Che cos'è la gestione progetti ibrida?

La gestione progetti ibrida è una forma di project management che combina più approcci gestionali in un'unica metodologia.

Negli ultimi anni, l'approccio ibrido alla gestione progetti è diventato sempre più diffuso. Combinando più metodologie di project management, la gestione progetti ibrida incorpora i vantaggi di altri approcci più consolidati. Sebbene il termine gestione progetti ibrida si riferisca a qualsiasi nuova metodologia creata dalla combinazione di due o più metodi esistenti (come il metodo del percorso critico, Six Sigma, PRINCE2, la mappatura dei risultati ecc.), l'approccio ibrido unisce in pratica il metodo Agile al più tradizionale modello Waterfall.

Di conseguenza, le organizzazioni che impiegano una metodologia Agile ibrida beneficiano generalmente dell'adattabilità, della velocità e delle funzionalità snelle di Agile e della struttura rigida e della chiarezza di Waterfall.

Waterfall vs Agile

Sono molti i fattori possibilmente legati alla maggiore necessità di una gestione progetti ibrida. Tra i tre più importanti vi sono:

  • Aumento della complessità dei progetti
    In quasi tutti i settori, i progetti diventano sempre più complessi e richiedono principi di gestione migliori per essere portati a termine in modo efficace.
  • Aumento della concorrenza sul mercato
    Con l'avvento di nuove tecnologie e l'ingresso di nuovi protagonisti sul mercato, le aziende di tutto il mondo scoprono, se vogliono rimanere competitive, di dover fare di più per anticipare e rispondere in modo proattivo ai problemi che possono emergere.
  • Evoluzione delle aspettative dei clienti
    La maggiore attenzione alla centralità del cliente ha creato un aumento delle aspettative dei clienti, in particolare per quanto riguarda la velocità, la fruibilità e la personalizzazione. Le aziende devono essere in grado di rispondere più rapidamente che mai alle mutevoli esigenze dei loro clienti.

Combinando le metodologie Agile e Waterfall, la gestione progetti ibrida offre evidentemente diversi vantaggi. Tra questi vi sono i seguenti:

Compatibilità

La gestione progetti ibrida combina il meglio di entrambe le metodologie e consente una significativa personalizzazione del progetto stesso, per cui può essere facilmente attuata da qualsiasi team di qualsiasi dimensione, praticamente in qualsiasi settore. Questa maggiore compatibilità la rende spesso la metodologia preferita da quelle organizzazioni che devono essere in grado di interfacciarsi a progetti dei tipi più disparati.

Responsabilità chiare

La gestione progetti ibrida tiene traccia chiaramente, dall'inizio alla fine, di tutto il progetto, dettagliando l'intera portata di esso e le responsabilità di coloro che lo stanno portando a termine. Personale, manager e principali stakeholder possono vedere immediatamente a che punto è il progetto, quali sono i prossimi passi da compiere per portarlo avanti e chi è coinvolto in ogni sua fase.

Pianificazione dettagliata

L'aspetto pianificativo della gestione progetti ibrida, oltre a identificare le responsabilità, consente alle aziende di creare piani dettagliati e stimare accuratamente i costi. Le fasi sono collegate a specifici risultati e a un chiaro processo di revisione, mentre gli sprint predefiniti consentono di offrire nuove funzionalità in modo rapido e prevedibile.

Flessibilità

Sfruttando appieno la maggiore adattabilità di Agile, la gestione progetti ibrida consente ai team di rivalutare facilmente i progetti a metà del loro sviluppo, facendo leva, se necessario, su problemi emergenti e priorità mutevoli.

In termini di workflow, la gestione progetti ibrida si articola in cinque fasi:

Componenti

I componenti sono le unità specifiche del progetto, i singoli blocchi che rappresentano i requisiti del prodotto.

Numero di percorsi

A seconda dei componenti specifici, un progetto avrà almeno un percorso, ma può anche averne diversi.

Backlog

I backlog descrivono in dettaglio i compiti fondamentali che devono essere svolti in ogni componente. I compiti sono determinati dal backlog.

Sprint

La gestione progetti ibrida prende in prestito il concetto di sprint dalle metodologie Agile. Gli sprint rappresentano il lavoro effettivo che viene svolto per portare completare i compiti, tra cui la ricerca, lo sviluppo, la fase di test e il rilascio. Ogni sprint dura solitamente dalle quattro alle otto settimane, ma può richiedere più o meno tempo, a seconda del progetto.

Rilascio

Nella fase finale, il progetto viene completato e rilasciato. Questa fase comprende anche la raccolta e l'integrazione del feedback dei clienti dopo il rilascio.

La gestione progetti ibrida adotta due ruoli essenziali dalle metodologie che la compongono. Dagli approcci tradizionali, legati al metodo Waterfall, prende l'idea di un project manager e dal metodo Agile prende il ruolo dello scrum master.

Come interagiscono questi due ruoli nella gestione progetti ibrida? La responsabilità generale della gestione del progetto spetta al project manager. Il project manager si assume la piena responsabilità del successo del progetto ed è anche responsabile della supervisione di una pianificazione efficace. Definisce gli obiettivi per un determinato periodo di tempo, suddividendo gli obiettivi primari in sotto-obiettivi associati a componenti specifici.

Una volta stabiliti gli obiettivi, il project manager lavora per definire i compiti per ogni componente. Nomina uno scrum master per gestire tutti gli sprint e fornire dettagli su come devono essere implementati. Lo scrum master può poi costruire i propri team per cercare di soddisfare le esigenze del progetto.

Sebbene il project manager si assuma la responsabilità generale del progetto, dovrà lavorare a stretto contatto con lo scrum master per suddividere efficacemente le fasi del progetto in compiti chiaramente definiti, per stabilire scadenze ragionevoli ed elaborare un programma di lavoro per il progetto. Lo scrum master assume la posizione di comando per la durata di ogni sprint e, una volta completato quest'ultimo, il project manager interviene per rivederne i risultati. Il project manager trasmette i risultati e le raccomandazioni allo scrum master, che è responsabile di apportare i miglioramenti necessari al processo prima dell'inizio dello sprint successivo.

Un modo semplice di intendere la relazione tra project manager e scrum master è pensare al project manager come associato principalmente alle attività di front end, mentre lo scrum master gestisce le attività essenziali di back end. In questo modo, un project manager è responsabile di attività come la raccolta e l'organizzazione del feedback dei clienti, la definizione dei componenti e dei requisiti, mentre lo scrum master si occupa di gestire gli sprint di sviluppo e i backlog delle attività e di rilasciare i prodotti finiti.

È probabile che ogni azienda affronti la gestione progetti ibrida in modo diverso, a seconda dei propri obiettivi, esigenze e limiti. Tuttavia, senza una chiara direzione, può rivelarsi difficile combinare le metodologie Agile e Waterfall. Qui di seguito illustriamo un approccio collaudato alla gestione progetti ibrida:

Determina quali sono i limiti da affrontare nella gestione dei progetti

Le aziende che hanno già individuato una metodologia di gestione dei progetti preferita potrebbero non voler rinnovare completamente tutto in una volta. Al contrario, potrebbero preferire iniziare gradualmente, rivedendo e valutando ciò che funziona con il loro approccio attuale e ciò che non funziona.

Coinvolgere i membri del team per discutere apertamente di eventuali problemi, disappunti o inefficienze riscontrati con la metodologia di gestione del progetto consolidata fornirà preziose indicazioni sulle carenze che devono essere colmate. Inoltre, aiuterà i membri del team ad assumersi la responsabilità personale del successo del nuovo approccio. Identifica una manciata di problemi di massima priorità su cui concentrarti, con la consapevolezza che i problemi meno urgenti saranno risolti in futuro.

Seleziona gli elementi del progetto per metodologie specifiche

Waterfall e Agile sono entrambe metodologie molto efficaci se applicate ai progetti giusti. Approfittando di questo aspetto, esamina il progetto e determina gli aspetti per cui l'approccio Waterfall sarebbe più appropriato e per cui Agile fornirebbe il miglior supporto.

Inizia identificando quegli aspetti fissi, rigidi e chiaramente definiti del progetto che presentano scadenze, requisiti e risorse rigorosi. Per questi aspetti, applica la metodologia Waterfall. Quindi, identifica gli aspetti del progetto che non sono chiaramente definiti: risultati, requisiti o risorse che sono in qualche modo flessibili, che potrebbero cambiare con il progredire del progetto o che non sono ancora ben definiti. Per questi aspetti, utilizza invece la metodologia Agile.

In questa fase può essere utile rivedere i progetti recenti, identificare le aree problematiche e considerare come migliorare il workflow complessivo riesaminando la metodologia utilizzata in tali aree.

Forma i membri del team

Come già menzionato, ogni azienda si approccia alla gestione progetti ibrida in modo leggermente diverso. Ciò significa che ogni organizzazione dovrà formare i propri team sulla metodologia corretta per i propri progetti specifici, anche se i membri del team hanno già esperienza in metodologie Waterfall, Agile o ibride.

I corsi di formazione devono rivolgersi ai membri del team come fossero principianti, evitare le espressioni gergali e gli acronimi e non dare mai per scontato che il team comprenda istintivamente qualsiasi aspetto della metodologia. Bisogna inoltre includere nella formazione una panoramica di ciò che l'approccio ibrido può risolvere e il tipo di risultati che il team può aspettarsi dalla transizione.

Aggiungi componenti ibridi

In questa fase, l'organizzazione può finalmente iniziare ad applicare le metodologie ibride. Incorpora le componenti ibride nelle aree precedentemente identificate e analizza attentamente l'efficacia della strategia mista. È normale incontrare degli intoppi con i primi progetti ibridi, quindi mantenere una documentazione chiara su ciò che funziona e su ciò che potrebbe essere migliorato sarà utile per le iniziative future, che beneficeranno dell'esperienza.

Inoltre, assicurati di mantenere la strategia mista per tutta la durata del progetto. Cambiare l'approccio di gestione del progetto a metà confonde i membri del team e invalida i dati raccolti sul progetto ibrido.

Discuti apertamente l'efficacia del progetto

Il passaggio a una nuova metodologia di gestione dei progetti può essere stressante. Incoraggia i membri del team a discutere dell'esperienza, chiedi eventuali feedback durante il progetto e organizza una riunione ufficiale di revisione una volta completato.

È importante riconoscere che qualsiasi approccio ibrido sarà probabilmente un lavoro in corso e che i membri del team che stanno implementando l'approccio ibrido sul campo sono la risorsa più preziosa per intuizioni e suggerimenti, aiutando manager e decision maker a identificare e risolvere gli aspetti problematici della strategia mista. Collabora con il team per perfezionare continuamente l'approccio ibrido.

Valuta e adatta regolarmente la strategia ibrida

Anche se il progetto va a buon fine, la realtà è che la maggior parte delle aziende scopre di dover apportare almeno qualche piccola modifica alla propria strategia ibrida per ogni nuovo progetto. Impara, adatta e sviluppa partendo dall'esperienza per capire in quali case le metodologie specifiche sono più vantaggiose e impiega quella più efficace per ogni nuovo caso d'uso.

Wagile e Agifall sono modelli di gestione progetti ibrida, i cui nomi nascono dalla fusione dei termini Agile e Waterfall.

Agifall

Agifall è un approccio con fasi di ricerca e pianificazione più approfondite per elaborare i compiti e che si affida poi agli sprint per portare tali compiti a termine con successo. Per Agifall si intende essenzialmente la metodologia Agile, ma con una maggiore attenzione alla ricerca iniziale.

Wagile

Wagile è un termine usato per descrivere un approccio in cui un progetto incorpora alcuni aspetti della metodologia Agile nel processo Waterfall. Sfortunatamente, al termine è stata associata una connotazione un po' negativa, indicando un'organizzazione che cerca di applicare i principi Agile, come le riunioni standup giornaliere e le iterazioni brevi, senza però apportare cambiamenti significativi al modo in cui il progetto stesso viene portato avanti. Tuttavia, alcune aziende hanno successo con l'approccio Wagile, organizzando ogni sprint in piccole cascate di sottoattività da completarsi secondo un ordine specifico.

La scelta della giusta metodologia di gestione progetti ibrida non è un compito univoco, ma una decisione che deve essere presa e ripresa con ogni nuovo progetto. Per determinare quale sia l'approccio giusto per ogni caso, considera quanto segue:

Obiettivi del progetto

Quanto sono flessibili gli obiettivi del progetto? Se è possibile ridefinire alcuni obiettivi mentre il progetto è già in corso, o se l'azienda è aperta a sfruttare le nuove opportunità che potrebbero presentarsi, allora l'approccio Agile può essere più efficace in certi momenti. D'altra parte, se gli obiettivi sono già ben definiti prima dell'inizio del progetto e il team deve rimanere concentrato su questi obiettivi per tutta la sua durata, allora il metodo Waterfall aiuterà a mantenere tutto e tutti/e in carreggiata.

Data di consegna

Le scadenze più rigide spesso richiedono una pianificazione e una struttura rigorose. Waterfall consente di gestire tutto in modo più efficiente e mirato, aiutando i team più grandi a rispettare scadenze rigide. Agile si adatta meglio alle scadenze flessibili, consentendo ai team di ottenere più risultati in tempi più brevi e di concentrarsi su altre priorità.

Team

Non trascurare il ruolo dei team nella scelta degli elementi delle metodologie Agile o Waterfall. A seconda delle dimensioni del team e delle loro esperienze pregresse, potrai propendere per un'opzione o per l'altra. Sollecita sempre il feedback dei membri del team, in modo che la decisione finale sia adattata alle esigenze e alle capacità delle persone coinvolte nel progetto stesso.

Un approccio ibrido alla gestione dei progetti consente alle aziende di godere della velocità e della flessibilità di Agile, insieme alla rigidità e alla chiarezza dell'approccio Waterfall. Tuttavia, per sfruttare appieno questi vantaggi, le organizzazioni dovranno allinearsi totalmente a tutti i livelli per quanto riguarda l'obiettivo, le modalità di pianificazione e consegna del lavoro e il raggiungimento dei risultati. ServiceNow, leader nel settore della gestione e dell'automazione dei workflow, ha la soluzione: la gestione progetti ibrida con IT Business Management.

La licenza ServiceNow ITBM Professional permette la gestione progetti ibrida e fornisce soluzioni, risorse e strumenti essenziali, tutti facilmente accessibili su un'unica piattaforma. La gestione progetti ibrida porta i concetti Agile e ibridi oltre la semplice esecuzione, creando invece un approccio ibrido completo e top-down che abbraccia questi concetti a tutti i livelli. L'organizzazione sarà così più allineata, con una strategia che guida le priorità e i dipartimenti dell'intera azienda, permettendo di rispondere ai cambiamenti degli ambienti operativi e all'evoluzione delle aspettative dei clienti.

Dopo tutto, un approccio ibrido può farti avere il meglio di due mondi diversi, ma senza gli strumenti giusti rimane solo teoria. Scopri di più su ServiceNow ITBM e ottieni il massimo dai tuoi progetti ibridi.

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