Che cos'è una struttura breakdown del lavoro (WBS)?

La struttura di breakdown del lavoro è un metodo di gestione dei progetti che consente di scomporre progetti complessi in attività gestibili e tracciabili.

Chiamata anche WBS (Work Breakdown Structure), l'obiettivo della struttura di breakdown del lavoro è quello di semplificare la gestione di progetti multifase di grandi dimensioni. A tale scopo, essa suddivide i progetti in attività e processi più piccoli. Queste singole attività possono quindi essere gestite e completate contemporaneamente da diversi team o membri del team, consentendo un'elaborazione dei progetti più rapida ed efficiente.

Una struttura di breakdown del lavoro si presenta sotto forma di un diagramma dettagliato, che identifica e scompone i risultati finali e le attività associate necessarie per il completamento. Il risultato finale primario si trova nella parte superiore del diagramma, con sotto le attività secondarie organizzate. La WBS viene spesso utilizzata insieme a un grafico di Gantt e a un software di gestione dei progetti IT per migliorare la pianificazione e l'esecuzione di progetti altrimenti troppo impegnativi.

La struttura di breakdown del lavoro è generalmente suddivisa in tre diversi tipi: WBS basata sui risultati finali, WBS basata sulle fasi e WBS basata sulle responsabilità.

Approccio basato sui risultati finali

Questo approccio identifica i collegamenti tra la portata del progetto e i suoi risultati finali. Si scompone la portata in risultati finali più piccoli e gestibili, in genere qualcosa di specifico che deve essere prodotto, fornito o ottenuto eseguendo attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto.

Approccio basato sulle fasi

La WBS basata sulle fasi suddivide il progetto in cinque fasi distinte: inizio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. All'interno di ciascuna di queste fasi si trovano risultati finali unici.

Approccio basato sulle responsabilità

Un breakdown basato sulle responsabilità definisce la struttura del progetto in base ai team, ai singoli individui e alle unità operative che lavoreranno al progetto. Mentre il secondo livello della struttura identificherà chi è responsabile del completamento delle attività, i livelli successivi seguono un formato simile agli altri tipi di WBS, identificando i risultati che devono essere completati per portare avanti il progetto nel suo complesso.

Tipi di WBS meno comuni

Inoltre, esistono diversi approcci meno comuni alla WBS, tra i quali:

  • Orientato al verbo
    Utilizza le azioni per definire i risultati finali.
  • Orientato al nome
    Utilizza i componenti per definire i risultati finali.
  • Basato su fasi temporali
    Consente di dividere i progetti in fasi o periodi di tempo separati.

Come indicato in precedenza, la WBS si presenta sotto forma di un diagramma con il risultato finale in alto e tutti gli elementi secondari disposti sotto. Questi elementi secondari sono solitamente suddivisi in quattro diversi ordini o livelli. Ciò consente ai team di visualizzare più facilmente le fasi necessarie per completare il progetto. I quattro livelli di una struttura di breakdown del lavoro sono: livello superiore, account controlli, pacchetti di lavoro e attività.

Livello superiore

Nella parte superiore del diagramma è riportato il risultato finale. Il livello superiore può anche corrispondere al titolo del progetto.

Account controlli

Il secondo livello è costituito dalle diverse fasi principali del progetto. Si tratta dei risultati finali secondari che devono essere completati per garantire il successo del progetto.

Pacchetti di lavoro

I pacchetti di lavoro si trovano sotto il livello account controlli e identificano le attività necessarie da inserire nei risultati finali secondari.

Attività

Questo principio affronta anche il rischio e l'incertezza utilizzando i compiti cardine. L'intero livello finale è costituito dalle attività che facilitano i pacchetti di lavoro.

Essenzialmente, ogni livello è supportato dal livello successivo. In un diagramma di breakdown tradizionale, questo si traduce in un grafico di diramazione che scorre verso il basso a partire dal risultato finale, tenendo conto di tutti i compiti, le attività e i risultati finali essenziali che devono essere eseguiti per completare il progetto.

Sebbene il suddetto approccio possa essere il più ampiamente utilizzato tra i diagrammi WBS, esso non costituisce l'unica opzione. Esistono diverse varianti del diagramma WBS classico, tra cui:

Diagramma ad albero

Come descritto in precedenza, il diagramma ad albero WSB rappresenta il workflow sotto forma di elementi di diramazione che partono dal risultato finale primario del progetto. Ogni livello è composto da attività che supportano il livello precedente. Si tratta dell'approccio più comune alla creazione di diagrammi WBS.

Elenco

Sebbene non sia così dettagliato come alcune delle altre opzioni, l'elenco WBS può essere l'opzione più semplice e facile per le organizzazioni che necessitano solo di una rapida panoramica sui risultati finali e sulle sottoattività. Consiste in poco più di un elenco che identifica e suddivide le attività importanti.

Foglio di calcolo

Tutte le informazioni presentate nel diagramma ad albero possono essere rappresentate e organizzate con la stessa facilità utilizzando un foglio di calcolo. L'approccio basato sul foglio di calcolo utilizza righe e colonne per descrivere in dettaglio i vari livelli, le attività e i risultati finali. I fogli di calcolo sono spesso documenti dinamici e condivisi che possono essere aggiornati in tempo reale per tenere conto di eventuali modifiche apportate al progetto.

Grafico di Gantt

Utilizzando un software di gestione dei progetti, le organizzazioni possono creare grafici di Gantt dettagliati in grado di collegare informazioni rilevanti, applicare discrepanze, impostare compiti cardine e molto altro ancora. Questi grafici sono simili ai fogli di calcolo in quanto possono essere aggiornati in modo dinamico, ma funzionano anche come sequenza temporale per il progetto stesso.

Indipendentemente dal formato del diagramma, la creazione di una struttura di breakdown del lavoro è composta da cinque fasi.

Definizione degli obiettivi

Determina la portata e gli obiettivi del progetto e chi sarà coinvolto. Descrivi il progetto nel suo complesso e ciò che dovrebbe realizzare.
Grafico che illustra come creare una struttura di breakdown del lavoro

Scomposizione in fasi

Determina quali fasi, compiti, attività e risultati finali guideranno il progetto verso il completamento. Organizza questi elementi in una serie di fasi.

Identificazione dei risultati finali

Identifica i risultati finali specifici associati a ciascuna fase. Elencali e identifica le condizioni in base alle quali ciascun risultato finale verrà completato correttamente.

Scomposizione dei risultati finali

Suddividi ulteriormente i risultati finali della fase precedente nelle attività e sottoattività che li costituiscono. Elenca queste attività in sequenza.

Assegnazione dei compiti

Una volta identificati e organizzati in fasi tutti i compiti pertinenti, assegnali ai team e agli individui responsabili della loro consegna. Autorizza i team ad agire sul progetto e fornisci tutte le risorse e gli strumenti di cui potrebbero aver bisogno.

WBS ha lo scopo di rendere più gestibili i progetti multifase complessi. Spesso, tuttavia, il solo fatto di cercare di scomporre questi progetti può essere un processo complesso e difficile. Il software WBS è un tipo di strumento progettato per semplificare e automatizzare vari aspetti della WBS.

Una WBS ben progettata deve avvalersi di tecniche di visualizzazione per descrivere chiaramente i vari elementi che compongono un progetto, nonché descrivere in dettaglio il modo in cui tali elementi si supportano tra loro per raggiungere l'obiettivo desiderato. A tal fine, ecco alcune migliori pratiche per creare una struttura di breakdown del lavoro.

Includi il 100% del lavoro

La WBS non deve omettere alcuna attività, indipendentemente dalle sue dimensioni. A ogni livello, il risultato finale deve corrispondere alla somma totale del lavoro descritto nel livello sottostante.

Concentrati sulla coerenza

L'obiettivo della WBS è quello di semplificare la comprensione di progetti complessi. La WBS deve essere facile da comprendere per tutte le persone interessate, senza bisogno di spiegazioni dettagliate.

Non duplicare le attività

Non creare attività separate per un lavoro già affrontato in un'attività diversa. Mantieni le attività mutuamente esclusive.

Rendi il lavoro gestibile

Le attività devono essere suddivise in modo tale da poter essere completate da un individuo entro un lasso di tempo ragionevole.

Non utilizzare più di cinque livelli

Anche se è importante tenere conto di tutte le attività che si svolgono in un progetto, non andare troppo a fondo. La creazione di troppi livelli di sottoattività può far sì che il progetto risulti confuso e sovraccarico. Dovrebbe essere sufficiente un massimo di cinque livelli anche per semplificare i progetti più complessi.

Garantisci la misurabilità

Le singole attività devono essere monitorabili, costituite da risultati finali concreti e supportate da compiti cardine e date di completamento. Ciò ne consente la misurabilità e permette di migliorare l'efficacia della WBS.

Sii disponibile ad adattarti

La WBS deve fornire una rappresentazione accurata della portata del progetto. Se il progetto stesso cambia, o se diventa evidente che la WBS presenta lacune di qualsiasi tipo, i/le manager devono essere disposti/e a rivedere la struttura a qualsiasi livello.

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