Cos'è la gestione della conformità?

Le regole governano essenzialmente ogni aspetto di un'azienda, dagli standard di qualità che garantiscono la sicurezza dei prodotti alle linee guida sociali che dettano il comportamento appropriato in ufficio. Inoltre, se alcune regole sono più che altro suggerimenti o linee guida, altre si basano invece su policy stabilite o persino regolamenti sindacali o leggi implementate dal governo. In questi casi, la mancata osservanza può avere conseguenze importanti.

La gestione della conformità ha lo scopo di garantire che un'azienda, il suo personale e tutti i sistemi IT pertinenti mantengano questi standard.

Gli standard normativi esistono per una varietà di motivi diversi. In molti casi, queste normative sono in vigore per impedire alle aziende di agire in modi che potrebbero essere contrari alla continua sicurezza e felicità della comunità. Le organizzazioni hanno la responsabilità di fornire prodotti e servizi di qualità e di operare in modo tale da non ingannare o mettere a rischio la propria clientela o altre persone. La conformità può anche contribuire a promuovere pratiche corrette all'interno del mercato, definendo linee guida da seguire per le aziende quando si tratta di concorrenza.

I problemi etici sono spesso al centro dei mandati federali, statali e locali. Il mancato rispetto di queste leggi può comportare gravi sanzioni per le aziende, tra cui multe, periodi di reclusione per la dirigenza o persino la chiusura forzata o la riconversione dell'azienda stessa.

Naturalmente, le preoccupazioni etiche non sono l'unica motivazione alla base della regolamentazione aziendale. La definizione di standard, leggi e migliori pratiche può creare un vantaggio competitivo. Da un lato, è probabile che la clientela sia più propensa a lavorare con un'azienda che rispetta i processi e le procedure cruciali. Allo stesso tempo, molte di queste procedure sono volte a promuovere una migliore gestione dell'azienda e le organizzazioni potrebbero assistere a miglioramenti a livello generale se rispettano gli standard, le leggi e le migliori pratiche stabiliti. Ciò è particolarmente evidente per quanto riguarda i sistemi IT aziendali.

• La gestione della conformità nell'IT offre i seguenti vantaggi per le aziende:
• Garanzia che vengano raccolte le approvazioni essenziali prima di intraprendere azioni specifiche (ad esempio aggiornamenti IT o patch di emergenza).
• Garanzia che i dati finanziari vengano riportati in modo accurato e coerente.
• Prevenzione dei rischi per i dati sensibili di clienti, fornitori, personale e aziende.
• Definizione di accordi sul livello di servizio (SLA) per garantire che le vulnerabilità vengano rilevate e affrontate tempestivamente.
• Identificazione di percorsi di escalation o catene di notifica.

In molti casi, la conformità è un requisito legale. E anche se non è obbligatorio per legge, la conformità alle principali policy e agli standard aziendali o IT può fornire vantaggi significativi. Per iniziare la gestione della conformità, seguii seguenti passi:

1. Ottieni l'impegno di tutti i/le leader e dei/delle principali responsabili decisionali all'interno dell'organizzazione.
2. Crea un programma formalizzato che identifichi standard e normative fondamentali, concettualizzando le politiche e creando controlli.
3. Identifica i sistemi, le risorse, i processi e i fornitori critici per cui la conformità deve essere gestita.
4. Identifica chi deve essere responsabile della conformità dei sistemi, delle risorse, dei processi e dei fornitori critici.
5. Crea un archivio centralizzato per identificare le non conformità per dati, registri di audit, informazioni sulle risorse (come il CMDB).
6. Laddove necessario, fai ricorso a terze parti per fornire assistenza grazie a conoscenze specialistiche.
7. Offri una formazione obbligatoria sulla conformità a tutti i reparti interessati.
8. Automatizza i test di controllo per il monitoraggio continuo della conformità.

ServiceNow, leader nel Gartner Magic Quadrant per la gestione del rischio IT, è anche leader del settore nelle soluzioni di conformità digitale. Basato sulla pluripremiata Now Platform, Governance, Risk, and Compliance (GRC) di ServiceNow consente alle aziende di creare framework di governance efficaci.

All'interno di questi framework, gli/le utenti possono importare normative, identificare policy e stabilire cicli di vita delle policy, assegnare e testare controlli, creare attestazioni, pianificare test regolari, ed eseguire procedure di gestione dei problemi e dei compiti per rispondere ai problemi di conformità non appena si verificano. A tale scopo, GRC di ServiceNow è supportato da dashboard dinamiche centralizzate e attività di creazione di report intuitive, consentendo alle organizzazioni di ottenere le informazioni necessarie per agire in modo rapido e deciso.