Che cos'è la gestione dei progetti IT?

La gestione dei progetti IT (ITPM) descrive la pianificazione, la programmazione, la consegna, il monitoraggio e il reporting coinvolti nella guida al completamento dei progetti IT.

La soluzione IT e i progetti che l'hanno incorporata o supportata erano una volta responsabilità esclusiva di settori e aziende IT specifici. Oggi, il panorama aziendale moderno è digitale e i progetti e i programmi basati sulla tecnologia non sono più solo relegati ai soli reparti IT. L'ufficio di trasformazione aziendale, ad esempio, è responsabile di molti progetti e programmi incentrati sull'IT. Pertanto, le organizzazioni e i reparti di ogni tipo includono almeno una forma di componente IT. La gestione dei progetti IT deve essere in grado di gestire progetti IT complessi e di grandi dimensioni che coprono una vasta gamma di obiettivi, campi, tecnologie e altro ancora.

La gestione dei progetti IT è guidata dal/dalla PMO IT e dai/dalle project manager IT. Questi/e manager si assumono le responsabilità di concettualizzare, organizzare, assegnare budget, assegnare e svolgere task progettate per contribuire a raggiungere gli obiettivi IT specifici della propria azienda. Nell'ambito di questo mandato sono previste diverse responsabilità chiave. Queste includono:

Creare un piano

Prima di poter gestire qualsiasi task o risultato finale associato, il/la PMO IT o il/la project manager devono creare una strategia per il progetto, inclusi budget, ambito, strumenti, risorse e tempistiche.

Comporre i membri del team

I/le project manager IT non lavorano in compartimenti stagni, ma si affidano ai team IT per garantire il successo del progetto. Il/la project manager IT dovrà assemblare gli/le specialisti/e giusti, esperti/e in materia e il personale ausiliario in grado di soddisfare le esigenze dell'iniziativa IT.

Assegnare le responsabilità

È responsabilità del/della project manager IT assegnare le task ai membri del team, fornire indicazioni chiare relative all'ambito e agli obiettivi, collaborare con i membri del team per definire scadenze e pianificazioni realistiche e facilitare la collaborazione tra membri del team interni ed esterni, ove necessario.

Gestire il team

Anche se il/la project manager IT probabilmente non svolgerà task specifiche all'interno del progetto, è loro compito garantire che le task vengano completate in modo efficace. Ciò include l'identificazione e l'eliminazione di ostacoli, l'analisi dei rischi, la mitigazione dei problemi, la raccolta di report, la formazione, e molto altro ancora.

Budget di fondi e risorse

I/le project manager IT devono stabilire budget chiari e realistici per i loro progetti. Ciò include la creazione di stime informate sulle spese e l'adeguamento dei piani quando necessario per garantire il rispetto del budget.

Pianificare le scadenze

Gestendo più membri del team con diversi obiettivi, i/le project manager IT sono responsabili della definizione e della comunicazione dei programmi e della gestione delle tempistiche per l'intera durata del progetto.

Comunicare con gli stakeholder

Anche se il/la project manager si assume la maggior parte della responsabilità nella gestione del progetto, probabilmente non è l'unico/a ad aver investito nel progetto. I/le project manager IT devono inoltre fungere da collegamento tra i loro team e altri/e leader, decision maker, sponsor e parti interessate. Il/la project manager è responsabile dell'invio di report di stato per mostrare i progressi e segnalare i problemi.

Documentare i processi

Documentare lo stato di avanzamento del progetto, nonché identificare eventuali problemi imprevisti e altre lezioni apprese può aiutare a garantire che i progetti futuri abbiano maggiori probabilità di raggiungere i propri obiettivi. I/le project manager IT devono tenere traccia dettagliata di eventuali ostacoli, sfide, scorciatoie o altre informazioni acquisite durante il progetto.

Ogni progetto IT è unico. Detto questo, la maggior parte segue un ciclo di vita simile. La gestione dei progetti IT suddivide i progetti IT in cinque fasi distinte:

Avvio

La prima fase della gestione del progetto è incentrata sulla definizione del progetto e sull'ottenimento delle approvazioni necessarie per renderlo realtà. Durante questa fase, il/la manager del progetto IT deve creare un business case chiaro per il progetto, stabilire obiettivi e traguardi sviluppare una comprensione di base dei rischi e dei requisiti del progetto.

Grafica del processo del progetto IT

Pianificazione

Integrando gli obiettivi e altri dettagli identificati nella fase precedente, la fase di pianificazione è quella in cui il/la manager del progetto IT crea una roadmap che i team devono seguire durante il corso del progetto. La fase di pianificazione prevede l'identificazione degli obiettivi, la definizione dei risultati finali, l'assegnazione di responsabilità e task, la creazione di una struttura del progetto, la determinazione di importanti metriche di successo, la pianificazione dei rapporti sullo stato di avanzamento, la definizione di criteri e canali di comunicazione, la scelta delle metodologie e la garanzia dell'accesso del team alle risorse e agli strumenti necessari.

Esecuzione

La fase di esecuzione è probabilmente la fase più lunga ed è quella in cui avviene la maggior parte del lavoro sul progetto. La fase di esecuzione inizia con una riunione con tutti i membri del team e gli stakeholder pertinenti. La riunione deve presentare le persone, i ruoli, le responsabilità, l'ambito e il piano generale del progetto. Deve inoltre stabilire in che modo verranno gestite la comunicazione e il reporting, quali strumenti verranno utilizzati e quali sono i passi successivi necessari per iniziare.

Monitoraggio

Sebbene separato dalla fase precedente, il monitoraggio avviene in contemporanea con l'esecuzione, consentendo al/alla project manager IT di rivedere e valutare costantemente la direzione del progetto. Quando emergono questioni o si manifestano problemi, il monitoraggio continuo consente ai/alle project manager di apportare correzioni in corsa per mantenere il progetto in linea con l'ambito, il budget, le scadenze o gli obiettivi. Questa fase può includere la gestione delle risorse, l'identificazione e la mitigazione dei rischi, l'aggiornamento di budget e pianificazioni, la modifica dei piani, l'organizzazione di riunioni, la raccolta dei report e altro ancora. Al termine di questa operazione e della fase di esecuzione, tutti i risultati finali del progetto devono essere completati.

Chiusura

Una volta che il progetto è stato completato e i risultati finali sono nelle mani del/della cliente, le fasi finali sono la revisione del successo complessivo del progetto e la pianificazione per migliorare progetti simili in futuro. Ciò include l'identificazione e la discussione delle informazioni apprese, l'inventario dei deliverable, l'organizzazione dei documenti e la loro accessibilità, la trasmissione del successo del progetto alle parti interessate e il riconoscimento del contributo dei membri del team.

La gestione dei progetti IT non è un'unica e semplice soluzione per il successo dell'IT; si tratta di una serie di strategie diverse progettate per soddisfare gli obiettivi specifici dell'organizzazione e del reparto. Di seguito sono riportati suggerimenti e Best practice per la gestione dei progetti IT:

Inizia con una valutazione dettagliata del progetto

Prima di intraprendere qualsiasi altra procedura ufficiale, valutare il progetto per stabilire se gli obiettivi sono in linea con gli obiettivi e la strategia dell'organizzazione. Analogamente, valutare i potenziali vantaggi rispetto ai possibili rischi e determinare se il progetto è un uso efficace delle risorse disponibili.

Ottieni i documenti giusti

I progetti IT richiedono una documentazione dettagliata. Prima di eseguire il progetto, stabilisci i documenti necessari e crea una posizione centrale in cui questi documenti elettronici possano essere archiviati e consultati dagli stakeholder e dai membri del team autorizzati/e.

Comunicazione completa

Quando i membri del team lavorano in modo isolato, i progetti perdono rapidamente la direzione. Si consiglia di essere prudenti e di organizzare riunioni quotidiane per aiutare tutti/e a mantenere la rotta e il pieno coordinamento. Una comunicazione completa può essere l'approccio più efficace per identificare e risolvere gli ostacoli al progetto prima che possano causare danni.

Utilizzare un diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è uno strumento ampiamente utilizzato per stabilire task, responsabilità e scadenze lungo il percorso del progetto. L'utilizzo di un diagramma Gantt può aiutare membri del team e stakeholder a fornire una chiara panoramica dello stato attuale del progetto e di ciò che deve accadere per continuare a portare avanti il progetto entro le scadenze stabilite.

Usa i workflow digitali

I moderni workflow digitali sono in grado di incorporare tecnologie di automazione avanzate per garantire che vengano seguite le fasi corrette e che i progetti non vengano rallentati dai processi manuali. I workflow automatizzati possono snellire e semplificare drasticamente le task, come la compilazione di moduli, la richiesta di approvazioni, l'esecuzione di azioni, ecc.

Affidati a software e strumenti di gestione

Strumenti e software efficaci per la gestione dei progetti IT faciliteranno la comunicazione diretta con i membri del team interessati, il monitoraggio dell'avanzamento del progetto in tempo reale e l'accesso ai documenti pertinenti e ad altre risorse in un'unica posizione.

Esamina e rifletti sui punti di forza e i punti deboli

Al termine del progetto, prenditi il tempo necessario per esaminare gli aspetti che sono risultati efficaci, quali sfide sono state affrontate, quali situazioni o variabili inattese potrebbero essere pianificate in futuro e qualsiasi ulteriore intuizione che potrebbe avere un impatto sul modo in cui il team affronta progetti simili in futuro.

La gestione dei progetti IT presenta una serie di sfide uniche. Queste includono:

Dipendenze tra tutti i livelli e i reparti

I progetti IT spesso includono stakeholder di tutta l'organizzazione. Ottenere il loro consenso, soddisfare le esigenze e mantenerle in linea con i progressi del progetto può essere un'impresa difficile, soprattutto quando gli stakeholder potrebbero non essere esperti IT a loro volta.

Comunicazione efficace

La comunicazione delle informazioni rilevanti a coloro che ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, nei termini e nel linguaggio che comprendono, richiede strumenti di comunicazione avanzati in grado di condividere dati e informazioni essenziali in modo facilmente accessibile.

Trasparenza delle scadenze e delle responsabilità

I progetti IT complessi dipendono dal fatto che ogni membro del team sia in grado di comprendere l'intero ambito e lo stato attuale del progetto, quando le task devono essere completate e chi è responsabile di quali azioni intraprendere.

Disallineamento delle metodologie

Esistono quasi infinite possibilità per completare qualsiasi progetto. Lasciati a se stessi, i membri del team possono impiegare metodologie contrastanti, riducendo l'efficienza e creando bottleneck.

Il software di gestione dei progetti IT è progettato per fornire supporto e risorse per facilitare una gestione dei progetti accurata e incentrata sui dati. L'obiettivo finale, naturalmente, è semplificare il lavoro del/della project manager IT, mantenere stakeholder e membri del team nella stessa ottica, migliorare la comunicazione e l'accuratezza per tutti i soggetti coinvolti e affrontare le sfide sopra menzionate.

I vantaggi del software di gestione dei progetti IT includono:

  • Visualizzazione di task, scadenze, dipendenze e responsabilità del progetto utilizzando i diagrammi di Gantt e le strutture di ripartizione del lavoro, rendendo più semplice comprendere relazioni complesse e suddividere lavori di grandi dimensioni in task più piccole e semplici.
  • Dashboard in tempo reale che mostrano lo stato attuale e aggiornato di tutti i progetti IT in corso.
  • Integrazione con la gestione del portfolio di progetti per facilitare processi di sezioni di progetto migliori.
  • Avvisi e notifiche per catturare l'attenzione dei/delle responsabili alla risoluzione dei problemi o all'adozione delle fasi successive.
  • Funzionalità di reporting ricche di dati, compilate e distribuite automaticamente con un semplice clic.
  • Strumenti di tracciamento e monitoraggio per determinare quali task richiedono più tempo e quali membri del team stanno rispettando le aspettative.
  • Workflow personalizzabili per garantire passi successivi efficaci e un avanzamento efficiente del progetto.

 

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