Che cos'è la gestione del cambiamento organizzativo?

La gestione del cambiamento include tecniche per le organizzazioni che applicano cambiamenti ai processi che potrebbero potenzialmente interrompere le operazioni quotidiane se applicati in modo errato.

Poiché l'80% o più dei tempi di inattività della tecnologia possono essere attribuiti al cambiamento, il successo di un'organizzazione dipende dal successo nella gestione del cambiamento e dalla capacità di gestire correttamente i cambiamenti per evitare tali tempi di inattività. La gestione del cambiamento eseguita correttamente può ridurre il rischio di rifiuto dei processi da parte dell'azienda o di errori durante l'implementazione.

Il cambiamento organizzativo avviene una persona alla volta

Le società tendono a considerare il cambiamento come un approccio top-down e puramente a livello organizzativo. Ma anche i cambiamenti organizzativi più radicali si verificano una persona alla volta. L'adozione di nuovi approcci è una scelta personale, che ogni dipendente dovrà prendere da sé. La gestione dei cambiamenti aziendali può facilitare la promozione del cambiamento all'interno dell'organizzazione, evitando quei tipi di interruzioni e le esperienze frustranti che potrebbero costituire un ostacolo all'adozione dei nuovi processi a livello aziendale.

Le scadenze potrebbero non essere rispettate, il personale potrebbe essere sovraccarico e i budget potrebbero essere sforati. Esiste un impatto tangibile sulla salute e sulla motivazione di un'organizzazione quando la gestione del cambiamento non viene gestita correttamente a livello individuale.

Una gestione efficace del cambiamento aumenta il successo

I dati indicano che una gestione efficace del cambiamento aumenta la probabilità di raggiungere gli obiettivi del progetto.

Quando la gestione del cambiamento viene implementata in modo efficace, vi è un rischio ridotto che i cambiamenti e altri sistemi vengano rifiutati dall'azienda. Il lavoro di squadra e la motivazione del personale possono aumentare, la produttività può migliorare e le operazioni possono funzionare in modo più efficiente.

Le attività dei singoli lavori

Alcuni lavori richiedono l'esecuzione di attività ripetitive. Esistono processi che possono essere modificati o automatizzati, per ottenere maggiore comodità ed efficienza nel tempo.

I ruoli delle singole persone

Il personale può sentirsi a disagio quando si ritrova a dover assumere ruoli diversi. Chi ha solide competenze tecniche può avere difficoltà a diventare manager e deve imparare delegare lavoro ad altre persone anziché svolgere tutte le attività in modo indipendente. Chi lavora come dipendente tende a mettere in discussione il proprio valore quando non riceve apprezzamento per le competenze che gli hanno permesso di ottenere buoni risultati.

L'organizzazione stessa

La dirigenza delle organizzazioni può discutere per diverso tempo dei cambiamenti più importanti prima di prendere la decisione finale, il che gli consente di comprendere meglio in che modo i cambiamenti avranno un impatto sull'organizzazione. Ciò gli permette di elaborare perfettamente il cambiamento e di decidere se accettarlo o uscire dall'organizzazione. Il personale che si trova a un livello inferiore all'interno dell'organizzazione non ha molto tempo per elaborare il cambiamento prima che quest'ultimo venga messo in atto, il che può rendere tale cambiamento difficile, provocando un sentimento di instabilità e di disagio.

Solitamente, la gestione del cambiamento non è facile. Ci vuole un po' di tempo per modificare le attitudini in merito al cambiamento e i comportamenti da adottare con i cambiamenti introdotti. Ragion per cui nella gestione del cambiamento possono presentarsi le seguenti difficoltà:

La gestione del cambiamento non è deterministica

Le persone non sono prevedibili. Una gestione del cambiamento che può funzionare bene con un gruppo potrebbe non funzionare altrettanto bene con un altro gruppo e la messaggistica potrebbe non risultare ugualmente efficace con tutte le persone.

La gestione del cambiamento richiede un elevato contatto

Le persone devono interagire tra loro. Le e-mail e le comunicazioni di massa possono creare e rafforzare il messaggio in fase di cambiamento, ma può essere soggettivo. Molte persone dovranno essere ascoltate e comprese. Ecco perché le opzioni di contatto individuale sono fondamentali.

Il personale in prima linea e di livello intermedio deve essere coinvolto

L'efficacia di un programma può essere raggiunta o interrotta grazie al personale in prima linea e di livello intermedio. Comprendendo i dettagli delle operazioni e dei processi correnti, queste persone saranno in grado di prevedere potenziali problemi. È importante includere il personale in prima linea e di livello intermedio nel processo decisionale e nelle discussioni per aiutarlo a sentirsi coinvolto nelle prime fasi.

Le differenze culturali possono costituire un ostacolo

Le culture possono variare da paese a paese, da Stato a Stato e persino da città a città. La gestione del cambiamento deve tenere conto delle differenze culturali e mostrare sensibilità rispetto alle differenze. Considera lo stile di comunicazione, l'orientamento in relazione al tempo e l'egualitarismo.

La gestione del cambiamento potrebbe essere considerata un'attività secondaria

Le attività di gestione del cambiamento devono essere avviate contemporaneamente al programma, includendo il team di progetto e i loro sforzi IT.

Può essere avviata troppo presto

Gli sforzi devono essere realizzati unitamente al resto del programma. Può essere difficile procedere con i programmi quando le iniziative di cambiamento iniziano prima che i dettagli siano stati finalizzati. I team di gestione del cambiamento possono inoltre iniziare a descrivere in modo vago un nuovo sistema senza informazioni tangibili, il che può causare disillusioni e confusione tra il personale.

Il programma di cambiamento potrebbe essere lontano dalla realtà delle persone

Le persone non sono completamente razionali, le emozioni devono essere prese in considerazione. Chi mette in atto i cambiamenti deve comunicare le proprie scelte in modo logico, ma dando ampio spazio a quell'energia che può aiutare le persone a sentirsi parte di qualcosa di più grande.

  1. Definisci il cambiamento.
  2. Seleziona il team per il cambiamento.
  3. Identifica le risorse e ottieni il loro impegno.
  4. Sviluppa un piano di implementazione.
  5. Implementa il cambiamento per fasi.
  6. Raccogli e analizza i dati.
  7. Individua le lacune e analizza la resistenza.
  8. Modifica il piano ove necessario.
  9. Se necessario, torna alla fase di implementazione.

Gestione dei problemi e gestione del cambiamento a confronto

Un problema è una causa originaria che può portare a un incidente. La gestione dei problemi riduce al minimo l'impatto di un problema e cerca di impedire che diventi un incidente, in genere identificando una causa originaria per riconoscere una problematica sottostante. L'obiettivo è quello di evitare che i problemi si verifichino in futuro o che si trasformino in un ulteriore problema.

La gestione del cambiamento lavora per modificare un'infrastruttura o un processo in modo sistematico. In genere, comprende diverse fasi, processi e stati. Ciò può verificarsi a seguito della gestione dei problemi, ma i due non sono collegati in modo indissolubile.

Gestione delle release

Il processo di gestione delle iniziative di cambiamento e delle distribuzioni di software. Identifica e assegna le risorse necessarie per eseguire la release. In genere, il processo inizia con la pianificazione dei contenuti della release, gestendo il software che creerà la nuova release, i test e la distribuzione.

Gestione degli incidenti

Questo è il processo mediante il quale un'organizzazione identifica, analizza e corregge i rischi che si verificano per evitare incidenti ripetuti. Un incidente che non viene gestito correttamente può interrompere e compromettere le operazioni, le attività, la sicurezza e la clientela.

La gestione del cambiamento e delle release di ServiceNow può aiutare le persone responsabili del cambiamento a trasformarsi in facilitatori di tale cambiamento. I cambiamenti non riusciti saranno minimi e il costo per cambiamento verrà ridotto utilizzando il rilevamento automatico dei conflitti e la valutazione dei rischi. I processi di cambiamento DevOps saranno abilitati grazie all'autorizzazione e alla governance del cambiamento automatizzate.

Le organizzazioni saranno in grado di automatizzare le autorizzazioni ai cambiamenti a basso rischio per una maggiore efficienza dei processi. Cambiamenti più complessi possono utilizzare il Workbench Change Advisory Board (CAB) come singola posizione per pianificare, programmare ed effettuare automaticamente riunioni CAB in modo efficace.

Automatizzazione delle autorizzazioni al cambiamento

Il Change Success Score integrato approva automaticamente i cambiamenti a basso rischio.

Accelerazione della gestione del cambiamento

Sfrutta framework di cambiamento automatizzati per ridurre l'attrito tra DevOps e i team di gestione aziendale.

Integrazione dei processi di cambiamento in tutto il reparto IT

Un unico archivio verificabile di tutti i cambiamenti programmati grazie all'utilizzo di CAB Workbench.

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