Cos'è la gestione della conformità?

La gestione della conformità è il processo di pianificazione, monitoraggio, controllo e valutazione dei sistemi IT per garantire l'allineamento agli standard normativi.

Le regole governano essenzialmente ogni aspetto di un'azienda, dagli standard di qualità che garantiscono la sicurezza dei prodotti alle linee guida sociali che dettano il comportamento appropriato in ufficio. Inoltre, se alcune regole sono più che altro suggerimenti o linee guida, altre si basano invece su policy stabilite o persino regolamenti sindacali o leggi implementate dal governo. In questi casi, la mancata osservanza può avere conseguenze importanti.

La gestione della conformità ha lo scopo di garantire che un'azienda, il suo personale e tutti i sistemi IT pertinenti mantengano questi standard.

Gli standard normativi esistono per una varietà di motivi diversi. In molti casi, queste normative sono in vigore per impedire alle aziende di agire in modi che potrebbero essere contrari alla continua sicurezza e felicità della comunità. Le organizzazioni hanno la responsabilità di fornire prodotti e servizi di qualità e di operare in modo tale da non ingannare o mettere a rischio la propria clientela o altre persone. La conformità può anche contribuire a promuovere pratiche corrette all'interno del mercato, definendo linee guida da seguire per le aziende quando si tratta di concorrenza.

I problemi etici sono spesso al centro dei mandati federali, statali e locali. Il mancato rispetto di queste leggi può comportare gravi sanzioni per le aziende, tra cui multe, periodi di reclusione per la dirigenza o persino la chiusura forzata o la riconversione dell'azienda stessa.

Naturalmente, le preoccupazioni etiche non sono l'unica motivazione alla base della regolamentazione aziendale. La definizione di standard, leggi e migliori pratiche può creare un vantaggio competitivo. Da un lato, è probabile che la clientela sia più propensa a lavorare con un'azienda che rispetta i processi e le procedure cruciali. Allo stesso tempo, molte di queste procedure sono volte a promuovere una migliore gestione dell'azienda e le organizzazioni potrebbero assistere a miglioramenti a livello generale se rispettano gli standard, le leggi e le migliori pratiche stabiliti. Ciò è particolarmente evidente per quanto riguarda i sistemi IT aziendali.

  • La gestione della conformità nell'IT offre i seguenti vantaggi per le aziende:
  • Garanzia che vengano raccolte le approvazioni essenziali prima di intraprendere azioni specifiche (ad esempio aggiornamenti IT o patch di emergenza).
  • Garanzia che i dati finanziari vengano riportati in modo accurato e coerente.
  • Prevenzione dei rischi per i dati sensibili di clienti, fornitori, personale e aziende.
  • Definizione di accordi sul livello di servizio (SLA) per garantire che le vulnerabilità vengano rilevate e affrontate tempestivamente.
  • Identificazione di percorsi di escalation o catene di notifica.

Una gestione efficace della conformità richiede che le organizzazioni sviluppino una chiara comprensione della propria infrastruttura e di tutti i sistemi associati. Ciò richiede che le aziende intraprendano le seguenti azioni:

Valutazione

La valutazione implica l'identificazione di sistemi, processi, fornitori o applicazioni non conformi. Ciò può includere sistemi vulnerabili o senza patch o semplicemente sistemi che non soddisfano i requisiti normativi in altri modi. Per valutare i sistemi, prima di tutto importa tutte le normative pertinenti in un quadro normativo e in una tassonomia. Quindi, crea controlli e armonizzarli in modo che non vi siano duplicati, molte normative hanno requisiti simili. Questi controlli possono essere utilizzati per valutare i sistemi, e i test di controllo devono essere regolarmente programmati per garantire un monitoraggio continuo.

Definizione delle priorità

Agli eventuali problemi di conformità riscontrati tramite i test di controllo, nonché quelli identificati in un registro di audit, devono essere assegnate priorità in base agli sforzi necessari, al potenziale impatto sull'azienda e alla gravità del problema. Classificando i problemi di conformità in base al rischio per l'azienda e alle risorse necessarie per risolverli, le organizzazioni possono risolvere prima importanti problemi di entità minore, per passare quindi ad altri problemi che potrebbero non essere così pressanti o altrettanto semplici.

Risposta

La conformità è incentrata sul monitoraggio, l'assegnazione delle priorità e la segnalazione dei problemi, anziché sul porvi rimedio. Quando vengono rilevati problemi di conformità, il team di gestione della conformità deve esaminare i dettagli e decidere se trasferirli al reparto IT o a un altro team affinché risolva il problema o se semplicemente accettarli e lasciarli irrisolti. In caso di un'eccezione alle policy, l'esecuzione della valutazione dei rischi fornirà al team addetto al rischio le informazioni necessarie per determinare se mitigare, accettare, trasferire o evitare il rischio. È consentito solo un piccolo numero di eccezioni ai criteri e ogni eccezione ai criteri deve includere una data di fine e un promemoria per informare gli/le utenti della scadenza della scadenza.

Attività di reporting

Dopo aver apportato i cambiamenti e aver rivalutato i sistemi, crea un report che convalidi l'efficacia dei cambiamenti e la conformità del sistema. Inoltre, in ogni fase devono essere presenti attività di monitoraggio e di creazione di report. Il monitoraggio continuo aiuterà a identificare le tendenze, identificare più rapidamente i problemi di non conformità e fornire aggiornamenti in tempo reale di risoluzioni ed eccezioni.

L'adesione a normative, leggi, standard e politiche è un aspetto necessario delle aziende moderne. Purtroppo, una corretta gestione della conformità può, a volte, rappresentare una prospettiva difficile. Qui analizziamo brevemente diverse sfide che potrebbero presentarsi:

Numero crescente di normative

Vengono sempre creati nuovi standard e leggi per garantire che i sistemi IT aziendali funzionino in modo sicuro, e in modo tale da non rischiare l'esposizione dei dati sensibili della clientela. Ciò significa che le soluzioni di gestione della conformità delle organizzazioni devono essere estremamente adattabili, mentre molte delle opzioni attualmente disponibili non lo sono.

Mutamento del panorama della sicurezza

Le minacce alla sicurezza si evolvono ancora più rapidamente degli standard normativi; un sistema apparentemente sicuro oggi può diventare facilmente vulnerabile domani a nuove minacce e a metodi di attacco attualmente non noti.

Mancanza di integrazione e visibilità

La maggior parte dei sistemi IT aziendali non è contenuta a livello centrale, ma dispersa in ambienti distribuiti su più piattaforme basate su cloud e on-site. Senza rapporti integrati o visibilità a livello aziendale, potrebbe essere molto difficile ottenere una visione completa dell'attuale stato di conformità, nonché delle vulnerabilità e dei rischi associati.

Infrastrutture eccessivamente complesse

Ambienti IT complessi e team di grandi dimensioni possono rendere difficile il coordinamento, rallentando le valutazioni di conformità e creando incoerenze o incomprensioni nella definizione delle responsabilità.

Integrazione con terze parti

Le aziende che collaborano con appaltatori, fornitori o altre terze parti possono essere responsabili del modo in cui tali partner gestiscono i dati sensibili della clientela o dell'azienda a cui hanno accesso. Ciò può essere problematico, in quanto non è sempre possibile un monitoraggio efficace della conformità di appaltatori a contratto esterni.

Così come molti degli ostacoli alla gestione efficace della conformità si sono evoluti negli ultimi anni, le principali organizzazioni stanno ampliando il proprio approccio. Oggi, per garantire la conformità alle normative è spesso necessario un approccio versatile in grado di monitorare, analizzare e creare report in tutti gli ambienti rilevanti. Disporre degli strumenti giusti è un passo importante verso il raggiungimento di questo obiettivo.

Altre migliori pratiche per la conformità includono:

Esecuzione di scansioni di sistema giornaliere

Quando si tratta di monitorare in modo completo la conformità, "abbastanza recente" potrebbe non essere abbastanza recente. I problemi di conformità possono verificarsi in modo rapido e inaspettato. Di conseguenza, l'esecuzione quotidiana di analisi del sistema può aiutare a garantire che, quando si manifestano problemi o vulnerabilità, le aziende possano agire prima che tali problemi inizino a influire sulle operazioni.

Revisione e perfezionamento delle politiche

Le politiche aziendali non sono (e non dovrebbero essere) statiche; devono essere abbastanza dinamiche e flessibili da potersi orientare verso nuovi progressi, leggi e minacce alla sicurezza che potrebbero presentarsi. Pianifica momenti regolari per esaminare le politiche IT e preparati ad aggiornarle quando necessario.

Rimanere al passo con le nuove normative

È responsabilità dell'azienda rimanere aggiornata su tutte le normative e le leggi in materia di conformità IT. I feed RSS e altri servizi possono fornire alle organizzazioni gli avvisi di cui hanno bisogno per pianificare i cambiamenti man mano che si presentano.

Integrazione dell'automazione

La gestione manuale della conformità è inesatta, inefficiente e richiede molto tempo. Inoltre, man mano che un'organizzazione cresce, può essere difficile che i processi di conformità stiano al passo. L'automazione consente di passare determinate attività essenziali e ripetitive ai programmi automatici. Ciò consente alle aziende di semplificare la gestione della conformità, migliorando l'accuratezza, la coerenza e la produttività, adattando la propria attività anche alla crescita più improvvisa del business.

Restare aggiornati su tutte le patch

Forse il passo più semplice ed efficace che le aziende possono compiere per garantire la conformità è mantenere tutti i sistemi IT aggiornati. In molti casi, l'aggiornamento delle patch può essere quasi completamente automatizzato. Tutti i sistemi con patch devono essere testati per garantire la viabilità prima di poter riprendere le proprie funzioni.

In molti casi, la conformità è un requisito legale. E anche se non è obbligatorio per legge, la conformità alle principali policy e agli standard aziendali o IT può fornire vantaggi significativi. Per iniziare la gestione della conformità, seguii seguenti passi:

  1. Ottieni l'impegno di tutti i/le leader e dei/delle principali responsabili decisionali all'interno dell'organizzazione.
  2. Crea un programma formalizzato che identifichi standard e normative fondamentali, concettualizzando le politiche e creando controlli.
  3. Identifica i sistemi, le risorse, i processi e i fornitori critici per cui la conformità deve essere gestita.
  4. Identifica chi deve essere responsabile della conformità dei sistemi, delle risorse, dei processi e dei fornitori critici.
  5. Crea un archivio centralizzato per identificare le non conformità per dati, registri di audit, informazioni sulle risorse (come il CMDB).
  6. Laddove necessario, fai ricorso a terze parti per fornire assistenza grazie a conoscenze specialistiche.
  7. Offri una formazione obbligatoria sulla conformità a tutti i reparti interessati.
  8. Automatizza i test di controllo per il monitoraggio continuo della conformità.

ServiceNow, leader nel Gartner Magic Quadrant per la gestione del rischio IT, è anche leader del settore nelle soluzioni di conformità digitale. Basato sulla pluripremiata Now Platform, Governance, Risk, and Compliance (GRC) di ServiceNow consente alle aziende di creare framework di governance efficaci.

All'interno di questi framework, gli/le utenti possono importare normative, identificare policy e stabilire cicli di vita delle policy, assegnare e testare controlli, creare attestazioni, pianificare test regolari, ed eseguire procedure di gestione dei problemi e dei compiti per rispondere ai problemi di conformità non appena si verificano. A tale scopo, GRC di ServiceNow è supportato da dashboard dinamiche centralizzate e attività di creazione di report intuitive, consentendo alle organizzazioni di ottenere le informazioni necessarie per agire in modo rapido e deciso.

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