumento. Non si tratta di una valutazione del personale, di un sondaggio o di un'autovalutazione né meramente di tecnologie che hanno il solo scopo di promuovere il miglioramento delle prestazioni. La gestione delle prestazioni è qualcosa di più complesso: comprende e include varie azioni e le risorse a esse associate, ma è un processo la cui efficacia si manifesta durante l'intero percorso del personale.

Per avere successo, un'aziende deve avere un'idea chiara di ciò che fa il personale. Senza questa conoscenza, è molto più difficile per il management guidare il personale e dirigere in modo preciso i suoi sforzi. La gestione delle prestazioni crea un sistema progettato per stabilire ruoli e responsabilità, riconoscere i punti di forza e le debolezze individuali, comunicare il feedback, premiare i comportamenti eccellenti e promuovere l'innovazione continua. In breve, la gestione delle prestazioni è importante in quanto dà ai team e alle singole persone il supporto e il feedback di cui hanno bisogno per dare il meglio.

Vantaggi di una gestione delle prestazioni del personale efficace

La gestione delle prestazioni serve a ottimizzare le prestazioni del personale, quindi naturalmente offre tutti i vantaggi correlati a una forza lavoro che raggiunge il suo potenziale, tra cui un aumento della produttività e delle entrate. Più nello specifico, però, la gestione delle prestazioni aiuta a risolvere tre problemi principali che la maggior parte delle organizzazioni deve affrontare:

  • Coinvolgere il personale
    Se la tua organizzazione preferisce condurre valutazioni delle prestazioni e del personale su base annuale, potrebbe impiegare troppo per fornire un feedback essenziale. Sfortunatamente, operare senza feedback tende ad avere un impatto negativo sul coinvolgimento.
     

    La comunicazione e la formazione più regolari e coerenti migliorano il coinvolgimento del personale, il che a sua volta ha un impatto positivo sull'assenteismo, sul turnover, sugli incidenti di sicurezza, sulla qualità del prodotto e del lavoro e sull'esperienza clienti.

  • Trattenere i talenti migliori
    Il personale che ha la sensazione di lavorare nel vuoto, senza un vero feedback o sviluppo, ha una probabilità minore di essere coinvolto personalmente in un'organizzazione. D'altra parte, le organizzazioni che stimolano discussioni frequenti per valutare le prestazioni, fornire soluzioni e offrire formazione, godono di una maggiore fidelizzazione del personale.
     

    Essenzialmente, quando il personale ti percepisce disponibile a investire più tempo e impegno nei suoi confronti, è incentivato a investire più impegno nell'azienda. Questo significa che sarà più propenso non solo a rimanere più a lungo in azienda, ma anche a lavorare continuamente per migliorare le sue prestazioni.

  • Sviluppare la leadership interna
    Assumere agenti esterni/e in posizioni di leadership può essere costoso e richiedere tempo. Peraltro, se la persona assunta non si adatta bene alla cultura dell'azienda, quell'investimento non viene compensato. Promuovere personale interno già rodato alle posizioni di leadership mitiga gran parte di questo rischio.
     

    Attraverso un'efficace gestione delle prestazioni, puoi preparare i membri migliori del tuo personale per future posizioni manageriali, fornendo formazione e feedback mirati per aiutarli a sviluppare le giuste capacità di leadership.

Sapendo che la gestione delle prestazioni è un processo continuo, sarebbe impreciso pensarlo come una sequenza di fasi. Pensa invece alla gestione delle prestazioni come a un ciclo, che si ripete costantemente, adattandosi al tempo stesso per integrare nuove discussioni. Qui diamo un'occhiata più da vicino alle quattro fasi del ciclo di gestione delle prestazioni:

Fase 1: pianificazione degli obiettivi di prestazione

La prima fase del ciclo di prestazioni è incentrata sulla pianificazione. In questa fase, le organizzazioni e il personale collaborano per definire le aspettative. Le aspettative sulle prestazioni possono riguardare un'ampia gamma di attività, dalle ore trascorse in ufficio alla conformità alle policy aziendali, ma solitamente rientrano in una di queste due categorie: risultati e azioni. I risultati sono ciò che il/la dipendente produce o ottiene e le azioni sono i metodi e i comportamenti dimostrati durante il processo.

Tenendo presenti le aspettative, coopera con i tuoi collaboratori e le tue collaboratrici per stabilire obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound, vale a dire specifici, misurabili, raggiungibili, realistici, basati sul tempo). Questi obiettivi SMART dovrebbero contribuire a vari obiettivi aziendali, ma devono anche essere correlati allo sviluppo del personale.

Identifica le azioni che dovrebbero essere intraprese nei prossimi mesi. Poi, valuta le aspettative relative alle prestazioni all'interno dei requisiti di lavoro del personale e aggiornale, se necessario. Ricorda che questo dovrebbe essere inteso come uno sforzo di collaborazione tra il management e il/la dipendente: collaborate per costruire un piano di sviluppo personale che può aiutare a guidare le azioni future e mostrare l'impegno di entrambe le parti per migliorare le prestazioni. 

Fase 2: implementazione degli obiettivi del personale

Durante la fase 2, il personale valuta i propri obiettivi e intraprende le misure necessarie per raggiungerli. Questa è una fase continua, che si verifica nel corso dell'anno mentre il personale collabora con il management per implementare e seguire i propri piani di sviluppo personale.

Fase 3: rilevamento del progresso

La fase di rilevamento prevede che il management si occupi del monitoraggio del progresso del personale, fornendo nel contempo supporto laddove necessario. Impegnandoti a fornire un feedback regolare, il management e il personale possono identificare i problemi e aggiustare man mano il tiro, anziché attendere che questi problemi diventino irrisolvibili.

In questa fase, il management ha la responsabilità di identificare e mitigare eventuali ostacoli nonché di offrire risorse di sviluppo professionale, formazione e coaching per garantire il successo del personale.

Fase 4: valutazione delle prestazioni

La fase finale del ciclo di gestione delle prestazioni pone il/la dipendente e il management in un contesto di valutazione. In questa fase, è possibile discutere dei progressi relativi agli obiettivi, valutare le opportunità di formazione e sviluppo, rivedere i risultati, discutere le possibili opportunità di avanzamento, riaffermare o ridefinire gli obiettivi di carriera e valutare le prestazioni complessive del/della dipendente. Questa valutazione è anche un momento ideale per collaborare al fine di stabilire quali passi debbano essere fatti in seguito.

Ancora una volta, relegare questa fase a una valutazione annuale delle prestazioni può essere un approccio inefficace. Invece, implementare più regolarmente questa fase congiuntamente alle altre tre fasi può garantire un miglioramento continuo.

La gestione delle prestazioni può e deve essere personalizzata in base alle esigenze specifiche dell'azienda. Tuttavia, le aziende di successo hanno identificato diversi elementi di base che contribuiscono al successo della gestione delle prestazioni. Questi elementi includono quanto segue:

Creazione di valore ITSM

Selezione e assunzione

Anche se molti sostengono che la gestione delle prestazioni inizi solo quando un/una dipendente viene assunto/a, la verità è che identificare chiaramente gli obiettivi prima ancora di pubblicare un'offerta di lavoro è fondamentale per assicurarsi di orientare i futuri membri del team al successo. Promuovere un'efficace gestione delle prestazioni in questa fase significa creare descrizioni chiare delle mansioni e utilizzare un piano di selezione del personale che rappresenti il team di selezione.

Mentre assumi candidati/e qualificati/e per i colloqui, valuta i loro punti di forza, le loro debolezze e le loro capacità nonché in che modo saranno in grado di integrarsi alla cultura aziendale stabilita. Incontra i/le candidati/e migliori più di una volta e usa test e incarichi creati ad hoc per il personale, se appropriati alla posizione.

Una volta selezionati/e i/le migliori candidati/e, negozia i termini di impiego e finalizza il processo di assunzione.

Onboarding

Piuttosto che aspettare che il personale si ambienti completamente alla posizione, assicurati di integrare la gestione delle prestazioni nel processo di onboarding. I primi giorni e mesi in una nuova posizione sono il momento in cui un/una dipendente conosce le persone e i processi con cui lavorerà e comincia a farsi un'idea della cultura delle prestazioni della tua azienda.

Una gestione delle prestazioni efficace comprende l'orientamento delle persone recentemente assunte in azienda. Può anche comportare l'assegnazione di un mentore o altre azioni. Lo scopo dell'onboarding è di integrare efficacemente il/la nuovo/a dipendente nella tua organizzazione e nella tua cultura.

Definizione degli obiettivi

Prima definisci gli obiettivi, più rapidamente il/la nuovo/a dipendente inizia a migliorare le sue prestazioni. Incontra da subito e con frequenza il personale e i loro supervisori per negoziare requisiti e standard di prestazioni, risultati e misure basati sui risultati. Permettere al personale di collaborare nella definizione dei propri obiettivi e allinearli con gli obiettivi aziendali più ampi porta a una migliore autonomia del personale e alla sua responsabilizzazione.

Monitoraggio dei progressi

Vale la pena ribadire che una valutazione annuale delle prestazioni può non essere sufficiente per monitorare e valutare efficacemente le prestazioni del personale. D'altro canto, una gestione efficace delle prestazioni si basa su incontri a cadenza regolare pensati per aiutare a riallineare gli obiettivi, dare priorità ai progetti e identificare e mitigare eventuali ostacoli al progresso.

Sviluppo del personale

I migliori talenti sono eccezionali per un motivo: provano autonomamente a migliorare. Se si assumono persone qualificate ma non si offre loro alcuna possibilità di sviluppo professionale, è probabile che si annoino e vadano via. Allo stesso tempo, migliorando le capacità del personale, la tua organizzazione beneficerà dello sviluppo delle sue competenze aggiuntive. Rendi possibile lo spostamento di pari livello all'interno dell'azienda, così come i trasferimenti in sedi diverse.

Assicurati che la tua strategia di gestione delle prestazioni includa solide opzioni di sviluppo del personale, in modo che le tue risorse più preziose non ristagnino. Questo può includere il job shadowing e altri tipi di istruzione e formazione, se necessario.

Riconoscimento del personale

È naturale aspettarsi un riconoscimento per un lavoro ben fatto. Ciò è particolarmente vero per tutti i dipendenti: quando il riconoscimento del personale non è incluso nei processi di gestione delle prestazioni, le persone tendono a sentirsi insoddisfatte e poco coinvolte. Dai la priorità a sistemi efficaci di compensazione e riconoscimento all'interno dell'azienda e premia i tuoi collaboratori per i loro continui contributi.

Feedback regolare

Probabilmente il tema più comune nella gestione efficace delle prestazioni è il feedback frequente. Valutazioni regolari e oneste e discussioni trimestrali sulla pianificazione dello sviluppo delle prestazioni mostreranno al personale che il management è impegnato nel suo successo e gli fornirà gli spunti di cui ha bisogno per migliorare.

Inoltre, è necessario comprendere che il feedback è bidirezionale: consentire anche al personale di valutare il management è essenziale per migliorare le prestazioni. Fornire supporto nei colloqui di dimissioni, per esempio, ti permetterà di raccogliere un feedback vitale su possibili problemi all'interno della tua organizzazione che potrebbero contribuire al turnover. 

Le aziende di tutte le dimensioni hanno bisogno di uno strumento di gestione delle prestazioni adeguato con le giuste caratteristiche. Il sistema dovrebbe semplificare il processo di gestione delle prestazioni, facilitando ogni fase del percorso. Alcuni strumenti ideali includono:

  • Gestione degli obiettivi: una parte integrante della gestione delle prestazioni è la definizione e la gestione degli obiettivi. Una soluzione efficiente deve prevedere un luogo con diverse opzioni di obiettivi, la capacità di monitorare gli obiettivi e lo spazio per lasciare appunti pertinenti. Ciò può essere utile anche nell'implementazione di obiettivi SMART, che possono aiutare il personale a trovare una direzione tra le valutazioni delle prestazioni.
  • Moduli di valutazione delle prestazioni adattabili: i valutatori necessitano di flessibilità nel processo di valutazione, indipendentemente dal grado di semplicità o di completezza del report che produrranno. Moduli coerenti e dettagliati possono prevenire qualsiasi ambiguità per aumentare la qualità e l'efficacia delle valutazioni.
  • Riconoscimenti: un sistema di gestione dei premi può contribuire all'implementazione di sistemi di riconoscimento come la retribuzione delle prestazioni e i programmi di incentivi e a lungo termine.
  • Piani di miglioramento: i sistemi di gestione delle prestazioni dovrebbero essere in grado di monitorare automaticamente le prestazioni del personale, quindi implementare un piano di miglioramento in caso di calo delle prestazioni.

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