Che cos'è la gestione del portfolio progetti (PPM)?

La gestione del portfolio progetti (PPM) è una strategia per allineare e gestire progetti e programmi connessi, interconnessi e dipendenti.

Il portfolio progetti è composto da programmi, processi, operazioni e progetti raggruppati in base alla loro importanza strategica per un'organizzazione e ai suoi obiettivi. Ma anche se questi progetti possono essere allineati strategicamente, fare in modo che funzionino nel loro complesso può essere un'attività difficile e complessa. La PPM aiuta a semplificare questa attività, creando una visione d'insieme dei progetti come se fossero una singola entità e aiutando le organizzazioni a determinare le priorità e la sequenza giusta per massimizzare i profitti.

Aspetti della gestione del portfolio progetti

Data la similarità della convenzione di denominazione, i termini "gestione del portfolio progetti" e "gestione progetti" vengono talvolta utilizzati come sinonimi. Tuttavia, descrivono due diverse strategie, ciascuna con i propri casi di utilizzo e obiettivi associati.

Gestione progetti è un termine generico che descrive le strategie, gli strumenti e le tecniche utilizzati nella gestione di un progetto. I progetti sono temporanei, esistono per un determinato periodo di tempo e, idealmente, portano a un prodotto o un servizio finito. Gli uffici gestione progetti (PMO) e i/le responsabili di progetto utilizzano la gestione progetti per facilitare il completamento dei progetti definendo costi e budget, allocando risorse e assegnando responsabilità e segnalandoli agli/alle stakeholder.

La gestione del portfolio progetti coordina e analizza il possibile valore degli incassi (portfolio) correlati a progetti, programmi e richieste. La PPM è un approccio di livello superiore che collega la gestione progetti alla gestione aziendale, aiutando le aziende a selezionare i progetti in base all'allineamento o al supporto degli obiettivi aziendali.

La PPM offre una visione olistica e in tempo reale dello stato e dell'integrità dei gruppi di progetto, nonché delle risorse e delle interdipendenze associate. Se utilizzata in modo efficace, offre alcuni vantaggi chiave.

Miglioramento della selezione progetti

Il successo dell'azienda dipende dalla scelta dei progetti giusti in base a obiettivi, rischi, risorse, ecc. Purtroppo, il processo di selezione non è sempre chiaro e spesso porta le aziende a intraprendere progetti che non sono in linea con i loro obiettivi strategici. In altri momenti, i singoli decision maker o anche interi reparti potrebbero diventare troppo concentrati su pet project, utilizzando tempo e risorse preziose per perseguire certi progetti sacrificandone altri.

La PPM facilita un processo di selezione dei progetti migliorato grazie all'integrazione di dati affidabili, modelli di punteggio e altri approcci quantitativi e qualitativi per garantire che i progetti vengano selezionati in base ai criteri pertinenti. Allo stesso tempo, i progetti attuali che non contribuiscono agli obiettivi dell'organizzazione possono essere identificati e rimossi dal portfolio in modo semplice e obiettivo.

Riduzione dei rischi per l'organizzazione

I rischi del progetto non sono sconnessi dal resto, sono strettamente legati al potenziale di rendimento, rendendo determinati rischi giustificabili e altri no. La PPM offre alle aziende una visione chiara dei rischi e dei rendimenti dell'intero portfolio progetti, rivelando quali rischi vale la pena assumersi e quali no.

Gli strumenti di stima della PPM consentono di analizzare i costi di progetto e confrontarli con i potenziali vantaggi, mentre gli avvisi incorporati sono di supporto ai PMO e ai/alle responsabili di progetto di identificare e risolvere rapidamente ritardi, sforamenti del budget e problemi tecnici prima che possano creare problemi di entità maggiore. Una gestione del portfolio progetti implementata correttamente riduce al minimo i rischi legati al progetto, consentendo alle organizzazioni di affinare il portfolio in modo da includere solo i progetti che offrono un valore sufficiente a compensare i potenziali rischi.

Miglioramento della comunicazione

Quando i progetti vengono valutati e gestiti singolarmente, possono creare silos tra singoli individui, reparti e decision maker. La PPM riunisce questi stakeholder, consentendo loro di coordinarsi olisticamente sull'intero portfolio progetti e di creare un team più coeso.

La PPM scompone le barriere tra i progetti, offrendo ai/alle leader aziendali un'ampia visione dell'impatto complessivo dei progetti correlati, piuttosto che obbligarli/e a valutare e a scegliere solo da una rosa limitata di progetti specifici. Ciò significa un flusso di comunicazione migliorato che include tutte le persone coinvolte e un processo decisionale più informato.

Riduzione dei tempi di consegna dei progetti

L'esecuzione di un progetto dalla concezione alla consegna comporta una complessa serie di azioni. Fattori imprevisti possono creare (e creano) complicazioni che spesso determinano ritardi nei progetti e costringono i/le responsabili di progetto a correggere le scadenze, aumentando nel contempo la spesa. Sfortunatamente, quando i progetti superano il budget o il tempo previsto per il loro svolgimento, il loro potenziale ritorno inizia a calare drasticamente. I progetti in stallo distolgono inoltre le risorse da altre attività essenziali, influenzando l'azienda oltre l'ambito del progetto stesso.

La PPM incorpora la creazione intuitiva di report in tempo reale, in modo che i/le responsabili possano identificare deviazioni, colli di bottiglia e altri problemi che potrebbero rallentare o fare deragliare i progetti. Possono quindi intraprendere azioni correttive immediatamente per rimettere il progetto sui binari giusti prima che sia troppo tardi per recuperarlo.

Aumento del ROI

L'obiettivo finale di quasi tutti i progetti è quello di generare più ricavi rispetto a quanto speso nella creazione e nella realizzazione del progetto. Il Return on Investment (ROI) è sempre stato un parametro affidabile con cui misurare il successo del progetto e la PPM è progettata per garantire che i progetti perseguiti e inclusi nel portfolio siano quelli che genereranno un ritorno positivo significativo in termini di denaro e risorse investite.

Attraverso processi di selezione migliorati, una comunicazione più efficace tra i vari livelli, una riduzione dei rischi associati ai progetti e una maggiore probabilità che i progetti vengano completati nei tempi e con il budget previsto, la PPM aiuta a garantire che gli investimenti nei progetti si ripaghino da soli e contribuiscano a far crescere le aziende che li forniscono.

Sebbene il termine gestione del portfolio progetti possa essere utilizzato essenzialmente per descrivere qualsiasi strategia per la gestione di gruppi di progetti, la PPM di successo tende a seguire una cinque fasi definite. Queste fasi consentono alle organizzazioni di prendere in esame la gamma completa di potenziali progetti che desiderano perseguire e di perfezionarli fino a quando non vengono lasciate solo le opzioni che soddisfano criteri di selezione predefiniti in base a ROI, efficienza, rischio, allineamento strategico e molto altro.

In altre parole, le cinque fasi della PPM aiutano le aziende a definire le priorità, a delineare progetti poco redditizi e a concentrare il proprio tempo e le proprie risorse solo sui progetti a maggiore impatto. Tali fasi assicurano inoltre che tutti i progetti approvati operino nell'ambito della strategia aziendale e che il portfolio sia correttamente bilanciato in termini di rischio e risultati.

Tenendo presente questo, le cinque fasi sono le seguenti:

1. Identificare l'ambito della propria azienda e del proprio portfolio

La gestione del portfolio progetti è uno strumento essenziale per fare in modo che i progetti contribuiscano positivamente al successo aziendale. Ma prima che possano farlo, è necessario definire il concetto stesso di successo. Prima di iniziare con la PPM, è necessario descrivere chiaramente gli obiettivi strategici dell'organizzazione e definire altrettanto chiaramente i parametri per la valutazione dei progetti. I criteri di valutazione possono assumere diverse forme, ma generalmente si basano su obiettivi finanziari o su altri parametri di valutazione, come l'allineamento della strategia, la fattibilità tecnica o l'attrattività del mercato.

Se le aziende non definiscono chiaramente che cosa significa successo e valore per loro, sono costrette a effettuare selezioni di progetti basate su criteri meno concreti che portano alla creazione di un portfolio sbilanciato in termini di rischio, rendimento o rilevanza strategica.

2. Gestire idee di progetto

Una volta identificati gli obiettivi strategici e data una definizione di successo e valore, le organizzazioni possono iniziare a costruire questa base per creare portafogli di progetti.

Per iniziare, è necessario raccogliere tutti i potenziali progetti, utilizzando i dati ricavati dal feedback dei clienti, dai dipendenti, dai responsabili, dalla pianificazione strategica e dai requisiti di conformità e regolamentazione. Successivamente, è necessario aggiungere i progetti correnti e in corso all'inventario dei progetti, in modo che anche essi possano essere valutati e giustificati o interrotti. Poi, si devono raccogliere tutti i dati su questi progetti affinché possano essere valutati in base ai criteri stabiliti nella fase 1. In seguito, è necessario includere stime sulle dipendenze e sulle risorse necessarie per ogni progetto candidato fino al completamento. Questi numeri non devono essere completamente accurati in questo momento. Sono sufficienti approssimazioni di alto livello per identificare i potenziali progetti in questa fase, con la consapevolezza che un maggior numero di progetti richiederà una convalida più precisa prima dell'esecuzione.

3. Dare priorità ai progetti

La fase successiva del processo consiste nel determinare quale combinazione di progetti creerà il maggior valore totale possibile per il portfolio. Utilizzando i criteri di valutazione stabiliti in precedenza, è possibile creare un grafico che confronta e classifica i progetti candidati. Le classifiche possono essere stilate in base al valore finanziario stimato o ad altri punteggi di valore. In seguito, è necessario disporre i progetti sul grafico dal valore più alto al valore più basso.

Una volta che tutti i progetti candidati sono stati classificati, è necessario iniziare ad allocare le risorse disponibili, dando priorità ai progetti di maggior valore. Quando tutte le risorse esauriscono, bisogna eliminare i progetti che non danno valore a sufficienza per ricevere risorse, creando una cut line e stabilendo provvisoriamente quali progetti saranno inclusi nel portfolio e quali no. Questo portfolio però non è scolpito nella pietra: sarà necessario discuterlo, riesaminarlo e monitorarlo. La fase di definizione delle priorità del progetto aiuta semplicemente a stabilire le baseline e fornisce dati per prendere decisioni più informate.

4. Convalidare i progetti proposti

Le prime fasi della gestione del portfolio progetti si basano su stime di risorse e costi per creare una stima astratta e di alto livello del valore e dei rendimenti del progetto. Tuttavia, quando il portfolio è quasi completo, queste stime devono essere convalidate. È necessario lavorare con coloro che eseguono i progetti e che possono fornire numeri più concreti e prendere in considerazione possibili colli di bottiglia, disponibilità delle competenze, dipendenze e qualsiasi altro fattore che potrebbe avere un impatto sulla fattibilità del progetto.

Sebbene vi siano sempre variazioni non contabilizzate, un'analisi più approfondita e più consapevole della fattibilità contribuirà ad assicurare che nel portfolio siano inclusi solo i progetti con le migliori possibilità di successo.

5. Misurare, monitorare e gestire

Una volta che il portfolio proposto è stato perfezionato e concordato e i singoli progetti sono stati adeguatamente convalidati, la fase finale è quella di attuare il portfolio. È necessario avviare i progetti e iniziare a misurare le prestazioni, monitorare i progressi di ogni progetto e gestirli in modo continuativo per assicurarsi che soddisfino gli obiettivi stabiliti.

I PMO e i/le responsabili di progetto devono collaborare a stretto contatto in questa fase e allinearsi con il responsabile del portfolio per raccogliere i dati rilevanti sulla performance, allocare e riallocare le risorse e pianificare e avviare le revisioni. Questi/e stakeholder devono inoltre essere pronti e in grado di apportare, ove necessario, modifiche al portfolio e ai progetti che lo costituiscono. Questa fase finale è continua e durerà per l'intera vita del portafoglio.

Un portfolio correttamente gestito può offrire vantaggi significativi a qualsiasi organizzazione, ma le complessità legate al cambiamento delle esigenze e alla scalabilità dei progetti possono rendere la gestione del portafoglio progetti molto difficile. ServiceNow, leader mondiale nella gestione IT, offre la soluzione perfetta a tale scopo.

ServiceNow Project Portfolio Management gestisce i risultati per aiutare le organizzazioni a creare valore, accettare l'incertezza con una pianificazione flessibile e fornire soluzioni di portfolio più rapide tramite la scalabilità del lavoro. Basata sulla rivoluzionaria Now Platform, la ServiceNow Project Portfolio Management include potenti funzioni progettate per semplificare e ottimizzare il processo PPM.

La pianificazione delle roadmap aiuta ad allineare team e investimenti con gli obiettivi aziendali stabiliti. La pianificazione di scenari utilizza l'analisi "what-if" per valutare i progetti in base a possibilità mutevoli. La gestione dell'innovazione facilita la collaborazione tra i team, accelerando la raccolta e la valutazione efficienti delle idee. Il finanziamento degli investimenti aiuta ad allocare risorse fondamentali utilizzando obiettivi strategici, portafogli e servizi aziendali. La gestione della domanda centralizza le richieste aziendali e del reparto IT, migliorando il processo d'investimento di nuovi prodotti e servizi in linea con le principali iniziative aziendali. Il risultato finale? Visibilità ottimale su progetti e portafogli, oltre a maggiore adattabilità, flessibilità, velocità e allineamento strategico.

Inizia a utilizzare Project Portfolio Management

La Project Portfolio Management è disponibile con ServiceNow IT Business Management ed è la soluzione efficace per ottimizzare il portfolio progetti e produrre valore aziendale.