Che cos'è la gestione Agile dei progetti?

La gestione Agile dei progetti è un approccio iterativo alla gestione dello sviluppo di software che incorpora continuamente feedback durante l'intero ciclo di vita dello sviluppo.

Chiamato anche "gestione progetti agile", questo approccio si basa sulla metodologia Agile di sviluppo di software, in cui team interfunzionali sfruttano la collaborazione, la pianificazione, l'apprendimento e il miglioramento continuo per fornire software più rapidamente e rispondere con maggiore flessibilità al cambiamento. L'obiettivo dell'approccio Agile è offrire vantaggi durante l'intero processo di sviluppo del software, non solo al completamento del progetto. La gestione Agile consente di coordinare i team, stabilire processi efficaci, fissare le scadenze e garantire il successo dei progetti software che utilizzano l'approccio Agile.

Sebbene l'approccio Agile e la gestione Agile siano stati ideati per facilitare lo sviluppo di software, i valori fondamentali dell'approccio Agile sono sufficientemente inclusivi per abbracciare molti tipi diversi di progetti. Tali valori fondamentali derivano dal manifesto originale dell'approccio Agile:

  • Persone e interazioni anziché processi e strumenti.
  • Software funzionanti anziché documentazione completa.
  • Collaborazione con la clientela anziché negoziazione dei contratti.
  • Rispondere al cambiamento anziché seguire un piano.

In altre parole, l'approccio Agile fa affidamento sull'intelligenza di tutte le persone del team per trovare soluzioni, anziché seguire dogmaticamente i processi stabiliti. Porta la clientela all'interno del processo di sviluppo, sollecitando feedback e lavorando per trovare soluzioni. È maggiormente incentrato sulla produzione di risultati effettivi che sulla creazione di documentazione dettagliata. Nell'intero processo, l'approccio Agile prevede la capacità di improvvisare e adattarsi.

La gestione Agile dei progetti è una filosofia di gestione comprovata e affidabile, già affermata nel settore dello sviluppo di software e che inizia a trovare applicazione in altri settori e progetti. Ciò è dovuto al fatto che la gestione Agile dei progetti e la metodologia Agile offrono numerosi vantaggi aziendali significativi, tra cui:

Semplificazione dei processi

La natura iterativa dello sviluppo Agile dei progetti riduce il lavoro non necessario e le inefficienze. Ciò che resta è una serie di processi ad alta visibilità, che consente di utilizzare facilmente le risorse, quasi completamente senza sprechi.

Riduzione delle spese generali

Poiché con la gestione Agile dei progetti i processi risultano semplificati, è possibile completare il lavoro con maggiore rapidità ed efficienza, riducendo drasticamente la spesa per i progetti. Allo stesso tempo, problemi e difetti possono essere individuati e risolti più rapidamente, eliminando una serie di costi associati a riparazione e correzione.

Maggiore adattabilità

Il vantaggio a cui l'approccio Agile deve il proprio nome è l'adattabilità, un obiettivo fondamentale della gestione Agile. L'approccio iterativo consente ai team di rivalutare facilmente i progetti in fase di sviluppo, adattandosi dove e quando necessario per risolvere meglio i problemi emergenti e affrontare priorità mutevoli.

Riduzione del rischio

La gestione Agile si avvale di brevi sprint di lavoro e si basa su attività di reporting regolari e coerenti per garantire una trasparenza dei progetti ineguagliata dalle metodologie più tradizionali. Con una chiara visibilità sul progetto, i team hanno molte meno probabilità di riscontrare un problema imprevisto e possono affrontare qualsiasi difficoltà che si presenti. Ciò significa che ai progetti che adottano questa gestione sono associati meno rischi.

Aumento del coinvolgimento del personale

Sebbene la gestione Agile dei progetti sia progettata per supportare gli Agile Team, la verità è che la maggior parte di questi sono estremamente autonomi. Apprezzano la libertà di poter innovare, ideare soluzioni e sviluppare nuove idee. Allo stesso tempo, i team più piccoli contribuiscono a garantire che tutte le persone coinvolte svolgano un ruolo essenziale nel raggiungimento degli obiettivi. Insieme, questi e altri fattori aiutano i singoli membri del team a sentirsi apprezzati e valorizzati, migliorando il coinvolgimento del personale.

Maggiore soddisfazione della clientela

L'obiettivo più importante della gestione Agile è forse la soddisfazione dell'utente finale. Nello sviluppo Agile, la clientela diventa parte del team, fornendo feedback continui e collaborando con il team di sviluppo per trovare soluzioni e garantire risultati finali di qualità superiore. Collaborando con la clientela, i team forniscono all'utente finale soluzioni in grado di risolvere con efficacia i problemi. Inoltre, la clientela capisce che il proprio contributo è prezioso e che l'organizzazione si impegna per fornire il miglior servizio possibile.

Sebbene l'approccio Agile e la gestione Agile siano stati ideati per facilitare lo sviluppo di software, i valori fondamentali dell'approccio Agile sono sufficientemente inclusivi per abbracciare molti tipi diversi di progetti. Tali valori fondamentali derivano dal manifesto originale dell'approccio Agile:

  • Persone e interazioni anziché processi e strumenti.
  • Software funzionanti anziché documentazione completa.
  • Collaborazione con la clientela anziché negoziazione dei contratti.
  • Rispondere al cambiamento anziché seguire un piano.

In altre parole, l'approccio Agile fa affidamento sull'intelligenza di tutte le persone del team per trovare soluzioni, anziché seguire dogmaticamente i processi stabiliti. Porta la clientela all'interno del processo di sviluppo, sollecitando feedback e lavorando per trovare soluzioni. È maggiormente incentrato sulla produzione di risultati effettivi che sulla creazione di documentazione dettagliata. Nell'intero processo, l'approccio Agile prevede la capacità di improvvisare e adattarsi.

Il processo Agile può essere suddiviso in sei fasi principali:

  • Requisiti
    I team sviluppano idee sul progetto e determinano le priorità in base agli obiettivi aziendali e alle esigenze della clientela.
  • Pianificazione
    I/le project manager formano i team, ottengono i finanziamenti e stabiliscono i requisiti iniziali del progetto (che probabilmente evolveranno man mano che il progetto va avanti).
  • Progettazione
    I team iniziano a sviluppare il prodotto. Integrando feedback continui e restando allineati con i requisiti stabiliti, i team utilizzano diverse iterazioni e comunicazioni affidabili per portare avanti il progetto fino al completamento.
  • Sviluppo
    Durante la fase di sviluppo, vengono elaborati i test di controllo qualità, la formazione e la documentazione.
  • Release
    Quando la release viene pubblicata, i team di sviluppo continuano a perfezionare e supportare il prodotto attraverso iterazioni continue.
  • Monitoraggio
    I team consegnano il prodotto alla clientela. I team continuano a considerare gli avvisi e le migrazioni della clientela, oltre a svolgere eventuali attività di termine del ciclo di vita.

 

Grafico che mostra il processo di sviluppo agile

Come affermato in precedenza, la gestione Agile è stata progettata sulla base delle pratiche di sviluppo Agile del software. Detto questo, il suo approccio può essere facilmente impiegato in altri reparti (come marketing o prodotti). Le organizzazioni di molti settori stanno adottando la gestione Agile per migliorare i propri processi aziendali.

Di fatto, qualsiasi azienda che necessita flessibilità per operare in un contesto di incertezza può trarre vantaggio dalla gestione Agile. Questo include i settori automobilistico, dell'istruzione, militare e molti altri ancora. La gestione Agile dei progetti contribuisce all'agilità organizzativa e rende le aziende capaci di adattarsi rapidamente e con interruzioni minime ai cambiamenti degli ambienti operativi.

Esistono numerosi strumenti diversi per la gestione Agile dei progetti, ma forse le due soluzioni più diffuse sono Scrum e Kanban.

Scrum è un framework per la gestione Agile. Si basa essenzialmente sugli stessi valori fondamentali già elencati e offre molti vantaggi analoghi. Tuttavia, utilizza iterazioni di lavoro a lunghezza fissa (chiamate sprint) per aumentare la collaborazione, accelerare i processi di sviluppo e migliorare la concentrazione del team.

I backlog sono una delle principali funzionalità di Scrum. Illustrano nel dettaglio tutto il lavoro da svolgere. Backlog prodotto è un elenco di funzionalità ordinate in base alla priorità più alta, mentre backlog sprint identifica le attività che dovranno essere completate durante lo sprint di Scrum.

Scrum si basa su tre livelli di responsabilità:

  • Proprietario/a del prodotto
    Il/La proprietario/a del prodotto definisce il progetto complessivo e le funzionalità che includerà. Si assicura che vengano raccolti i feedback delle parti interessate, che venga aggiornato il backlog prodotto e che tutte le persone del team associato comprendano le priorità del progetto. Il/La proprietario/a del prodotto è anche la voce della clientela e ne rappresenta le esigenze e i desideri.
  • Team di sviluppo
    Il team di sviluppo è composto solitamente da tre a nove persone. Il team di sviluppo di Scrum è in grado di organizzarsi autonomamente e di determinare il modo migliore per portare a termine il lavoro. Si tratta di team interfunzionali dove la responsabilità ricade sul gruppo nel suo complesso anziché sulle singole persone che lo compongono.
  • Scrum Master
    La persona che assume il ruolo di Scrum Master aiuta a mantenere allineato il team di Scrum, facilita la comunicazione e il miglioramento e garantisce il rispetto dei principi dell'approccio Agile.

Quali sono le cerimonie di Scrum?

All'interno degli sprint di Scrum è possibile trovare quattro tipi di incontri (chiamati cerimonie). Tali cerimonie si svolgono in punti chiave del ciclo di sviluppo e aiutano a garantire che tutte le persone coinvolte lavorino in modo collaborativo e sinergico.

Le quattro cerimonie di Scrum sono:

  • Sprint planning
    Incontro di pianificazione originale per determinare gli obiettivi dello sprint.
  • Sprint demo
    Incontro di condivisione per mostrare le attività portate a termine durante lo sprint.
  • Daily standup
    Un breve incontro che consente al team di sincronizzarsi e aggiornarsi sullo stato del progetto e delle attività.
  • Retrospective
    Un'analisi del progetto, che comprende una valutazione di cosa è andato bene e cosa no.

Come si utilizza una lavagna Scrum?

Per visualizzare progetti, processi, attività e responsabilità, Scrum integra una lavagna Scrum. La lavagna Scrum consente ai team di spostare facilmente gli elementi dal backlog del prodotto al backlog dello sprint, integrando più passaggi nel workflow come ad esempio "Da fare", "In corso" e "Completato".

Kanban è un altro framework Agile diffuso. Mentre Scrum si basa su sprint brevi e strutturati, Kanban adotta un approccio più fluido. Kanban abbina il lavoro alle capacità del team per portare a termine le attività il più rapidamente possibile e reagire in modo efficace ai cambiamenti non appena si verificano.

Kanban non presenta backlog e, per indicare il lavoro da svolgere, utilizza al loro posto varie colonne. Man mano che i team completano attività o progetti, possono passare direttamente alle nuove attività senza dover creare un nuovo sprint. Per garantire che i team non lavorino oltre la loro capacità, Kanban applica dei limiti predefiniti (chiamati limiti ai lavori in corso o limiti WIP, da work-in-progress) alla quantità di attività che possono essere aggiunte alle colonne, a eccezione della colonna "Da fare".

Quali sono i componenti di Kanban?

Il framework Kanban include quattro componenti:

  • Storie
    Le storie di Kanban sono progetti di lavoro, attività o problemi che devono essere completati o risolti.
  • Colonne
    Le colonne o corsie di una lavagna Kanban distinguono i progetti, gli/le utenti, i workflow, ecc. associati alle varie attività.
  • Limiti WIP
    I limiti WIP tengono conto della capacità del team al fine di determinare la quantità massima di lavoro che può essere aggiunta a ciascuna colonna o corsia per volta.
  • Release continue
    Lavorando a varie storie e senza superare i limiti WIP, i team possono e devono pubblicare continuamente release dei prodotti durante il processo.

Come si utilizza una lavagna Kanban?

Proprio come la lavagna Scrum, la lavagna Kanban consente di visualizzare progetti e attività per stabilire in modo efficace le sequenze temporali e pianificare le risorse. La lavagna è strutturata nelle colonne menzionate in precedenza. Nella colonna "Da fare" vengono inserite nuove storie fino al raggiungimento dei limiti WIP, quindi i team possono iniziare a lavorare sull'attività. I team spostano le storie tra le colonne designate, procedendo attraverso i vari stati fino al loro completamento. Le lavagne Kanban non rappresentano solo il lavoro che deve essere svolto, ma anche le attività con la priorità più elevata.

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