Che cos'è la gestione progetti ibrida?

In termini di workflow, la gestione progetti ibrida si articola in cinque fasi:

I componenti sono le unità specifiche del progetto, i singoli blocchi che rappresentano i requisiti del prodotto.

A seconda dei componenti specifici, un progetto avrà almeno un percorso, ma può anche averne diversi.

I backlog descrivono in dettaglio i compiti fondamentali che devono essere svolti in ogni componente. I compiti sono determinati dal backlog.

La gestione progetti ibrida prende in prestito il concetto di sprint dalle metodologie Agile. Gli sprint rappresentano il lavoro effettivo che viene svolto per portare completare i compiti, tra cui la ricerca, lo sviluppo, la fase di test e il rilascio. Ogni sprint dura solitamente dalle quattro alle otto settimane, ma può richiedere più o meno tempo, a seconda del progetto.

Nella fase finale, il progetto viene completato e rilasciato. Questa fase comprende anche la raccolta e l'integrazione del feedback dei clienti dopo il rilascio.

È probabile che ogni azienda affronti la gestione progetti ibrida in modo diverso, a seconda dei propri obiettivi, esigenze e limiti. Tuttavia, senza una chiara direzione, può rivelarsi difficile combinare le metodologie Agile e Waterfall. Qui di seguito illustriamo un approccio collaudato alla gestione progetti ibrida:

Le aziende che hanno già individuato una metodologia di gestione dei progetti preferita potrebbero non voler rinnovare completamente tutto in una volta. Al contrario, potrebbero preferire iniziare gradualmente, rivedendo e valutando ciò che funziona con il loro approccio attuale e ciò che non funziona.

Coinvolgere i membri del team per discutere apertamente di eventuali problemi, disappunti o inefficienze riscontrati con la metodologia di gestione del progetto consolidata fornirà preziose indicazioni sulle carenze che devono essere colmate. Inoltre, aiuterà i membri del team ad assumersi la responsabilità personale del successo del nuovo approccio. Identifica una manciata di problemi di massima priorità su cui concentrarti, con la consapevolezza che i problemi meno urgenti saranno risolti in futuro.

Waterfall e Agile sono entrambe metodologie molto efficaci se applicate ai progetti giusti. Approfittando di questo aspetto, esamina il progetto e determina gli aspetti per cui l'approccio Waterfall sarebbe più appropriato e per cui Agile fornirebbe il miglior supporto.

Inizia identificando quegli aspetti fissi, rigidi e chiaramente definiti del progetto che presentano scadenze, requisiti e risorse rigorosi. Per questi aspetti, applica la metodologia Waterfall. Quindi, identifica gli aspetti del progetto che non sono chiaramente definiti: risultati, requisiti o risorse che sono in qualche modo flessibili, che potrebbero cambiare con il progredire del progetto o che non sono ancora ben definiti. Per questi aspetti, utilizza invece la metodologia Agile.

In questa fase può essere utile rivedere i progetti recenti, identificare le aree problematiche e considerare come migliorare il workflow complessivo riesaminando la metodologia utilizzata in tali aree.

Come già menzionato, ogni azienda si approccia alla gestione progetti ibrida in modo leggermente diverso. Ciò significa che ogni organizzazione dovrà formare i propri team sulla metodologia corretta per i propri progetti specifici, anche se i membri del team hanno già esperienza in metodologie Waterfall, Agile o ibride.

I corsi di formazione devono rivolgersi ai membri del team come fossero principianti, evitare le espressioni gergali e gli acronimi e non dare mai per scontato che il team comprenda istintivamente qualsiasi aspetto della metodologia. Bisogna inoltre includere nella formazione una panoramica di ciò che l'approccio ibrido può risolvere e il tipo di risultati che il team può aspettarsi dalla transizione.

In questa fase, l'organizzazione può finalmente iniziare ad applicare le metodologie ibride. Incorpora le componenti ibride nelle aree precedentemente identificate e analizza attentamente l'efficacia della strategia mista. È normale incontrare degli intoppi con i primi progetti ibridi, quindi mantenere una documentazione chiara su ciò che funziona e su ciò che potrebbe essere migliorato sarà utile per le iniziative future, che beneficeranno dell'esperienza.

Inoltre, assicurati di mantenere la strategia mista per tutta la durata del progetto. Cambiare l'approccio di gestione del progetto a metà confonde i membri del team e invalida i dati raccolti sul progetto ibrido.

Il passaggio a una nuova metodologia di gestione dei progetti può essere stressante. Incoraggia i membri del team a discutere dell'esperienza, chiedi eventuali feedback durante il progetto e organizza una riunione ufficiale di revisione una volta completato.

È importante riconoscere che qualsiasi approccio ibrido sarà probabilmente un lavoro in corso e che i membri del team che stanno implementando l'approccio ibrido sul campo sono la risorsa più preziosa per intuizioni e suggerimenti, aiutando manager e decision maker a identificare e risolvere gli aspetti problematici della strategia mista. Collabora con il team per perfezionare continuamente l'approccio ibrido.

Anche se il progetto va a buon fine, la realtà è che la maggior parte delle aziende scopre di dover apportare almeno qualche piccola modifica alla propria strategia ibrida per ogni nuovo progetto. Impara, adatta e sviluppa partendo dall'esperienza per capire in quali case le metodologie specifiche sono più vantaggiose e impiega quella più efficace per ogni nuovo caso d'uso.

Wagile e Agifall sono modelli di gestione progetti ibrida, i cui nomi nascono dalla fusione dei termini Agile e Waterfall.

Agifall è un approccio con fasi di ricerca e pianificazione più approfondite per elaborare i compiti e che si affida poi agli sprint per portare tali compiti a termine con successo. Per Agifall si intende essenzialmente la metodologia Agile, ma con una maggiore attenzione alla ricerca iniziale.

Wagile è un termine usato per descrivere un approccio in cui un progetto incorpora alcuni aspetti della metodologia Agile nel processo Waterfall. Sfortunatamente, al termine è stata associata una connotazione un po' negativa, indicando un'organizzazione che cerca di applicare i principi Agile, come le riunioni standup giornaliere e le iterazioni brevi, senza però apportare cambiamenti significativi al modo in cui il progetto stesso viene portato avanti. Tuttavia, alcune aziende hanno successo con l'approccio Wagile, organizzando ogni sprint in piccole cascate di sottoattività da completarsi secondo un ordine specifico.

La scelta della giusta metodologia di gestione progetti ibrida non è un compito univoco, ma una decisione che deve essere presa e ripresa con ogni nuovo progetto. Per determinare quale sia l'approccio giusto per ogni caso, considera quanto segue:

Quanto sono flessibili gli obiettivi del progetto? Se è possibile ridefinire alcuni obiettivi mentre il progetto è già in corso, o se l'azienda è aperta a sfruttare le nuove opportunità che potrebbero presentarsi, allora l'approccio Agile può essere più efficace in certi momenti. D'altra parte, se gli obiettivi sono già ben definiti prima dell'inizio del progetto e il team deve rimanere concentrato su questi obiettivi per tutta la sua durata, allora il metodo Waterfall aiuterà a mantenere tutto e tutti/e in carreggiata.

Le scadenze più rigide spesso richiedono una pianificazione e una struttura rigorose. Waterfall consente di gestire tutto in modo più efficiente e mirato, aiutando i team più grandi a rispettare scadenze rigide. Agile si adatta meglio alle scadenze flessibili, consentendo ai team di ottenere più risultati in tempi più brevi e di concentrarsi su altre priorità.

Non trascurare il ruolo dei team nella scelta degli elementi delle metodologie Agile o Waterfall. A seconda delle dimensioni del team e delle loro esperienze pregresse, potrai propendere per un'opzione o per l'altra. Sollecita sempre il feedback dei membri del team, in modo che la decisione finale sia adattata alle esigenze e alle capacità delle persone coinvolte nel progetto stesso.