Che cos'è una struttura breakdown del lavoro (WBS)?

La struttura di breakdown del lavoro è generalmente suddivisa in tre diversi tipi: WBS basata sui risultati finali, WBS basata sulle fasi e WBS basata sulle responsabilità.

Questo approccio identifica i collegamenti tra la portata del progetto e i suoi risultati finali. Si scompone la portata in risultati finali più piccoli e gestibili, in genere qualcosa di specifico che deve essere prodotto, fornito o ottenuto eseguendo attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto.

La WBS basata sulle fasi suddivide il progetto in cinque fasi distinte: inizio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. All'interno di ciascuna di queste fasi si trovano risultati finali unici.

Un breakdown basato sulle responsabilità definisce la struttura del progetto in base ai team, ai singoli individui e alle unità operative che lavoreranno al progetto. Mentre il secondo livello della struttura identificherà chi è responsabile del completamento delle attività, i livelli successivi seguono un formato simile agli altri tipi di WBS, identificando i risultati che devono essere completati per portare avanti il progetto nel suo complesso.

Inoltre, esistono diversi approcci meno comuni alla WBS, tra i quali:

• Orientato al verbo
  Utilizza le azioni per definire i risultati finali.
• Orientato al nome
  Utilizza i componenti per definire i risultati finali.
• Basato su fasi temporali
  Consente di dividere i progetti in fasi o periodi di tempo separati.
  

Come indicato in precedenza, la WBS si presenta sotto forma di un diagramma con il risultato finale in alto e tutti gli elementi secondari disposti sotto. Questi elementi secondari sono solitamente suddivisi in quattro diversi ordini o livelli. Ciò consente ai team di visualizzare più facilmente le fasi necessarie per completare il progetto. I quattro livelli di una struttura di breakdown del lavoro sono: livello superiore, account controlli, pacchetti di lavoro e attività.

Nella parte superiore del diagramma è riportato il risultato finale. Il livello superiore può anche corrispondere al titolo del progetto.

Il secondo livello è costituito dalle diverse fasi principali del progetto. Si tratta dei risultati finali secondari che devono essere completati per garantire il successo del progetto.

I pacchetti di lavoro si trovano sotto il livello account controlli e identificano le attività necessarie da inserire nei risultati finali secondari.

Questo principio affronta anche il rischio e l'incertezza utilizzando i compiti cardine. L'intero livello finale è costituito dalle attività che facilitano i pacchetti di lavoro.

Essenzialmente, ogni livello è supportato dal livello successivo. In un diagramma di breakdown tradizionale, questo si traduce in un grafico di diramazione che scorre verso il basso a partire dal risultato finale, tenendo conto di tutti i compiti, le attività e i risultati finali essenziali che devono essere eseguiti per completare il progetto.

Sebbene il suddetto approccio possa essere il più ampiamente utilizzato tra i diagrammi WBS, esso non costituisce l'unica opzione. Esistono diverse varianti del diagramma WBS classico, tra cui:

Come descritto in precedenza, il diagramma ad albero WSB rappresenta il workflow sotto forma di elementi di diramazione che partono dal risultato finale primario del progetto. Ogni livello è composto da attività che supportano il livello precedente. Si tratta dell'approccio più comune alla creazione di diagrammi WBS.

Sebbene non sia così dettagliato come alcune delle altre opzioni, l'elenco WBS può essere l'opzione più semplice e facile per le organizzazioni che necessitano solo di una rapida panoramica sui risultati finali e sulle sottoattività. Consiste in poco più di un elenco che identifica e suddivide le attività importanti.

Tutte le informazioni presentate nel diagramma ad albero possono essere rappresentate e organizzate con la stessa facilità utilizzando un foglio di calcolo. L'approccio basato sul foglio di calcolo utilizza righe e colonne per descrivere in dettaglio i vari livelli, le attività e i risultati finali. I fogli di calcolo sono spesso documenti dinamici e condivisi che possono essere aggiornati in tempo reale per tenere conto di eventuali modifiche apportate al progetto.

Utilizzando un software di gestione dei progetti, le organizzazioni possono creare grafici di Gantt dettagliati in grado di collegare informazioni rilevanti, applicare discrepanze, impostare compiti cardine e molto altro ancora. Questi grafici sono simili ai fogli di calcolo in quanto possono essere aggiornati in modo dinamico, ma funzionano anche come sequenza temporale per il progetto stesso.