Che cos'è la mappatura del flusso di valore (VSM)?

La VSM aiuta le aziende a illustrare, analizzare e migliorare visivamente ogni fase della fornitura di un prodotto o servizio.

Qualsiasi azienda che interagisce con la clientela deve riconoscere l'importanza di fornire valore. Senza un valore dimostrabile e quantificabile, non è possibile far fare alla clientela il salto da acquirente ad appassionata. Tuttavia, man mano che i mercati crescono e gli utenti scoprono sempre più opzioni di acquisto, diventa sempre più difficile creare proposte di valore che si distinguono dalla massa. La soluzione può essere offerta dalla gestione del flusso di valore e dalla mappatura del flusso di valore.

La mappatura del flusso di valore (VSM) è un sottoinsieme della gestione del flusso di valore, un processo di integrazione di ogni aspetto del workflow aziendale, vale a dire un processo end-to-end di sviluppo e distribuzione di software alla clientela. La gestione del flusso di valore opera in un ciclo continuo, partendo dai feedback della clientela che guidano la domanda e terminando con la gestione operativa delle funzioni che supportano tale domanda, che a sua volta genera un nuovo feedback. Questo workflow aziendale è supportato dall'integrazione di soluzioni tecniche in ogni fase del processo, dall'assegnazione di priorità alla pianificazione fino alla costruzione, ai test e all'implementazione, fino alla gestione operativa e dei servizi.

Ma l'integrazione descrive solo la meccanica della mappatura del flusso di valore; il vero valore deriva più specificatamente dal valore per la clientela. Il workflow deve essere in grado di ottimizzare il flusso di valore per la clientela e, per estensione, per l'azienda. Inoltre, un VSM efficace consente di identificare e risolvere i colli di bottiglia, vedendo l'azienda come flusso integrato, non come una serie di punti individuali. La mappatura del flusso di valore descrive gli aspetti di creazione di report della gestione del flusso di valore.

La mappatura mette il valore in primo piano e al centro dell'intero processo di sviluppo e fornitura. Sotto forma di diagrammi di flusso altamente visivi, la VSM utilizza simboli e frecce direzionali per rappresentare le attività lavorative e i workflow. Tuttavia, ciò che rende la VSM diversa dai diagrammi di flusso tradizionali è che si concentra sul valore. Ogni elemento associato a ogni fase del processo viene quantificato come valore aggiunto (o non aggiunto) per la clientela. L'azienda può quindi rivedere, revisionare o riconsiderare le attività che non aggiungono valore in modo chiaro per il cliente.

La mappatura dei flussi di valore fa parte dell'approccio Lean alle attività aziendali, massimizzando il valore e riducendo al minimo gli sprechi. Lean definisce "valore" tutto ciò per cui la clientela è disposta a pagare. Ciò include servizi, prodotti, funzioni, assistenza, ecc. pertinenti. Lo spreco descrive le fasi o gli aspetti del processo per i quali la clientela non è interessata a pagare, ad esempio difetti, tempi di attesa, funzionalità di basso valore, processi di documentazione o approvazione non necessari, cambio di attività e ricerca di informazioni.

Lo scopo alla base della mappatura del flusso di valore è relativamente semplice: aiutare la tua azienda a visualizzare e migliorare interi processi, identificando e distinguendo tra fasi di valore aggiunto e di spreco. È quindi possibile semplificare questi processi per offrire maggiore valore alla clientela.

Il risultato finale è un'immagine strutturata di come gli articoli fluiscono attraverso il flusso di valore e di dove possono essere apportati dei cambiamenti per migliorare il processo nel suo insieme. In altre parole, la VSM riguarda la riduzione delle fasi inutili che ostacolano la fornitura di valore alla clientela.

Man mano che la domanda aumenta e i processi di sviluppo diventano più complessi, può essere facile perdere di vista la clientela. La VSM riallinea l'attenzione, identificando gli aspetti dei processi a cui la clientela è realmente interessata. Mette in primo piano le sue esigenze, i suoi desideri e le sue preoccupazioni e ti aiuta a creare il percorso più rapido ed efficiente per raggiungere la soddisfazione della clientela.

In sostanza, la mappatura del flusso di valore agisce come rappresentante della clientela, assicurandosi che la sua voce venga ascoltata in ogni fase di sviluppo.

Inoltre, la VSM scompone i silos di informazioni, che sono dannosi. Offre una visione unificata dei processi complessivi a tutti i soggetti coinvolti, dai e dalle leader aziendali ai e alle responsabili di reparto alle persone che fanno parte dei team. Ogni soggetto coinvolto può vedere il proprio contributo specifico, dove si inserisce nell'insieme e come contribuisce a un risultato finale prezioso e focalizzato sulla clientela. Inoltre, creando un'istantanea olistica dei processi esistenti, è possibile facilmente confrontare gli stati precedenti con gli approcci rivisti e valutare se i cambiamenti hanno avuto un impatto positivo.

Infine, la VSM è uno strumento eccezionale per riunire attori e attrice chiave e decision maker su una visione condivisa. In un lasso di tempo relativamente breve, è possibile allineare team e reparti, ottenere il consenso dei leader e delle leader e stabilire obiettivi e KPI fondamentali.

Sebbene la mappatura del flusso di valore sia sempre focalizzata sul valore incentrato sulla clientela, può svolgere diversi ruoli strategici. A seconda degli obiettivi specifici che un'azienda o un reparto desidera raggiungere, la VSM applicata a diversi livelli e che coinvolge team e stakeholder diversi può apportare benefici diretti a ogni aspetto di un'azienda. I/le dirigenti e i/le team leader possono utilizzare la VSM come strumento strategico per chiarire e semplificare le iniziative a livello aziendale. Allo stesso tempo, sviluppatori e sviluppatrici e personale specialistico traggono vantaggio dalla VSM creando roadmap più dirette e processi di produzione con meno sprechi. In questo modo, possono produrre sempre più prodotti migliori.

Tuttavia, indipendentemente dai vantaggi offerti dalla mappatura del flusso di valore in tutta l'azienda, alla fine è la clientela a trarre il massimo vantaggio. La VSM consente alle organizzazioni di fornire agli e alle acquirenti una qualità migliore con meno risorse e di lavorare sempre per migliorare la propria offerta. Concentrandosi soprattutto e innanzitutto sul valore, le aziende con una VSM efficace soddisfano e superano in modo più coerente le aspettative della clientela.

Il prodotto finale della VSM è essenzialmente un diagramma di flusso, ma, se si inizia a utilizzare la VSM, prima di cominciare a scrivere alla lavagna, è necessario eseguire alcune operazioni importanti. Di seguito sono riportate le fasi principali della VSM.

1. Identificare il prodotto o la famiglia di prodotti

Il primo passo consiste nel determinare quali processi di prodotti o famiglie di prodotti si desidera gestire. È necessario tenere presente che i nuovi team o coloro che non hanno esperienza con la VSM potrebbero avere bisogno di una formazione sulla VSM.

2. Ottenere il consenso dalla leadership

La mappatura del flusso di valore offre vantaggi significativi a tutte le aziende. Tuttavia, rivedere i processi consolidati può essere un'impresa difficile e dispendiosa in termini di tempo e denaro. Prima di entrare nel cuore del processo di VSM, è necessario assicurarsi che la leadership sia coinvolta e disponibile a offrire il suo supporto. È utile prendere in considerazione la possibilità di iniziare con una VSM semplificata che dimostri il potenziale valore e condividilo con i/le decision maker prima di iniziare qualsiasi attività più completa.

3. Determinare i problemi da risolvere per il flusso di valore

Una fase imprescindibile è l'identificazione dei problemi che potrebbero limitare il valore percepito dalla clientela. Quali sono le preoccupazioni della clientela? Quali aspetti andrebbero cambiati secondo la clientela? Che cosa potrebbe spingere la clientela ad abbandonarti? La tua clientela definisce quali fasi dei tuoi processi sono "preziose", pertanto incorporare eventuali dati o analisi pertinenti disponibili per aiutarti a determinare quali problemi si stanno affrontando.

4. Impostare l'ambito del progetto

Il flusso di valore copre ogni fase della produzione e della fornitura di un prodotto o di un servizio, ma la tua VSM non deve farlo. Puoi decidere personalmente su quale flusso di valore vuoi concentrarti. Prenditi il tempo necessario per determinare l'ambito del tuo progetto di VSM, in modo da poterti concentrare sulle aree più importanti al momento.

5. Raccogliere i dati di processo

Tenendo a mente l'ambito del progetto, si devono seguire le fasi del processo incluse nella fornitura del prodotto o del servizio. Durante questa operazione, è necessario prestare particolare attenzione ai flussi di informazioni, alle attività lavorative e alla capacità di produrre valore per la clientela. Valorizza le prestazioni in ogni fase e aggiungi i dati di processo alla mappa del flusso di valore.

6. Valutare le fasi del processo

Esamina attentamente ogni fase del processo. Quali sono le fasi utili e quali quelle che la clientela non è interessata a rimuovere? Quali fasi creano sempre risultati evidenti? Quali sono disponibili quando sono necessarie? Quali sono in grado di soddisfare le richieste dei clienti? Infine, quali fasi sono sufficientemente flessibili da potere essere utilizzate tra più prodotti all'interno di una famiglia di prodotti?

7. Mappare il movimento del prodotto

Il passaggio di un prodotto da una fase all'altra può avere un impatto significativo sull'esperienza dell'utente finale. È necessario individuare i punti di contatto di comunicazione pertinenti e identificare le aree in cui i prodotti e i flussi di informazioni si muovono liberamente senza ritardi evidenti, nonché le aree in cui i livelli di inventario potrebbero indicare colli di bottiglia o altri problemi che influiscono negativamente sulla movimentazione dei prodotti.

8. Creare una sequenza temporale

Considerando ogni fase del processo, è necessario mappare il processo e i tempi di consegna. Ricorda che l'obiettivo è creare valore, ma anche cercare di individuare ed eliminare gli sprechi. Si deve controllare e monitorare i livelli di inventario durante tutto il processo, annotare le inefficienze e identificare eventuali squilibri tra i tempi di elaborazione e i tempi di fornitura. In questo modo, sarà possibile avere un'idea chiara di dove sono sulla mappa gli sprechi, in modo da potere prendere le misure necessarie per liberarli.

9. Esaminare la VSM

A questo punto, la mappatura del flusso di valore deve essere essenzialmente completa. È necessario fare un passo indietro e guardare il quadro generale. Controllare ogni parte del processo mentre si evolve e interagisce con le altre rende gli sprechi più evidenti.

10. Creare una VSM futura o ideale

Una volta che hai identificato chiaramente i problemi dei processi, la tua ultima fase è creare una mappatura del flusso di valore ideale, priva di sprechi inutili e completamente dedicata al valore. Questa mappatura fungerà da obiettivo per la tua azienda, guidando il lavoro e facilitando la comunicazione e, potenzialmente, estendendo le attività tra i vari reparti. Pertanto, assicurati di lavorare con la tua leadership. Disporre di una VSM ideale che è possibile implementare al posto dei processi esistenti è l'obiettivo finale della mappatura del flusso di valore, quindi prenditi il tempo necessario e fai la scelta giusta.

Come sottolineato in precedenza, la VSM definisce gli sprechi come ciò che non fornisce valore diretto alla clientela. Ecco diversi tipi di sprechi che la mappatura del flusso di valore può aiutare a identificare ed eliminare:

Trasporto

Le merci vengono spostate da un luogo all'altro. Talvolta si creano spostamenti in eccesso e doppie movimentazioni.

Risoluzione degli errori

Costi, tempi e sforzi associati all'identificazione e alla correzione di difetti o di altri errori.

Produzione in eccesso/ritmo più rapido del necessario

Produzione che supera la domanda. La produzione in eccesso di solito comporta più modifiche di quante la clientela possa consumare e può avere un impatto negativo su produttività, qualità e flusso di produzione.

Elaborazione in eccesso

Svolgere più lavoro o avere troppe fasi in un prodotto o servizio rispetto alle esigenze della clientela. Ciò potrebbe causare movimenti non necessari, nonché un struttura e una comunicazione poco efficienti.

Attesa

Prodotti, persone o attrezzature che non sono attualmente impegnate a portare avanti il processo.

Quando si è pronti per iniziare con la mappatura del flusso di valore, ecco quattro best practice che ti aiuteranno a ottenere il massimo dal tuo utilizzo.

Definisci la tua VSM a mano

Durante la creazione della VSM, non preoccuparti di produrre qualcosa di visivamente raffinato. Utilizza invece un foglio di carta o una lavagna bianca per documentare i passaggi e identificare le aree di spreco. Una volta che la VSM è finalizzata ed è pronta a creare la versione ideale, è possibile utilizzare un software dedicato per fare qualcosa che vale la pena condividere all'interno dell'organizzazione.

Sperimenta direttamente il flusso di valore

Non limitare la tua mappatura del flusso di valore a una sola posizione. Laddove possibile, vai dove avvengono le fasi e sperimenta tu stesso la realtà di ciò che sta accadendo. Se non riesci a "percorrere" l'intero flusso di valore e ti basi su supposizioni e resoconti di altre persone, probabilmente perderai informazioni fondamentali.

Esegui più passaggi

Percorrere il flusso di valore non dovrebbe essere un'operazione da fare una tantum. Una panoramica iniziale è solo la base per ottenere una panoramica generale del flusso, ma deve essere seguita da una panoramica più dettagliata per identificare specifiche aree di interesse e avere un quadro più completo. Molte aziende scoprono inoltre che ricostruire il percorso all'indietro (dal prodotto finale alla produzione iniziale) fornisce informazioni più dettagliate su alcuni problemi.

Chiediti perché

La VSM si occupa del miglioramento dei processi. Tuttavia, non basta capire semplicemente come si fa qualcosa: è necessario chiedersi perché viene fatto in quel modo. Continua a chiedere perché fino a quando non comprendi le cause originarie e le intenzioni iniziali dietro fasi specifiche, in modo da poterle rivedere, sostituire o rimuovere, se necessario.

Secondo Forrester Wave™: Value Stream Management Solutions, Q3 2020, ServiceNow è una delle principali fornitrici di soluzioni di VSM al mondo. Sfruttando le funzionalità di una combinazione di DevOps e ITBM, utilizzando la Now Platform e operando in combinazione con Governance, Risk and Compliance, IT Operations Management e IT Service Management, la ServiceNow VSM offre alle aziende numerosi vantaggi chiave, tra cui:

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