Che cos'è un business continuity plan?

Un piano di continuità operativa garantisce l'operatività e il funzionamento dell'attività durante le emergenze.

Dirigere un'attività è come nuotare contro corrente: non appena ci si ferma, si viene spinti indietro. DC riferisce che il costo orario medio di un guasto dell'infrastruttura è di circa 100.000 $ all'ora e il costo totale medio dei tempi di inattività non pianificati delle applicazioni nelle aziende è compreso tra 1,25 miliardi $ e 2,5 miliardi $ all'anno.

Se l'attività della tua azienda si interrompe, perdi denaro. Oltre alla perdita di entrate, anche le spese per identificare e risolvere le interruzioni avranno un impatto sul profitto complessivo dell'organizzazione. A ciò si aggiungono i danni potenziali a livello di marchio e reputazione, nonché il pericolo che tali interruzioni dell'attività diventino ancora più evidenti. Infatti, in un sondaggio del 2019 tra leader aziendali, l'83% ha affermato che la massima priorità era garantire la continuità delle operazioni durante una crisi.

Purtroppo gli imprevisti possono accadere... e accadono. E quando succede, le organizzazioni di successo si affidano alla pianificazione della continuità operativa.

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Anatomia di un piano di continuità operativa

Un piano di continuità operativa (BCP, Business Continuity Plan) è una raccolta di procedure che definisce protocolli e crea sistemi di prevenzione e ripristino in caso di attacco informatico, disastro naturale o altre interruzioni delle attività. In altri termini, quando l'imprevisto colpisce la tua attività, un piano di continuità operativa può aiutarti a riportare tutto in carreggiata.

A tale scopo, un piano di continuità operativa deve includere i seguenti aspetti:

  • Completezza
    Affinché il piano di continuità operativa sia efficace, deve poter coprire tutte le eventualità. Può essere una prospettiva difficile, dato che le minacce impreviste sono, per definizione, imprevedibili. In linea di massima, vuoi che il tuo piano copra possibilità come interruzioni delle utenze, disastri naturali, attacchi informatici, errori umani e pandemie locali e globali. Dare priorità a questi rischi in base al potenziale impatto e alla probabilità che si verifichino per garantire che il piano protegga le aree giuste. Inoltre, considera la creazione di piani secondari nel caso in cui i piani principali non vadano a buon fine. Comprendi i fattori in gioco e cosa potrebbe andare storto, poi elabora i piani di conseguenza. I piani di continuità operativa possono includere comunicazioni in caso di crisi, gestione delle crisi, ripristino di emergenza, comunicazioni con i dipendenti.
  • Praticità
    Vale la pena ricordare che il tuo piano di continuità operativa non vale molto di per sé, ma deve essere effettivamente implementabile qualora necessario. Sii realistico mentre sviluppi i piani e assicurati di prendere in considerazione le capacità della tua organizzazione e dei dipendenti, nonché le esigenze e i canali di comunicazione per raggiungere i clienti.
  • Efficienza
    In una situazione di emergenza, la complessità può essere il nemico. In tempi di forte stress e in caso di guasto dell'infrastruttura, per il personale sarà ancora più difficile del solito svolgere le attività. Cerca di mantenere i tuoi piani più chiari e precisi possibile, in modo che i responsabili possano agire rapidamente con le risorse di cui dispongono.
  • Adattabilità
    I piani di continuità operativa dovrebbero essere completi, ma devono anche lasciare spazio all'adattabilità. Le emergenze hanno la tendenza a evolversi in modo inaspettato e non vi sono molte possibilità di avere un piano che affronti ogni possibile situazione. Insegna al personale a rispondere in modo intelligente alle situazioni di emergenza e includi un monitoraggio costante nel piano per poter orientare il tuo approccio in qualsiasi momento.

 

In poche parole, il tuo piano di continuità operativa deve affrontare efficacemente le realtà della situazione e fornire una tabella di marcia chiara e adattabile per la tua organizzazione. A tale scopo, il piano di continuità operativa deve includere diversi componenti fondamentali.

Strategia
Gli aspetti del piano devono affrontare il modo in cui il personale sarà in grado di completare le attività standard per tutta la durata dell'emergenza. La strategia dovrebbe essere volta a garantire la continuità delle operazioni aziendali.

Organizzazione
Il piano di continuità operativa deve definire le responsabilità dei diversi dipendenti in caso di emergenza. Deve anche affrontare questioni relative alla struttura e alle comunicazioni come gli alberi delle chiamate.

Processi
Identificando i processi di business e IT critici, il piano determina chiaramente quali processi hanno la massima priorità per mantenere l'operatività aziendale.

Tecnologia
Insieme ai processi, il tuo piano di continuità operativa deve affrontare i sistemi, le reti e le tecnologie vitali per il backup di dati e applicazioni e consentire operazioni e produttività senza interruzioni.

Rischio del Fornitore
Il piano di continuità operativa dovrebbe anche tenere conto del modo in cui le situazioni di emergenza possono influenzare i tuoi fornitori e fornitori terzi e come la loro interruzione potrebbe avere un impatto sulla tua attività. Analogamente, comprendere i piani di continuità dei fornitori ti aiuta a prevedere alcune delle variabili durante la creazione dei piani.

Così come il tuo piano di continuità operativa deve fornire un approccio graduale per mitigare le interruzioni dell'attività, vi sono alcuni passaggi che potresti voler seguire nella creazione del tuo BCP. Quando inizi a sviluppare il piano, prendi in considerazione di includere quanto segue:

Analisi dell'impatto aziendale

Probabilmente, il primo passo verso la creazione di un BCP efficace è l'esecuzione di un'analisi dell'impatto aziendale (BIA, Business Impact Analysis). Questa analisi aiuta a identificare e valutare il potenziale impatto aziendale di disastri ed emergenze, inclusi mancati guadagni, ritardi delle entrate, aumento delle spese, sanzioni normative, penali contrattuali o perdita di bonus contrattuali, insoddisfazione dei clienti e ritardo di nuovi piani di business. Ciò fornirà informazioni sulle funzioni sensibili al tempo.

Pianificazione del ripristino di emergenza

Il ripristino di emergenza, un sottoinsieme della pianificazione della continuità operativa, si concentra sui passaggi necessari a ripristinare i sistemi di supporto vitali, inclusi hardware, comunicazioni e asset IT. Mentre la continuità aziendale ha lo scopo molto più ampio di garantire la continuazione dei normali processi aziendali durante i periodi di emergenza, la pianificazione del ripristino si concentra sul ripristino dei sistemi danneggiati e dei dati persi, nonché sulla promozione di un rapido ripristino delle capacità precedenti all'emergenza.

Pianifica la gestione del ripristino degli esercizi

Il test è un aspetto critico del tuo programma BCM, che dimostra l'effettiva capacità funzionale della documentazione e implementazione tecnica. Ciò è essenziale per migliorare l'efficacia e la fruibilità del piano durante le interruzioni simulate e reali.

Gestione delle crisi

La gestione delle crisi fornisce capacità per esercitare e attivare la continuità durante un evento di crisi reale. Una gestione efficace delle crisi riduce al minimo gli impatti finanziari, reputazionali, legali e normativi.

Se il 2020 ci ha insegnato qualcosa, è che le interruzioni sono inevitabili e la resilienza fa una grande differenza per la nostra sopravvivenza e la posizione rispetto alla concorrenza. Purtroppo, la pandemia globale ha colto di sorpresa molte aziende e, di fronte a un'emergenza senza precedenti, molte di esse non sono state in grado di affrontarla. Per quasi 100.000 aziende statunitensi, le chiusure temporanee hanno portato a chiusure permanenti (Fonte Fortune).

Un piano di continuità operativa definisce le priorità e gli orientamenti sotto pressione. Di fronte a eventi e interruzioni imprevisti, la continuità aziendale fornisce una roadmap per garantire il funzionamento continuo e meno errori o sorprese. Questo è importante per una serie di motivi:

I disservizi e le interruzioni sono in aumento

Se ritieni che negli ultimi anni ci sia stato un numero di interruzioni superiore alla media, potresti avere ragione. Ricerche recenti suggeriscono che le interruzioni che causano un'interruzione significativa del servizio stanno diventando più gravi, più costose e di maggiore durata.

Con l'aumento delle interruzioni e dei disservizi, le aziende che sono in grado di mettere in campo un piano di continuità operativa efficace avranno un chiaro vantaggio competitivo sulle organizzazioni che non lo fanno.

I BCP aiutano a evitare e a ridurre al minimo le interruzioni

Un piano di continuità operativa non impedirà il verificarsi di emergenze: un terremoto, una violazione dei dati di terzi o persino un guasto dell'hardware di rete sono tutti elementi che nemmeno un BCP può evitare. Ciò che un piano di continuità operativa può fare, tuttavia, è evitare e ridurre al minimo l'interruzione del business a causa di queste emergenze.

Un piano di continuità operativa efficace delinea i passaggi che la tua organizzazione dovrà intraprendere per ridurre la gravità e la durata delle interruzioni. Includendo un'analisi approfondita delle minacce potenziali, un elenco di contatti di emergenza fuori sede e in loco, nonché strategie e responsabilità dettagliate per ogni evento che potrebbe verificarsi, la tua organizzazione avrà la guida di cui ha bisogno per mitigare potenziali danni.

I BCP promuovono la conformità normativa

La continuità operativa è una buona idea per qualsiasi azienda in qualsiasi settore. Tuttavia, per alcune organizzazioni critiche, avere un piano di continuità operativa è obbligatorio per legge. Le aziende nei settori governativo, finanziario e sanitario, ad esempio, sono ritenute altamente responsabili dello stato delle proprie operazioni e dei propri dati in caso di interruzione. Anche le aziende di altri settori possono essere ritenute responsabili dei danni derivanti dalla mancata continuità operativa.

La pianificazione della continuità operativa offre numerosi vantaggi per la tua organizzazione. Qui sono elencati in dettaglio alcuni dei vantaggi più importanti:

Mantenere le operazioni aziendali

Un piano di continuità operativa affidabile ti consentirà di rimanere operativo anche in caso di emergenza che potrebbe potenzialmente causare interruzioni.

Conservare la reputazione del marchio

Gestire efficacemente le situazioni di emergenza senza un calo evidente dei servizi dimostra la qualità della tua attività, migliorando la soddisfazione del cliente nel processo.

Costruire la fiducia dei clienti

I clienti si affidano alla tua attività per molti aspetti: servizi digitali, alimentazione, accesso a denaro o pagamenti, assistenza sanitaria, comunicazione; e la tua continuità consente loro la continuità. Sono inoltre più consapevoli che mai della necessità di una sicurezza dei dati affidabile nelle organizzazioni con cui scelgono di fare affari. Quando si verificano interruzioni, si aspettano che le aziende si riprendano rapidamente. Un'efficace continuità operativa dimostra l'impegno dell'organizzazione nel servire i propri clienti, indipendentemente da ciò che potrebbe accadere.

Costruire la fiducia dei dipendenti

Quando i dipendenti comprendono i passi da compiere in caso di emergenza, sono più fiduciosi nella leadership della loro azienda e più disposti a fidarsi delle decisioni. Inoltre, poiché i dipendenti vengono formati per un'efficace continuità aziendale, diventano più abili nel risolvere interruzioni ed emergenze meno importanti e gravi, e accusano meno stress sotto pressione.

Acquisire un vantaggio sulla concorrenza

Nonostante gli ovvi vantaggi, molte organizzazioni hanno una continuità operativa scarsa o nulla. Pertanto, quando si verificano interruzioni e queste organizzazioni non riescono a funzionare in modo efficace, è probabile che i clienti si rivolgano ad aziende in grado di resistere alla tempesta. Infatti, in uno studio condotto su circa 1.800 aziende in un periodo di 25 anni, la resilienza di fronte agli eventi emergenti rappresenta circa il 30% della performance a lungo termine (fonte: BCG Henderson Institute).

Mitigare il rischio finanziario

Ci sono una serie di vantaggi aziendali associati ai BCP, ma i vantaggi finanziari non vanno trascurati. Le perdite finanziarie dovute a un'interruzione dell'attività, inclusi guasti del sistema, interruzione dell'alimentazione e violazioni dei dati, possono avere un impatto negativo significativo sull'organizzazione; la gestione della continuità operativa aiuta a evitare o a ridurre questo rischio.

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